Увольнение должно быть началом отношений

Чат-бот

Нам всегда было важно понять, что происходит у сотрудников в голове и в душе во время увольнения. Как сделать так, чтобы выход из компании был комфортным? Мы задумались об автоматизации процесса и создали бота, который включается в работу, когда принято решение об увольнении, и помогает пройти весь этот процесс с минимальными потерями, чтобы не произошло разрывов в коммуникациях с бухгалтерией, службой персонала, чтобы сотрудник вовремя получил зарплату, трудовую книжку. И если ему понадобится обратная связь, возникнут вопросы, бот ему во всем поможет.

Как встроить в процесс HR-а

Мы поменяли картинку встраиваемости HR-а, чтобы он больше влиял на эту историю. Разумеется, у нас есть инструменты, позволяющие узнать, почему человек покидает компанию. Особенно мы фокусируемся на сотрудниках, которые уходят по собственному желанию. Мы проинтервьюировали их, поняли, в чем проблемы, и сфокусировались на их решении. Теперь делаем упор на удержание людей. Мы стали тщательно продумывать, каким образом организовывать мероприятия, чтобы удерживать сотрудников, которые уходят по собственному желанию. Теперь мы работаем в связке с ботом, который выполняет роль помощника HR-а.

Они совместными силами запускают процесс офбординга за две недели до ухода сотрудника.

Если компания будет знать заранее, что ценный сотрудник хочет уволиться, выяснять причины и стараться их устранить, она не потеряет деньги, вложенные в этого человека. Но даже в случае увольнения можно получать от него пользу. В любом случае важно не допустить выхода сотрудника из экосистемы компании, сделать так, чтобы и вне ее он приносил дополнительную пользу (это и реферальные каналы, и привлечение экс-сотрудника как внешнего эксперта).

Кейс

В компании «Стройинновации» мы внедрили методологию по построению процессов офбординга. Сюда входит и теоретическая составляющая, в которой описывается, как работать с увольнением на разных этапах, и процесс выстраивания дальнейших отношений с сотрудником.

Ключевая проблема многих компаний — это прощание с сотрудником. Задача — сделать так, чтобы это было не прощание, а начало новых отношений между вами и вашим экс-сотрудником вне компании.

Очень многие забывают об офбординге, в итоге процесс получается неуправляемым. Это вопрос позиционирования: вы должны объяснить сотруднику, что в этом нет ничего страшного, это определенный цикл жизни. Если увольнению сопутствует определенная эмоциональная составляющая, а именно обида, гнев, то оно проходит негативно.

Причиной может быть некачественная работа HR-отдела, не вовремя выданная трудовая книжка, недовыплаченная зарплата (потому что руководитель внес данные неправильно). Отсутствие контакта с сотрудником в то время, когда он уходит из компании, — тоже ошибка. Мы неслучайно перевели рекрутеров на более раннее включение в процесс офбординга, ведь если HR включается в него на последних стадиях, он уже не может ни на что влиять.

Точки коммуникации с экс-сотрудником

Уже в процессе офбординга важно наладить точки коммуникации с бывшим сотрудником. Это можно сделать посредством социальной сети, чата в Telegram.

Если такой точки общения нет, это становится прощанием, потому что человек полностью уходит из системы компании. Когда мы изначально стали думать об офбординге, мы посчитали, сколько времени и денег тратит компания на подбор сотрудника, его онбординг и удержание.

На новичка тратится действительно много денег, и, когда он уходит из компании, вы теряете капитало­вложение.

Прощальное интервью

Прощальное интервью — это эмпатическое общение. В этом процессе точно должен быть задействован руководитель направления, потому что он является лидером команды, из которой уходит человек. Также к этому процессу можно подключить сотрудника отдела персонала, который сможет помочь провести эту процедуру. В нашем случае это HR, который обучает лидера, как надо общаться. Если это сложный разговор, к нему привлекается HR-директор, который помогает попрощаться с человеком с минимальным ущербом, особенно если происходит токсичное увольнение. Если увольнение стандартное, формата «ты уволен, всего тебе хорошего» будет недостаточно. Запросите обратную связь, узнайте, почему человек покидает компанию, в чем были ее ошибки. Обратная связь очень важна. Надо постараться попрощаться на дружеской ноте, с теплотой. В процесс этого разговора должна быть включена команда. Наш бот собирает СПАСИБО от команды (по желанию сотрудники могут конкретизи­ровать его).

Оставшиеся сотрудники — участники офбординга. Важно сделать так, чтобы увольнение сотрудника не отразилось негативно на оставшихся и на репутации компании.

Таким образом, в этом деле важен каждый этап — и обратная связь, и рекомендации, и своевременный запрос, и помощь человеку в процессе увольнения, и привлечение коллег. Люди, как правило, не готовы к увольнению и хотят пройти его быстрее.

 Мне бы в небо…

Мой самый первый опыт — это управленческий консалтинг. Один из первых больших проектов я делал для крупной компании, и он касался процесса увольнения. Я ездил по филиалам, смотрел на работу сотрудников и оценивал их эффективность, а неэффективных надо было уволить. Моя задача была примерно такой же, как у главного героя известного фильма «Мне бы в небо», но не такая романтизированная, потому что увольнение — это жесткий процесс. Плюс офбординга на аутсорсинге в том, что задачи передаются в более опытные руки. Но также важно, чтобы и руководители, и HR-ы компании участвовали в процессе. Минус в том, что зачастую этот процесс отдают на полный «аутсорс». В таком случае часто не учитывают культурные особенности компании, а это ключевая вещь, которая нередко ломает бизнес-процессы. Как раз участие действующих лидеров и сотрудников компании позволяет сделать аутсорсинговый процесс офбординга управляемым и эффективным.

Есть и другой минус отдачи этого процесса на откуп сторонней компании. Если за него берется другой исполнитель, важно не забыть о репутации работодателя, а она может пострадать, вплоть до негативной реакции клиентов, и можно потерять крупных подрядчиков. Когда человека увольняет незнакомый ему специалист, он понимает, что компания перекладывает ответственность на других (боится посмотреть ему в глаза, не собирается отвечать на его вопросы, а стремится поскорее распрощаться). Человек может уйти с глубокой обидой на компанию.

Выводы

Если компания грамотно прощается с сотрудниками, у нее выстроен процесс офбординга, она может гордиться своими кейсами, продвигать их. Человечность — это хороший ресурс, который отлично продается в контексте принятия репутации компании. Если говорить об аутсорсинге, то я считаю этот опыт эффективным, но и в этом случае процессы офбординга должны быть уникальными, потому что увольнение по шаблону — это действительно прощание.

А увольнение должно быть не прощанием, а началом ваших длительных и полезных двухсторонних отношений. Этот процесс требует проработки, включенности с учетом культурных особенностей компании.

Уходящий от вас человек должен понимать, что он уникален, что его уважают, что его заслуги перед компанией оценены по достоинству.