В деятельности любой организации, учреждения, предприятия (далее – организация) создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.
При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.
В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы. Говоря о классификации систем документации, мы будем использовать в качестве основания управленческие функции и, соответственно, выделять системы документации по их назначению в управленческой деятельности. Основные управленческие функции (организация, планирование, регулирование, координация, контроль) реализуются с помощью следующих систем: система организационно-правовой документации, система плановой документации, система распорядительной документации, система договорной документации, система отчетной документации.
Рассмотрим эти системы документации с точки зрения их назначения и состава входящих в них документов.

В.Ф. Янковая

Не бывает руководителя без секретаря, как не бывает и секретаря без руководителя. Пара «руководитель – секретарь» – необходимый атрибут современного офиса. От профессионализма каждого из них, взаимопонимания, уважения и доверия друг к другу зависит не только успех их совместной работы, но и во многом успех всей фирмы в целом. Расстановка сил в этом тандеме не всегда однозначна, хотя главенствующая роль в любом случае принадлежит руководителю.
Трудно сразу установить правильные взаимоотношения со своим руководителем, но все-таки это возможно, если вы постараетесь понять особенности его характера.

М.А. Домникова, Е.Ю. Привалова

О журнале

Профессиональный журнал для секретарей, личных помощников, персональных ассистентов, офис-менеджеров, документоведов, архивистов.

Журнал «Секретарь-референт» повысит профессиональную компетенцию каждого читателя. Мы отвечаем на ваши практические вопросы, объясняем алгоритмы рабочих процессов, делимся авторскими лайфхаками и методиками решения ежедневных профессиональных задач, даем полезные советы по работе с документами. Наш журнал поможет грамотно выстроить документооборот организации с учетом традиционных правил и последних нововведений законодательства.

Наши авторы – эксперты и практики в области документирования, кадрового делопроизводства, архивного дела, опытные секретари и помощники руководителей.

Планирование карьеры и повышение квалификации; организация делопроизводства; реквизиты документов; особенности создания приказов, актов, протоколов, записок, писем и другой документации; ведение архива и кадрового делопроизводства; тонкости делового этикета, организация корпоративных мероприятий, повседневная административно-хозяйственная деятельность – все это в нашем журнале.

В каждом номере:
• Алгоритмы рабочих процессов для секретарей и помощников
• Способы оптимизации и автоматизации ДОУ
• Советы и лайфхаки по созданию и оформлению документов
• Инструменты и тактики работы в цифровой среде
• Секреты делового этикета и практической психологии

Ежемесячный журнал объемом 104 страницы, распространяется по подписке. Подписаться на журнал вы можете на нашем сайте, в почтовом отделении либо по телефону (495) 258-08-15.

Оформите подписку и получите доступ к закрым сервисам!

Читать больше...

Читайте в июньском номере

«Все идет по плану, мы идем ко дну», или Как сообщать шефу неприятные новости

Я не знаю ни одного человека, кто бы любил сообщать плохие новости. Возможно, дело в страхе, который передается нам из поколения в поколение: из уроков истории мы знаем, что в древности гонца с плохими вестями убивали. Времена изменились: за плохие новости головы нас не лишат, но неприятный осадочек все равно останется. Что же делать, если в рабочем процессе что-то пошло не так, и об этой проблеме нужно сообщить боссу?

Шаг влево, шаг вправо: когда можно отступить от стандартов оформления документов?

Правила оформления служебных документов давно созданы, закреплены в стандартах и даже время от времени обновляются. Однако авторы документов иногда позволяют себе немного отступить от них. Давайте разберемся, когда необходимо соблюдать установленные государственным стандартом правила, а когда можно позволить себе вспомнить о том, что ГОСТы в России носят рекомендательный характер.

Как составить докладную записку?

Докладную записку относят к информационно-справочным документам. Считается, что они играют служебную роль по отношению к нормативным и организационным документам. Но нельзя недооценивать значимость записок – ведь докладная записка, поднимаясь снизу вверх по системе управления (от руководителя подразделения к руководителю организации), влияет на принятие важных управленческих решений!

Делопроизводство

Документы и системы документации

Профессия

Давайте познакомимся!

О журнале

Читайте в июньском номере