Профессия

Непридуманные истории из жизни секретарей

Знаете ли вы, какими качествами должен обладать идеальный секретарь?
Отличное знание делопроизводства? Безусловно.
Грамотное ведение телефонных переговоров? Конечно.
Владение необходимыми навыками работы на компьютере? Бесспорно.
Знание психологии, исполнительность, пунктуальность, обаяние, доброжелательность? Все это так. Но главное – уметь найти выход из любой непредвиденной ситуации. В этом и заключается высочайший уровень профессионализма секретаря. За свою многолетнюю секретарскую практику непредсказуемых, затруднительных и казусных случаев мне довелось увидеть предостаточно. А с каким блеском секретари решали возникающие проблемы, как умело находили выходы из непростых ситуаций! Вот некоторые истории, которые заслуживают того, чтобы о них рассказать.

Н.В. Кучер

Делопроизводство

Формы журналов для учета и регистрации документов

В редакцию журнала приходит много писем с вопросами о том, как разработать и вести в делопроизводстве журналы. Эту тему мы уже затрагивали, рассказывая о регистрационно-контрольных карточках . Возвращаясь к ней, хотелось бы отметить два принципиальных момента.
Во-первых, информационно-поисковая система (ИПС), построенная на использовании таких традиционных (ручных) средств, как журналы, в настоящее время представляется устаревшей и не выдерживает сравнения с автоматизированными системами. Недостатки журнальных систем учета, регистрации и контроля исполнения документов хорошо известны. Они связаны с тем, что все записи в журнале ведутся только от руки и в одном экземпляре. Порядок их расположения не может быть изменен, они заносятся в журнал по мере поступления документов на регистрацию. Отсюда – отсутствие возможности проводить систематизацию сведений о документах по тем признакам, которые зачастую являются важнейшими при поиске (например, по корреспондентам, тематике, исполнителям и т.д.). При использовании журнальной формы документ в организации может регистрироваться многократно, одни и те же записи повторяются в журналах структурных подразделений, через которые проходит документ в процессе исполнения. Кроме того, возникают неудобства при необходимости с журналом одновременно нескольким исполнителям.

А.Ю. Чуковенков

Психологический практикум

ГИПЕРТИМНЫЙ РАДИКАЛ, ИЛИ ЖИЗНЬ ПРЕКРАСНА!

Ничего случайного в этом мире не бывает, в том числе – в поведении. Невозможно нежиться в лучах славы, не будучи истероидом (тревожного радикала, окажись он неожиданно в центре всеобщего внимания, как говорится, кондратий хватит). Если вы не эпилептоид, вам не получить удовольствия от генеральной уборки в квартире. Никому, кроме параноида, не придет в голову спать в обнимку с технико-экономическим обоснованием собственного проекта. Только эмотиву по-настоящему небезразлично, почему его сослуживец вдруг побледнел и осунулся. Никто, кроме шизоида, не станет сомневаться в очевидном.
Поэтому, если вы, вставая поутру с постели, радостно говорите самому себе «бонжур», с легким удивлением сморите на человека, спящего рядом с вами (не узнавая его и не помня, как он здесь очутился), и несмотря ни на что бодро запеваете: «Нас утро встречает прохладой!», значит, в вашем характере присутствует гипертимный радикал.

В.В. Пономаренко, врач-психиатр, психолог, генеральный директор ООО «Линтер»