Электронная версия журнала

Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства

«Секретарь-референт» №1 2002 / Делопроизводство

Новая страница 1

Коммерческая тайна определяется как вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации.

Служебная тайна по существующим нормативным документам включает в себя:

поступившую в органы государственной и муниципальной власти информацию, составляющую коммерческую тайну других юридических лиц, которая получена в результате осуществления служебной деятельности этих органов;

информацию, создаваемую самими органами власти и подведомственными им предприятиями, доступ к которой ограничивается служебной необходимостью.

Объединение конфиденциальных документов, содержащих и коммерческую, и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты.

Если технология секретного и различных типов специального делопроизводства в основном регламентирована государственными нормативными актами, то порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, вообще не установлен. Его должен определять обладатель конфиденциальных документов с учетом специфики деятельности предприятия. При этом необходимо обеспечивать нужных уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. Что касается порядка работы с документами, содержащими служебную тайну, то он лишь в части собственной информации (и то слишком общо и далеко не в полном объеме) изложен в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.

Поскольку ведение делопроизводства по служебным документам ограниченного распространения указанным постановлением Правительства возложено на подразделения открытого делопроизводства, а делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну, на многих предприятиях осуществляют секретари, в журнале планируется опубликовать серию статей, посвященных организации и технологии конфиденциального делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но имеет существенные отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются как сферы конфиденциального делопроизводства, так и видов и содержания работ с документами.

Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, охватывающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Первые две составляющие конфиденциального делопроизводства присущи и открытому делопроизводству. Однако по сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется не только на управленческую, но и на различные виды производственной деятельности, включает в себя наряду с управленческими и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется как на официальные документы, так и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого большим их количеством и технологией выполнения многих видов работ. Обусловлено это главным образом третьей составляющей конфиденциального делопроизводства – защитой содержащейся в конфиденциальных документах информации.

Конфиденциальная информация должна защищаться от утраты и от утечки.

К утрате конфиденциальной информации могут привести полные или частичные, безвозвратные или временные потеря документа, хищение или несанкционированное уничтожение документа либо содержащейся в нем информации, искажение и блокирование (для правомочных пользователей) информации.

Под утечкой конфиденциальной информации понимается неправомерный выход информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц вследствие разглашения информации, потери носителя информации, хищения носителя информации или содержащейся в нем информации, результатом которых является получение информации лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации происходит не только в случаях получения ее лицами, не работающими на предприятии, – к утечке приводит и несанкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией лиц данного предприятия.

Таким образом, защита содержащейся в конфиденциальных документах информации должна быть направлена на предотвращение потери, хищения, несанкционированного уничтожения, искажения, блокирования и разглашения информации.

Та или другая из перечисленных форм уязвимости документированной информации может реализоваться в результате преднамеренного или случайного дестабилизирующего воздействия на документ или содержащуюся в нем информацию со стороны различных источников: людей, технических средств отображения, хранения, обработки, передачи информации, средств связи, стихийных бедствий и др. Способами дестабилизирующего воздействия на информацию могут быть ее копирование (фотографирование), записывание, передача, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения документов, вывод (или выход) из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи документированной информации, физическое воздействие на документ и др.

Из сферы действия конфиденциального делопроизводства вытекают и его задачи:

1)              документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2)              защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Первая задача направлена на организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления  соответствующих реквизитов.

Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.

Организация использования документов состоит в обеспечении текущего, оперативного, и последующего, ретроспективного, использования документной информации.

Вторая задача конфиденциального делопроизводства регулирует обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации. Достигается это путем организации специального режима хранения конфиденциальных документов и обращения с ними, установления разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам, разработки жесткой регламентированной технологии издания и обработки конфиденциальных документов и другими мерами, направленными на предотвращение утраты и утечки документированной информации.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его особенности, к числу основных из которых относятся:

·             письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

·             жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них конфиденциальной информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

·             обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

·             максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

·             фиксация движения и местонахождения каждого документа;

·             проведение систематических проверок наличия документов;

·             разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

·             жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

·             регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, по ее защите;

·             персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Эти особенности оказывают существенное влияние на структуру, организацию и технологию конфиденциального делопроизводства.

А.И. Алексенцев

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2002.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.