Тихой SAPой

Опыт внедрения систем по управлению персоналом в последние годы вызывает интерес у руководителей предприятий и HR-директоров. Чтобы привлечь и удержать в штате наиболее опытных специалистов, требуются новые методы работы с персоналом. Один из таких методов — внедрение автоматизированных решений в области управления персоналом. Примером таких интегрированных решений может служить SAP Human Resources, поставщиком которой является немецкая компания SAP AG,  мировой лидер среди поставщиков программных решений. Нам было приятно узнать, что вот уже в течение нескольких лет в холдинге «Атлант-М» проводятся работы по автоматизации процессов управления персоналом с использованием одной из версий этого решения.  Мы ведем разговор с руководителем отдела технологий HR Вадимом СОРОКОЙ.

«СУПЕР»: Специалисты, приближенные сразу к двум областям — HR и IT, сегодня говорят о том, что задача автоматизации кадровых служб сводится к HR-консалтингу. Проще говоря, необходима уже не просто автоматизация учета кадров, а автоматизация управления персоналом. Вадим, вы согласны с такой постановкой вопроса?

Вадим Сорока: Абсолютно согласен. Из опыта почти 3-летней работы над внедрением и расширением автоматизированных процессов по управлению персоналом с использованием такой серьезной системы, как SAP 4.0 (SAP 4.6), можно уже точно сказать: автоматизировать можно почти все. Вопрос смещается в плоскость экономической выгоды, прозрачности и оптимальности бизнес-процессов и необходимости вообще автоматизировать определенные процессы.

В области управления персоналом именно HR-консалтинг может дать правильные решения данных задач. Имеется в виду рассмотрение следующих вопросов: приведет автоматизация к желаемому эффекту по уменьшению трудозатрат и упрощению выполняемой работы или же к найму дополнительного персонала для обслуживания системы автоматизации; насколько необходима и своевременна автоматизация данных процессов. И главный вопрос: чего конкретно мы хотим достигнуть, автоматизируя данный бизнес-процесс.

На первый взгляд, вопросы простые, даже примитивные. Практика внедрения систем автоматизации показывает, что если на данные вопросы нет понятных всем ответов с четким прописанным (формализованным) ожидаемым результатом, то хорошего от автоматизации не жди. Если присутствуют только красивые желания типа: «чтобы было хорошо»; «у нас современное предприятие, нужно не отставать от времени»; «чтобы убрать ручной труд подчиненных», задача автоматизации часто переходит с цели на процесс, и ее ждет горькая участь. Ведь не секрет, что зачастую системы автоматизации не упрощают работу в компании, а усложняют путем дублирования выполняемых действий в нескольких видах: «по старинке», ранее установленном принципе работы, и в новом, так сказать, автоматизированном. Тем самым они вызывают отторжение увеличением объема работы, неудобством в эксплуатации, отсутствием учета мнения пользователей и сотрудников, ответственных за выполнение данной оперативной работы. Именно поэтому на первый план и выходит HR-консалтинг. Ведь его прямые обязанности — оптимизировать бизнес-процессы по управлению людьми, снять конфликт внедрения любой новой системы работы, определить разумность и необходимость внедрения данной автоматизации. В процессе установки системы и ввода ее в эксплуатацию ИТ–специалистами могут произойти разные перегибы, например, система автоматизации может начать развиваться ради себя, а не для удобства потребителей, или разумные шаги, апробированные жизнью в техническом решении, окажутся просто «некрасивыми» для программирования, и процесс автоматизации поставит бизнес-процесс с ног на голову в угоду «красоте» программы. Грамотный HR-консалтинг позволяет избежать данных проблем.

На своем опыте мы пришли к следующему заключению: наиболее эффективно и удобно работать в рабочих группах по оговоренным проектам. HR-консалтинг ведут специалисты дирекции по персоналу, а техническое решение и реализация находятся в компетенции ИТ-специалистов. Хочется подчеркнуть, что как показала наша практика, решение будет однобоким, если внедрением станут заниматься по отдельности либо HR-консультанты, либо ИТ-специалисты.

В холдинге система HR-консалтинга зарождалась не из недр SAP HR, а шла из управленческого консультирования и на каком-то из отрезков своего пути встретила SAP HR. Поэтому говорить о смещении всей работы от автоматизации к HR-консалтингу не совсем правильно для холдинга. Мы рассматриваем это как параллельные и взаимодополняемые процессы. Перевод части работы по управлению персоналом в SAP HR упрощает и облегчает труд HR-консультанта. При этом SAP HR предлагает новые принятые в других странах мира управленческие решения, которые мы с удовольствием применяем в своей деятельности. SAP HR мы рассматриваем в первую очередь как инструмент, облегчающий труд руководителей, специалистов дирекции по персоналу и HR-консультанта по управлению персоналом.

«СУПЕР»: Наверное, поэтому и было выбрано именно решение компании SAP AG, так как ее функциональность способна обеспечить именно управление персоналом?

В.С.: Системное решение по управлению персоналом могут предложить и другие программные продукты, а иногда пишется программа средствами штатного программиста.

SAP был выбран не как отдельный блок для автоматизации работы по управлению и учету персонала, а как единая для всех управленческих решений интегрированная система управления предприятием. Управление персоналом входит в SAP всего лишь одним из многих направлений автоматизации. Параллельно в SAP представлены блоки «Управление финансами», «Управление продажами», «Управление складом», «Контроллинг» и другие важные для всего предприятия бизнес-функции. Одним из базовых преимуществ SAP является увязка на одной платформе всех бизнес функций по управлению предприятием. А для того чтобы связать в единую систему различные направления деятельности компании, каждая отдельная бизнес-функция сама должна быть грамотно автоматизирована, управляема и прозрачна.

Действительно, одной из сильных сторон SAP является возможность именно управления всеми бизнес-процессами предприятия. Система позволяет работать, контролировать и управлять процессами в реальном времени. Поэтому в связке «человек — автоматизированная система» система предъявляет высокие требования к пользователю. И слабым звеном, с точки зрения достоверности и скорости выполнения работы, становится персонал. От степени грамотности пользователей и их пунктуальности при внесении обязательных данных в систему зависит правильность принятия решения на основе данных, предлагаемых системой.

Могу сказать, что версии SAP 4.0 и 4.6, с которыми мы работаем, с технической точки зрения позволяют решить все выдвигаемые перед ними задачи. Основные вопросы при внедрении возникают зачастую при описании и увязке автоматизируемых бизнес-процессов с уже существующими на предприятии, в соответствии с которыми сотрудники привыкли работать не один год.

«СУПЕР»: Нас, конечно же, интересует модуль этого решения, имеющий отношение к управлению персоналом. Какие ключевые задачи позволяет решать этот модуль, и как бы вы обозначили цель внедрения?

В.С.: Модуль SAP HR, в шутку говоря, широк и многообразен. В версии, предлагаемой SAP AG, уже заложены огромные возможности по использованию стандартных процессов по управлению персоналом в различных областях: администрирование, рекрутинг, любая констатация временных перемещений сотрудников, командировки, зарплата и бонусы, оценка персонала, весь процесс от планирования до учета средств на обучение. Также возможно использование профилей требований как к должностям, так и лично к сотрудникам, и апликантам, при этом автоматизируется процесс выбора наиболее подходящего специалиста из всех возможных кандидатур на вакансию.

На основе приведенного беглого перечисления возможностей можно представить все многообразие решений системы SAP HR. При этом каждый из перечисленных бизнес-процессов состоит из ряда подпроцессов, которые можно использовать в автоматизации работы службы персонала компании. При этом возможности SAP HR позволяют использовать каждый бизнес-процесс как отдельный самостоятельный узел в работе службы персонала, так и в качестве элемента комплексной интегрированной системы управления ресурсами компании.

Вот из–за таких широких возможностей системы и возвращаемся к основным вопросам, возникающим при внедрении:  какова цель нашей деятельности и  зачем это нужно?

Выскажу свое мнение о процессе любой автоматизации. Цель его — уменьшить долю ручного труда, свести к минимуму время на обработку и получение результата труда. Тем самым уменьшаются временные и экономические затраты предприятия.

В отношении персонала с учетом того, что это одна из самых сложно предсказуемых и управляемых составляющих предприятия, система SAP HR может взять на себя большую часть работы. Скорость и точность принятия управленческих решений резко возрастет, оговорюсь, если управленец сам соизволит научиться пользоваться системой как пользователь. Если система SAP HR используется как система управления и включена в обязательные бизнес-процессы как инструмент, на основе которого строится вся отчетность и управленческие решения, то система становится основной информационно-управленческой артерией по работе с персоналом для всей фирмы. Сотрудники отдела персонала получают единую базу данных, в которой всегда есть вся необходимая информация. А скорость подготовки отчетов сокращается в десятки, а может быть в сотни раз. Снижается вечная головная боль отдела кадров в подготовке очередных отчетов, подсчете приказов приема, увольнения, командировок, периодических сверок данных и так далее. При согласовании данных по персоналу и бухгалтерии удается разрубить еще один гордиев узел. Бухгалтерия сама в той же системе получает информацию в режиме реального времени о всех сотрудниках. Вывод — автоматизация полезна как управленцам, так и всем сотрудникам предприятия.

«СУПЕР»: Какие функциональные возможности были внедрены в ходе автоматизации?

В.С.: В холдинге внедрен и уже используется модуль «Администрирование», включающий учет по приему, увольнению, перемещению персонала компании, и все персональные данные сотрудников от предыдущего стажа до дней рождения детей. Отдельной проведенной работой можно назвать автоматизацию в холдинге рекрутинга. Создан сайт http://job.atlantm.com, включенный в единый автоматизированный процесс рекрутинга на базе SAP 4.0. Автоматизированы все базы данных рекрутинга и основные операции при приеме на работу апликанта с заполнением на него личностного профиля. Также внедрены блоки оценки персонала, учета всех проведенных обучающих мероприятий, поощрений и наказаний. Сейчас идет работа по автоматизации профессиональных требований ко всем должностям в холдинге.

«СУПЕР»: С какими трудностями пришлось столкнуться при внедрении решения, было ли определенное сопротивление персонала, кто занимался консалтингом?

В.С.: В толковом словаре русского языка слово «внедрить» трактуется так: «вкоренить, заставить укрепиться, утвердиться в чем-нибудь, какими-либо мерами воздействия». Исходя из этого определения процесс сопротивления персонала неизбежен. Мало кому нравится, когда его заставляют утвердиться в прогрессивности идей и менять свои устоявшиеся принципы работы. Ведь на людей ложится двойная нагрузка — выполнение текущей работы и параллельно переход на новую систему. Необходимо было наполнять данными систему, проверять их актуальность, обучать пользователей, при этом параллельно выяснялись нестыковки базовых решений SAP HR и принятых бизнес-процессов, что вело либо к изменению существовавших бизнес-процессов в компании, либо к изменению в системе. Сейчас уже можно говорить: основной накал страстей при внедрении SAP HR остался позади. Разработаны принципы работы с системой пользователей, обучен персонал, есть регулярная техническая поддержка пользователей, работают основные модули SAP HR, и сейчас идет его тиражирование по всему холдингу и увязка в единую систему всех внедренных модулей работы с персоналом. Вместе с тем процесс совершенствования бесконечен, на текущий год запланирована большая работа по расширению функциональности SAP HR.

Отвечая на вопрос, кто занимался консалтингом, могу сказать следующее. Сложилось тесное сотрудничество между подразделением дирекции по персоналу холдинга и отделением, отвечающим за техническую сторону внедрения SAP 4.0. Со стороны дирекции по персоналу основным заказчиком данной работы выступал заместитель генерального директора по персоналу. Руководство внедрением со стороны дирекции по персоналу более 2,5 лет непосредственно вели я и несколько подчиненных мне сотрудников. Со стороны ИТ-специалистов над этим постоянно работают несколько человек. На данный момент всем консалтингом в области HR занимается дирекция по персоналу, а ИТ-специалисты помогают найти грамотное решение в оптимальном использовании возможностей SAP HR для выстраивания бизнес-функции управления персоналом в холдинге.

«СУПЕР»: Руководители не всех компаний оптимистично относятся к подобным системам. Они считают, что пока достаточно автоматизировать только отдел кадров и учет рабочего времени. Остальные функциональные возможности настолько сложны в использовании, что неизвестно, смогут ли они окупиться. Каково ваше мнение?

В.С.: Руководитель на то и руководитель, чтобы иметь свое мнение, особенно о дорогих системах управления, используемых в разных хорошо известных на весь мир фирмах. Большинство современных исследований Восточной и Центральной Европы говорит о том, что системного понимания в области менеджмента и управления персоналом у большинства руководителей компаний стран всего постсоциалистического лагеря на данном этапе просто нет. Все сводится к найму и учету персонала, иногда к его обучению, учету отработанного времени. Самые прогрессивные руководители допускают HR-консультанта к работе со структурой компании, мотивацией сотрудников, к участию в стратегическом развитии фирмы, но таких единицы. Впрочем, не все так печально. Рыночные отношения, новые реалии требуют изменений. Особенно это чувствуется у наших соседей в России и Украине. Там просто бум на современные HR-технологии, в том числе и SAP HR. Я знаю, что «Сургутнефтегаз» при расчете зарплаты, используя SAP HR, экономит 1 млн долларов в месяц на налогах. Более красноречивых цифр в использовании SAP HR быть не может. Я не агитирую за SAP HR. Право любого руководителя принимать то решение, которое ему подсказывает его опыт и интуиция. SAP HR — это всего лишь инструмент: в руках опытного специалиста он оказывается полезным и приносит прибыль, в руках другого становится «грудой металла». Кроме того, есть объективные показатели в пользу каждой из интегрируемых систем автоматизации процессов или комплексных систем управления предприятием, их тоже обязательно нужно учитывать при выборе программы. И не секрет, что размеры бизнеса и уровень постановки бизнес-процессов в компаниях Беларуси зачастую не самые передовые, и многие могут обойтись на данном этапе просто переработкой программы «Галактика» или специализированной системой «БОСС-кадровик».

Главное, на мой взгляд, чтобы процессы автоматизации пришли в службы персонала и перевели их деятельность в реальные процессы управления персоналом, а какая программа это сделает — не должно волновать HR-специалистов. Это вотчина айтишников.

О компании SAP AG

Компания SAP AG (штаб-квартира в г. Вальдорфе, Германия) основана в 1972 г. SAP — мировой лидер среди поставщиков программных решений для ведения электронного бизнеса. В настоящее время в более чем 17 000 компаниях, расположенных в более чем 120 странах мира, работает свыше 44 500 инсталлированных систем программного обеспечения SAP. SAP имеет дочерние компании, находящиеся в более чем 50 странах мира. В 1992 г. открылось представительство SAP AG в г. Москве. За прошедшие 10 лет открылись представительства в гг. Санкт-Петербурге, Алма-Ате и Киеве, а численность сотрудников SAP C.I.S. превысила 300 человек. В СНГ и странах Балтии осуществлено более 150 продуктивных инсталляций решений SAP, в рамках которых работают более 25 000 конечных пользователей.