Делопроизводство

Простые письма

Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые ему необходимы или могут представляют потенциальный интерес. Письма пишут с целью установления контакта, налаживания деловых связей для осуществления дальнейшей совместной деятельности, совершения сделок и т.д. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения определенных условий, как напоминание и т.д. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации. Как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, текст способны оказать благоприятное или неблагоприятное воздействие на его получателя. Поэтому, если вы хотите, чтобы это воздействие было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях.

Макеева В.Ф.

Профессия

Аналитический обзор для руководителя

Работа по сбору информации может ограничиваться передачей информации руководителю, но перед секретарем-референтом может быть поставлена и более сложная задача: провести анализ информации и подготовить аналитический обзор. Аналитический обзор (реферат) - сокращенное изложение содержания первичных документов с основными фактическими сведениями и выводами. Аналитические обзоры составляются на основании книг, статей, газетных и журнальных публикаций, управленческих документов и других источников информации.
Составление аналитического обзора необходимо для того, чтобы руководитель мог быстро, не затрачивая много времени, получить исчерпывающую информацию по проблеме. Поэтому главное требование, предъявляемое к аналитическому обзору, звучит так: вся информация должна быть представлена в сжатом и систематизированном виде.

Янковая В.Ф.