Рубрика

Делопроизводство

• Протоколы заседаний: составление и оформление

  Нет ни одной книги по делопроизводству, в которой бы не рассматривались протоколы. Тем не менее, у работников служб документационного обеспечения и специалистов возникает множество вопросов о подготовке и оформлении этого вида документа. Постараемся ответить на некоторые из них.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №3, 2005

• Номенклатура дел организации

  Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.
  Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при условии четкой классификации документов.
  Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

  Н.М. Березина

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2005

• Организация службы документационного обеспечения

  Функция управления документацией в организации обеспечивается службой документационного обеспечения, или службой делопроизводства (далее – служба ДОУ). Для создания службы ДОУ необходимо решить комплекс организационных, информационных, технических, технологических проблем.
  Организация службы ДОУ предполагает:
  • принятие решения о создании службы ДОУ (издание приказа, распоряжения руководителем организации);
  • выбор наименования службы ДОУ;
  • определение места в структуре организации (определение подчиненности службы ДОУ);
  • определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ;
  • разработка и утверждение положения о службе ДОУ;
  • разработка и утверждение должностных инструкций работников.
  

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №1, 2005

• Регистрационно-контрольная карточка

  Работа с документами в организации сопровождается решением задач по их учету, регистрации, контролю исполнения. Реализация указанных задач осуществляется с помощью информационно-поисковой системы, которая может быть создана на основе традиционных и автоматизированных средств обработки информации.
  Информационно-поисковая система (ИПС) по управленческим документам организации – массив сведений о документах, а также правила и средства использования этого массива. Сведения о документах могут фиксироваться в журналах, традиционных (ручных) и автоматизированных картотеках. Журналы и карточки обобщенно называют регистрационными формами или регистрационно-контрольными формами (РКФ).

  А.Ю. Чуковенков

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №12, 2004

• Идеальное делопроизводство

  В любой сфере деятельности специалисты пытаются найти эффективные средства для решения существующих проблем, заглянуть в будущее, наметить планы дальнейшей работы. Делопроизводство не является исключением. Термин «идеальное делопроизводство» является весьма условным. В ряде случаев для характеристики системы делопроизводства более адекватными являются термины «оптимальная», «эффективная», «рациональная» и др. Основная задача при постановке вопроса об идеальном делопроизводстве, на наш взгляд, заключается в том, чтобы побудить специалистов задуматься над стратегическими целями, которые ставятся при выполнении работ по совершенствованию делопроизводства, и путями достижения этих целей. Поэтому «идеальное делопроизводство» – это скорее обозначение проблемы, чем название конкретных систем.

  А.Н. Сокова

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №11, 2004

• Отметка о направлении документа в дело: кем используется и как оформляется

  Напомним, как оформлять отметку о направлении документа в дело, которая несет двойную функцию: во-первых, свидетельствует о том, что документ исполнен и снят с контроля, во-вторых, указывает номер дела, в которое он должен быть подшит.

  Запись в блоге, 11.12.2023, 10:06

• Сроки исполнения документов

  Узнайте правила исчисления сроков исполнения, порядок исполнения документов, ограниченных определенными сроками, и какая ответственность предусмотрена за нарушение сроков исполнения.

  Запись в блоге, 11.09.2023, 10:55

• Как создавать, согласовывать и хранить документы: записка

  Узнаете, чем отличаются служебные, докладные и объяснительные записки, как их составлять, учитывать и хранить.

  Запись в блоге, 11.03.2024, 11:39

• Письмо-благодарность, благодарственное письмо

  Письмо-благодарность – этикетное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.

  А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №10, 2004

• Использование государственной и иной символики

  В протокольной практике широко используется символика – государственная, местная (муниципальная), ведомственная и, естественно, корпоративная, которая полу-чает широкое распространение в связи с развитием предпринимательства. Поэтому возникает необходимость в знании определенных правил использования символики. Этот порядок находится в зависимости приоритетности государственной символики и опреде-лен в законодательных актах Российской Федерации.

  Прокопенкова Е.Ю.

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №7, 2004