Электронная версия журнала

Простые письма

«Секретарь-референт» №6 2002 / Делопроизводство

Новая страница 1

Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые ему необходимы или могут представляют потенциальный интерес. Письма пишут с целью установления контакта, налаживания деловых связей для осуществления дальнейшей совместной деятельности, совершения сделок и т.д. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения определенных условий, как напоминание и т.д. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации. Как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, текст способны оказать благоприятное или неблагоприятное воздействие на его получателя. Поэтому, если вы хотите, чтобы это воздействие было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях. Р. Теппер, автор книги "Как овладеть искусством делового письма", отмечает: "У вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое впечатление".

Для того чтобы деловое письмо было эффективным, оно не должно быть длинным. В письме должна быть только та информация, которая имеет непосредственное отношение к делу. В деловых отношениях подчас дорога каждая минута, поэтому нужно выражать свои мысли сжато, просто, ясно, логично. В деловом письме не следует употреблять сложных языковых оборотов, сложных понятий. Письмо не должно быть сухим, если его цель –заинтересовать адресата. Вместе с тем, это не означает, что письмо должно быть эмоциональным, и тем более экспрессивным. Даже если сама ситуация, послужившая поводом для его написания, достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность, следует сдерживать эмоции, сохранять спокойный тон изложения. Разговорная манера общения, фамильярность – не для делового письма.

В первых номерах журнала мы рассмотрели требования, которые предъявляются к оформлению письма (речь шла о бланках, реквизитах), а также рассмотрели некоторые разновидности деловых писем. В этой статье мы поговорим о том, как работать над текстом делового письма, какой должна быть композиционная структура текста, из каких частей он должен состоять, а также остановимся более подробно на так называемых простых письмах – письмах, состоящих из одной-двух смысловых частей.

Составление деловых писем – одна из обязанностей секретаря как помощника руководителя. Навыки ведения переписки, как правило, вырабатываются с опытом. Начинающему секретарю нужно использовать все возможности, чтобы как можно скорее выработать эти навыки, овладеть искусством составления писем. Для этого нужно внимательно изучать предшествующую переписку учреждения, использовать ранее составленные специалистами письма как образцы, изучать правила ведения переписки, анализировать особенности составления текстов писем в своей организации с учетом специфики ее деятельности, целей и задач. Немаловажную роль, конечно, играет и общая культура человека. Поэтому нужно постоянно работать над культурой своей речи, как письменной, так и устной, следить за речью окружающих, учиться замечать речевые ошибки, стараться самому не допускать их.

Деловые письма наряду с телеграммами, телексами, телефонограммами, электронными сообщениями составляют переписку организации. Эти разновидности переписки отличаются тем, какие средства используются для передачи сообщения, по каким каналам передается информация. Деловое письмо пересылается адресату по каналам почтовой или факсимильной связи, телеграмма и телекс – по каналам телеграфной связи, телефонограмма – по телефонной сети, электронное сообщение – по каналам связи между базами данных персональных компьютеров. Текст делового письма (в отличие от текста телеграмм, телексов, телефонограмм) не имеет никаких ограничений, связанных с особенностями функционирования технических средств, которые используются для передачи сообщений. Тем не менее, как и любой другой вид документов, деловое письмо имеет свои особенности.

Существует несколько общих требований, предъявляемых к составлению делового письма:

·        деловое письмо составляется на специальном бланке – бланке письма, обязательными реквизитами которого являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата и регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

·        деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу, несколько вопросов могут рассматриваться только в том случае, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

·        письмо не должно быть большим по объему, большинство писем имеют не больше одной страницы текста (в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);

·        одно письмо может быть отправлено не более чем четырем адресатам;

·        на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ, даже если он отрицательный.

Прежде чем приступить к составлению письма, автор должен детально продумать и сформулировать цель письма. Необходимо прояснить для себя, для чего вы обращаетесь к адресату, какой реакции ждете от него: хотите только сообщить ему какую-то информацию или рассчитываете побудить его к совершению определенных действий. От целевой установки письма будет зависеть характер приводимой аргументации и композиция текста. Необходимо также продумать, что уже известно адресату о предмете письма, что будет являться отправной точкой при передаче сведений и какой будет новая, еще не известная адресату информация, ради сообщения которой и составляется письмо.

С точки зрения композиции деловые письма можно разделить на две группы: простые и сложные. Композиция текста письма – это последовательность смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). В самом простом случае отдельная смысловая часть текста письма соответствует абзацу, в письмах сложного содержания она может включать и несколько абзацев, а в простых письмах, состоящих из одного предложения, – составлять часть предложения.

Простые письма составляются в управленческих ситуациях, не требующих изложения сложных в событийном, административном или правовом отношении коллизий. Сложные письма, как правило, создаются в случаях, когда требуется детальное описание управленческой ситуации, изложение истории вопроса, глубокий анализ ситуации, приведение различных мнений, доказательств.

Простые письма обычно имеют одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и т.п., например:

 

Сообщаем Вам, что оплата партии комплектующих произведена нами в день поступления товара на склад в г. Калининграде, что подтверждаем копией платежного поручения.

 

Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок в первой декаде января 2003 г. и при положительном решении направить нам оферту.

 

Простое письмо может состоять из двух смысловых частей: обоснования (изложение причин написания) и заключения (просьба, отказ, напоминание и т.п.), например:

 

В связи с незначительным потреблением газа котельной комбината № 3 (менее 3,5 млн куб.м в год) (обоснование) просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2001-2002 гг. (заключение).

 

Для прокладки водовода диаметром 150 мм от ЦТП-2 в микрорайоне “Фили” (обоснование) просим согласовать вопрос о прекращении движения автотранспорта по ул. Брянская в ночное время (заключение).

 

Обоснованием в письме может быть ссылка на документ (нормативный правовой акт, распорядительный документ, договор и др.) либо описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или формулировка цели:

 

В соответствии с п. 8 приказа Минфина России от 15 июня 2000 г. № 54н "Об утверждении инструкции о годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений и иных организаций, получающих финансирование из бюджета в соответствии с росписью..." (обоснование – ссылка на документ).

 

В связи с разработкой институтом Генеральной схемы застройки Фабричного района г. Костромы... (обоснование – изложение факта).

 

В целях успешной реализации проекта строительства торгового комплекса в г. Москве в микрорайоне «Выхино-Жулебино»... (обоснование – формулировка цели).

 

Письма-отказы должны состоять как минимум из двух композиционных частей. Независимо от того, какая ситуация послужила поводом для письма-отказа, этика деловых отношений требует, чтобы отказ был обоснован:

 

В связи с тем, что руководители и редакторы окружных и районных СМИ уже были участниками семинара "Информирование населения о деятельности органов власти", проведение аналогичного семинара считаем нецелесообразным.

 

Если вы располагаете информацией о том, кто, какая организация может решить данный вопрос положительно, сообщите об этом корреспонденту, как, например, это сделано в следующем письме-отказе:

 

В связи с постановкой основных производственных мощностей завода с апреля 2002 г. на капитальный ремонт выполнить Ваш заказ на поставку 600 т сахара-рафинада не представляется возможным.

Предлагаем Вам обратиться на Белгородский рафинадный завод.

 

Обращаем ваше внимание на то, что в деловой переписке предпочтительнее сначала давать обоснование, а затем заключительную часть (обоснование вводит корреспондента в тему письма, позволяет ему сосредоточится на ней, настроиться на нее, а затем уже воспринять основную информацию, то новое, что сообщается о предмете письма), хотя в русском языке возможна и обратная конструкция: заключение – обоснование. Сравните данный пример с предыдущим:

 

Выполнить Ваш заказ на поставку 600 т сахара-рафинада не представляется возможным в связи с постановкой основных производственных мощностей завода с апреля 2002 г. на капитальный ремонт.

 

К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и др., хотя в некоторых ситуациях делового общения и эти разновидности писем могут иметь сложную структуру.

Макеева В.Ф.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2002.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.