Рубрика

Делопроизводство

• Положение обязывает

  Положение – 1) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.
  Положение является одним из наиболее распространенных видов документов и, как видно из приведенного определения, одним из наиболее "многоликих". Термином "положение" обозначаются разные по своему назначению и порядку оформления документы:
  - положения об организациях;
  - положения о структурных подразделениях;
  - положения о порядке выполнения конкретных управленческих функций или действий.

  Чуковенков А.Ю.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2003

• Инструкция по делопроизводству в организации

  Традиционно основным нормативным актом, устанавливающим требования к работе с документами в организации, является Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция). Как подготовить соответствующую законодательству и реально "работающую" Инструкцию?
  Хорошая Инструкция всегда индивидуальна и отражает особенности конкретной организации, связанные с ее организационно-правовым положением, функциями, направлениями и масштабами деятельности, структурой аппарата управления, численностью работающих, технической оснащенностью, квалификацией работников. Можно сказать, что в определенной мере Инструкция – произведение авторское и имеет значительный творческий элемент (хотя, как любой служебный документ, и не относится к объектам авторского права).

  Чуковенков А.Ю.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №1, 2003

• Простые письма

  Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые ему необходимы или могут представляют потенциальный интерес. Письма пишут с целью установления контакта, налаживания деловых связей для осуществления дальнейшей совместной деятельности, совершения сделок и т.д. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения определенных условий, как напоминание и т.д. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации. Как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, текст способны оказать благоприятное или неблагоприятное воздействие на его получателя. Поэтому, если вы хотите, чтобы это воздействие было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях.

  Макеева В.Ф.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №6, 2002

• Составление и оформление протокола

  Протокол занимает особое место в управленческой документации: с одной стороны, это информационный документ (в нем фиксируется информация о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), с другой стороны, это и распорядительный документ, т.к. любой протокол содержит постановляющую часть.
  Протоколы применяют для документирования деятельности как постоянных коллегиальных органов (коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов, комиссий и др.), так и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, семинаров и т.д.). Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы составляют и для документирования деятельности. Часто протоколами фиксируют совещания, проводимые руководителями разных рангов.

  Санкина Л.В.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №4, 2002

• Основные разновидности деловых писем

  Существует большое количество разновидностей деловых писем, используемых в управленческой деятельности. Деловые письма классифицируются по различным основаниям, в частности, их можно классифицировать по сфере деятельности (судебная переписка, коммерческая, административная, внешнеэкономическая и др.), по адресату (в один адрес, в несколько адресов, множеству корреспондентов), по тематике, или по содержанию (просьба, запрос, требование, предложение, гарантийное письмо, сопроводительное и др.) и т.д.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2002

• Стандарты ИСО в области оформления документов

  Требования к оформлению деловой документации в различных странах имеют свою специфику и отражают особенности законодательства, языка, культуры и традиций этих стран. Вместе с тем расширение международного информационного обмена диктует необходимость выработки правил общих для всех его участников, проведения на межгосударственном уровне унификации и стандартизации управленческой документации. Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО - Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO).

  А.Ю. Чуковенков

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №1, 2002

• Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства

  По содержательной части документы подразделяются на две категории: открытые и конфиденциальные. Открытые документы являются общедоступными. К конфиденциальным документам относятся документы с ограниченным доступом, т.е. такие, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц.
  Документирование открытой информации и организация работы с открытыми документами входят в сферу действия открытого делопроизводства. Конфиденциальные документы относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны относится содержащаяся в документах информация. Нормативными документами установлено 6 видов тайны: государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная и профессиональная.
  Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства. Документы, содержащие личную и различные подвиды профессиональной тайны, являются предметом соответствующих типов специального делопроизводства.
  Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, содержащие коммерческую и служебную тайну.

  А.И. Алексенцев

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №1, 2002

• Приказы по основной деятельности и по личному составу. Как различить?

  Где та грань, когда приказ по основной деятельности становится приказом по личному составу? Отвечаем на популярный вопрос в контексте конкретной ситуации, публикуем мнения архивиста и документоведа.

  Запись в блоге, 10.10.2023, 10:25

• Как закрыть делопроизводственный год?

  Выполнять отдельные мероприятия по закрытию уходящего, а потом и прошедшего года придется всю зиму: и в декабре, и в январе, а для многих секретарей и в феврале. В статье расскажем, что именно нужно делать.

  Запись в блоге, 08.01.2024, 10:43

• Как создавать, согласовывать и хранить документы: положение

  В статье рассмотрим, как создать положение.

  Запись в блоге, 06.02.2024, 11:25