Электронная версия журнала

Увольнение должно быть началом отношений

«Современные технологии управления персоналом» №1 2021 /

Чат-бот

Нам всегда было важно понять, что происходит у сотрудников в голове и в душе во время увольнения. Как сделать так, чтобы выход из компании был комфортным? Мы задумались об автоматизации процесса и создали бота, который включается в работу, когда принято решение об увольнении, и помогает пройти весь этот процесс с минимальными потерями, чтобы не произошло разрывов в коммуникациях с бухгалтерией, службой персонала, чтобы сотрудник вовремя получил зарплату, трудовую книжку. И если ему понадобится обратная связь, возникнут вопросы, бот ему во всем поможет.

 

Как встроить в процесс HR-а

Мы поменяли картинку встраиваемости HR-а, чтобы он больше влиял на эту историю. Разумеется, у нас есть инструменты, позволяющие узнать, почему человек покидает компанию. Особенно мы фокусируемся на сотрудниках, которые уходят по собственному желанию. Мы проинтервьюировали их, поняли, в чем проблемы, и сфокусировались на их решении. Теперь делаем упор на удержание людей. Мы стали тщательно продумывать, каким образом организовывать мероприятия, чтобы удерживать сотрудников, которые уходят по собственному желанию. Теперь мы работаем в связке с ботом, который выполняет роль помощника HR-а.

Они совместными силами запускают процесс офбординга за две недели до ухода сотрудника.

Если компания будет знать заранее, что ценный сотрудник хочет уволиться, выяснять причины и стараться их устранить, она не потеряет деньги, вложенные в этого человека. Но даже в случае увольнения можно получать от него пользу. В любом случае важно не допустить выхода сотрудника из экосистемы компании, сделать так, чтобы и вне ее он приносил дополнительную пользу (это и реферальные каналы, и привлечение экс-сотрудника как внешнего эксперта).

 

Кейс

В компании «Стройинновации» мы внедрили методологию по построению процессов офбординга. Сюда входит и теоретическая составляющая, в которой описывается, как работать с увольнением на разных этапах, и процесс выстраивания дальнейших отношений с сотрудником.

Ключевая проблема многих компаний — это прощание с сотрудником. Задача — сделать так, чтобы это было не прощание, а начало новых отношений между вами и вашим экс-сотрудником вне компании.

Очень многие забывают об офбординге, в итоге процесс получается неуправляемым. Это вопрос позиционирования: вы должны объяснить сотруднику, что в этом нет ничего страшного, это определенный цикл жизни. Если увольнению сопутствует определенная эмоциональная составляющая, а именно обида, гнев, то оно проходит негативно.

Причиной может быть некачественная работа HR-отдела, не вовремя выданная трудовая книжка, недовыплаченная зарплата (потому что руководитель внес данные неправильно). Отсутствие контакта с сотрудником в то время, когда он уходит из компании, — тоже ошибка. Мы неслучайно перевели рекрутеров на более раннее включение в процесс офбординга, ведь если HR включается в него на последних стадиях, он уже не может ни на что влиять.

 

Точки коммуникации с экс-сотрудником

Уже в процессе офбординга важно наладить точки коммуникации с бывшим сотрудником. Это можно сделать посредством социальной сети, чата в Telegram.

Если такой точки общения нет, это становится прощанием, потому что человек полностью уходит из системы компании. Когда мы изначально стали думать об офбординге, мы посчитали, сколько времени и денег тратит компания на подбор сотрудника, его онбординг и удержание.

На новичка тратится действительно много денег, и, когда он уходит из компании, вы теряете капитало­вложение.

 

Прощальное интервью

Прощальное интервью — это эмпатическое общение. В этом процессе точно должен быть задействован руководитель направления, потому что он является лидером команды, из которой уходит человек. Также к этому процессу можно подключить сотрудника отдела персонала, который сможет помочь провести эту процедуру. В нашем случае это HR, который обучает лидера, как надо общаться. Если это сложный разговор, к нему привлекается HR-директор, который помогает попрощаться с человеком с минимальным ущербом, особенно если происходит токсичное увольнение. Если увольнение стандартное, формата «ты уволен, всего тебе хорошего» будет недостаточно. Запросите обратную связь, узнайте, почему человек покидает компанию, в чем были ее ошибки. Обратная связь очень важна. Надо постараться попрощаться на дружеской ноте, с теплотой. В процесс этого разговора должна быть включена команда. Наш бот собирает СПАСИБО от команды (по желанию сотрудники могут конкретизи­ровать его).

Оставшиеся сотрудники — участники офбординга. Важно сделать так, чтобы увольнение сотрудника не отразилось негативно на оставшихся и на репутации компании.

Таким образом, в этом деле важен каждый этап — и обратная связь, и рекомендации, и своевременный запрос, и помощь человеку в процессе увольнения, и привлечение коллег. Люди, как правило, не готовы к увольнению и хотят пройти его быстрее.

 Мне бы в небо…

Мой самый первый опыт — это управленческий консалтинг. Один из первых больших проектов я делал для крупной компании, и он касался процесса увольнения. Я ездил по филиалам, смотрел на работу сотрудников и оценивал их эффективность, а неэффективных надо было уволить. Моя задача была примерно такой же, как у главного героя известного фильма «Мне бы в небо», но не такая романтизированная, потому что увольнение — это жесткий процесс. Плюс офбординга на аутсорсинге в том, что задачи передаются в более опытные руки. Но также важно, чтобы и руководители, и HR-ы компании участвовали в процессе. Минус в том, что зачастую этот процесс отдают на полный «аутсорс». В таком случае часто не учитывают культурные особенности компании, а это ключевая вещь, которая нередко ломает бизнес-процессы. Как раз участие действующих лидеров и сотрудников компании позволяет сделать аутсорсинговый процесс офбординга управляемым и эффективным.

Есть и другой минус отдачи этого процесса на откуп сторонней компании. Если за него берется другой исполнитель, важно не забыть о репутации работодателя, а она может пострадать, вплоть до негативной реакции клиентов, и можно потерять крупных подрядчиков. Когда человека увольняет незнакомый ему специалист, он понимает, что компания перекладывает ответственность на других (боится посмотреть ему в глаза, не собирается отвечать на его вопросы, а стремится поскорее распрощаться). Человек может уйти с глубокой обидой на компанию.

 

 

 

Выводы

Если компания грамотно прощается с сотрудниками, у нее выстроен процесс офбординга, она может гордиться своими кейсами, продвигать их. Человечность — это хороший ресурс, который отлично продается в контексте принятия репутации компании. Если говорить об аутсорсинге, то я считаю этот опыт эффективным, но и в этом случае процессы офбординга должны быть уникальными, потому что увольнение по шаблону — это действительно прощание.

А увольнение должно быть не прощанием, а началом ваших длительных и полезных двухсторонних отношений. Этот процесс требует проработки, включенности с учетом культурных особенностей компании.

Уходящий от вас человек должен понимать, что он уникален, что его уважают, что его заслуги перед компанией оценены по достоинству.

 

Игорь АРЧИКОВ,
лидер направления «Бренд работодателя»
консалтингового агентства «Культура Инноваций»

Статья опубликована в журнале «Современные технологии управления персоналом» № 1, 2021.