Электронная версия журнала

Давайте познакомимся!

«Секретарь-референт» №1 2006 / Профессия

Новая страница 1

Буря в офисе

Достаточно часто в Клубе профессиональных секретарей мы слышим жалобы на руководителей, которые кричат по поводу и без повода,  иногда даже не стесняясь в выражениях. До личных оскорблений, правда, дело не доходит, но нервы такие «буйные»  шефы могут потрепать изрядно.

– Вчера мой босс вернулся из командировки. С утра по его кабинету летали ежедневники, телефонная трубка, от крика стены дрожали. В офисе все замерло. Но к обеду буря утихла. Николай Петрович повеселел и даже стал балагурить, – со смехом рассказывала нам Света В. – А вообще-то он хороший дядька – с ним можно работать, только иногда его надо воспринимать как радио, включенное на полную громкость. В этот момент на все надо реагировать, как в армии: «Виноват,  исправлюсь!» Кстати, он в этот же день подписал  приказ о премировании всех сотрудников. Золотой человек! Только очень шумный.

Светлана права: такие руководители, как правило, в конечном итоге могут по достоинству оценить профессионализм своих секретарей, в обиду их не дадут. В трудную минуту можно обратиться  к такому человеку за помощью.

В офис Клуба профессиональных секретарей девушки приходят не только с жалобами на своих руководителей, но и со словами восторга и искреннего восхищения своим новым начальником. «Он такой милый, общительный, приятный, веселый. Все понимает, никогда голоса не повысит», - щебечут они. Но через некоторое время их восторженность переходит в недоумение, затем в раздражение и даже в желание сменить место работы. Оказывается, что шеф, который всегда спокоен и со всем соглашается, далеко не идеал руководителя.

«Что ему ни предложишь, что ни попросишь, он быстро с улыбкой на все соглашается. Но через некоторое время с такой же легкостью отказывается от своих слов или просто забывает о своих обещаниях», - жаловалась Марина З. В офисе сидело несколько девушек, и одна из них, Инна В., опытный секретарь, живо отреагировала: «Ну, надо же, мой шеф точно такой же! Что ты?! С ним отлично можно работать. Я сначала без труда получаю его согласие. А затем в ходе диалога пытаюсь сбить его с привычного ритма, «да-да, конечно» и припираю к стенке конкретными вопросами: «Когда? И сколько?» Так я недавно добилась повышения зарплаты. Он как всегда сказал: «Да, хорошо». Но я не отступила и продолжила уточнять: «А с какого числа я могу рассчитывать на повышение зарплаты? На какую сумму?» Кстати, я не поленилась проконтролировать его обещание в бухгалтерии… А в остальном - он милый и хороший».

Звонки в офисе Клуба от наших секретарей – членов Клуба – раздаются регулярно. Большая часть экстренных звонков приходит с «горящих точек». Руководители там энергичные и псевдоэнергичные люди, дающие тысячу заданий одновременно, иногда противоречащих друг другу.

«Владимир Михайлович – бывший комсомольский работник, поэтому и стиль работы у него авральный: все нужно сейчас и сразу. Он выдает задание, а через пять минут влетает в приемную: «Как, документ еще не готов? За три часа давно можно было все сделать! Чем ты занималась?» Часто оказывается, что этот срочный документ понадобится ему лишь через неделю. А бывают случаи, когда он требует выполнения поручения, которое сам забыл дать, - с улыбкой понимания спокойно рассказывала нам о своем шефе взрослый секретарь Надежда О. – Я долго не могла с  ним сработаться, но потом приспособилась. Всегда задаю два вопроса: «К которому часу выполнить новое задание? И можно ли для этого отменить предыдущее?» При нем же все записываю, включая время получения задания, и все повторяю вслух, чтобы он был в курсе. Зато благодаря ему у нас сложился хороший корпоративный дух в компании: отмечаем дни рождения, ездим за город, устраиваем спортивные дни. Живем весело и интересно, правда, расслабиться нигде нельзя…»

 

«Вы гений, Ваше величество!»

Умный секретарь сам варьирует методы «укрощения» грозного шефа в зависимости от ситуации и характера объекта. Но есть универсальный прием для общения почти с любым руководителем: «Вы гений, Ваше величество!», то есть нужно постоянно хвалить его самого, его дело и даже свои идеи выдавать за его. Это, как правило, приятно любому шефу вне зависимости от его образования, интеллекта и характера. Но делайте это артистично, не скатываясь на грубую лесть. Вашим профессиональным девизом должно быть: «Начальник всегда прав!», и даже в ситуации, когда, например, он опоздал или не пришел на переговоры, ваша задача придумать что-нибудь убедительное, чтобы не представлять своего шефа в невыгодном свете: «Михаил Александрович просил его извинить. Он задерживается из-за транспортных проблем. Будет в течение 20 минут» (не забудьте посетителям предложить чай-кофе и займите их беседой).

Но не пытайтесь перевоспитывать своего руководителя. Когда шеф кричит на вас, оскорбляет и унижает ваше человеческое достоинство, заставляет без особой надобности сидеть в офисе до 12 часов ночи, постоянно дергает вас телефонными звонками во вне рабочее время, регулярно срывает на работу в выходные дни, цинично пристает к вам с двусмысленными предложениями и т.п., невозможно приспособиться или изменить ситуацию. В этих случаях можно либо принять все так, как есть, т.е. смириться, либо уйти, не разрушая себя изнутри.

Кира Р. целых четыре года работала в таких условиях. «Нефтяной король» набирал высоту, теряя по пути человеческое лицо. Через его приемную прошел калейдоскоп секретарей, и лишь она одна продержалась так долго. Работоспособность ее была фантастической: по 14-15 часов ежедневно, почти без выходных и отпусков, в атмосфере постоянного стресса. Но и ее терпению пришел конец. Вместе с подорванным здоровьем.

- Кира! Ну зачем все это было нужно? – спросили мы ее.

- Зато я купила квартиру.

- Хорошая цена за годы унижений…Что ж, каждый выбирает свой путь.

- Да нет… Он в общем-то неплохой был. Строгий, но умный…

 

Мужские принципы

И все-таки женская природа профессии секретаря помогает найти общий язык с любым руководителем. Женщины более терпимы и снисходительны к мужским слабостям и недостаткам.

Другое дело руководители-мужчины. Почти никогда руководитель не хвалит своего секретаря. Если секретарь его устраивает, то он считает это само собой разумеющимся и своей заслугой. Зато если секретарь его не устраивает, он готов часами описывать его промахи и смаковать недостатки. Такой руководитель в подробностях расскажет, какой же на самом деле ему нужен секретарь и как трудно найти такого.

А бывают ли случаи, чтобы руководители хвалили своих секретарей? Конечно, бывают. Но только потом обязательно выясняется, что этот секретарь больше с ним не работает: или в декретном отпуске, или ушла на повышение, или вообще уволилась оставила.

Однако есть те профессиональные секретарские черты, которые ценят все руководители. Главная из них - преданность своему руководителю. С этим не рождаются, это нужно в себе воспитывать. Министерские «секретарши», над которыми мы зачастую иронизируем, этим свойством обладали вполне. Они были беззаветно преданы своим начальникам. Большинство современных руководителей мечтают о секретаре старой закалки, имея в виду их безграничную преданность и надежность. Такому секретарю порой даже прощаются профессиональные промахи и ошибки.

Секретарь – это доверенное лицо руководителя. Только два человека в офисе владеют конфиденциальной информацией о шефе – секретарь и водитель. Руководитель оценит, если секретарь ни словом, ни жестом не даст понять  посторонним, что он в курсе его личных проблем. Ваше человеческое отношение к слабостям своего начальника, забота и внимание найдут отклик у любого самого грозного шефа.

«Я научилась, как экстрасенс, по выражению лица, по походке и разным жестам определять, что Виталию Ефимовичу необходимо в данную минуту. Пришел утром хмурый и усталый - несу чашечку кофе… с коньяком. Аптечку целую собрала на все случаи жизни: сердечные капли, от головной боли, желудочные. Научилась заваривать чаи разными экзотическими способами, с травами, цветами и приправами. Кстати, многие мои друзья с удовольствием приходят теперь ко мне в гости на чайные церемонии», - с милой, доброй улыбкой рассказывала нам Лена К.

Руководители-мужчины любят гордиться своими секретарями и даже хвалиться ими. Самое приятное для них, когда партнер или знакомые восхищенно говорят: «Секретарь у тебя классный! Где нашел?» Ваша задача со временем превратиться именно в такого секретаря.

 

Женщина есть женщина

Женщина-руководитель требует особого подхода. Если ей удалось достичь определенных успехов в карьере, то она наверняка умная, проницательная и хваткая. Она прекрасно знает все наши женские хитрости и уловки, лесть и неискренность распознает быстро. Женщина в роли руководителя очень требовательна к подчиненным и, прощая ваши промахи и ошибки, никогда о них не забывает.

Мы в Клубе профессиональных секретарей обычно спрашиваем девушек, которые ищут работу, готовы ли они работать с руководителем-женщиной. 90 % из них отвечают, что предпочитают руководителя-мужчину. Мы их отлично понимаем, так как угодить начальнику-женщине почти невозможно. Милая «акула бизнеса» обязательно будет тщательно тестировать при приеме на работу, задавать множество вопросов по существу и просто так, «о жизни». Тон собеседования может меняться от вкрадчивого до жесткого и почти грубого. А уж то, что вас осмотрят с головы до ног и оценят все мелочи и стоимость вашего костюма, вы можете не сомневаться. Женщина-руководитель, в отличие от мужчин, достаточно быстро принимает решения, например, о принятии секретаря на работу. Но так же быстро она может и передумать. В общем, они такие же как и мы все – почти непредсказуемые.

Но есть одно надежное средство, которое помогает в общении с  женщиной-боссом.

Ситуация была почти безнадежная. Машу Ш. доедала начальница. Придиркам не было конца. Форма высказывания замечаний в адрес юного секретаря была на грани допустимой. Маша уже украдкой плакала в дамской комнате и готова была, доработав второй месяц, уйти. А уходить было жалко, потому что компания была хорошая, близко от дома, с удобным графиком работы для студентки вечернего института. Машу взяли на работу практически без опыта работы за природную сообразительность, живой ум, симпатичную внешность и веселый характер. Но все эти качества под жестким давлением начальницы уже были почти на исходе. Помог случай. Маша стала свидетелем того, как великолепно легко и артистично ее руководитель, Ирина Викторовна, сумела заставить самоуверенных партнеров мужчин согласиться на ее условия сотрудничества. Ирина Викторовна перехватила восхищенный взгляд девушки и оценила ее искренность. С этого момента для Маши началась новая жизнь в офисе. Продолжается она уже третий год…

Поверьте, любая женщина, в том числе и руководитель, любит, когда ею восхищаются. Но если вы попытаетесь конкурировать с ней в умении одеваться, держать себя с мужчинами и т.п., то скорее всего вы  проработаете недолго. А вот подражать ей можно… Кстати женщины-руководители быстрее продвигают своих секретарей по карьерной лестнице.

Милые девушки! Надо честно сознаться, что, как бы ни были значительны должности бухгалтера, менеджера, секретаря, основная нагрузка ложится все-таки на руководителя. Если ваш непосредственный руководитель – владелец компании или акционер, то именно ему принадлежит заслуга создания компании, ее процветания, на него ложится бремя принятия стратегических решений. Наемный работник может, закрыв дверь офиса, до утра отрешиться от служебных проблем, а у руководителя 24 часа в сутки болит голова о делах фирмы. И когда вы беретесь судить о правильности или неправильности его поступков, подумайте о том, что вам видна только часть айсберга. Современные бизнесмены не делятся до конца своими планами и соображениями с подчиненными. В общем, их надо понимать, жалеть и помогать им нести свою нелегкую ношу. Нам, женщинам, не привыкать.

 

А идеальная пара «руководитель – секретарь» все-таки может существовать в природе. Но львиная доля усилий по выращиванию этого феномена принадлежит секретарю.

М.А. Домникова, Е.Ю. Привалова

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2006.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.