Рубрика

Делопроизводство

• Документы и системы документации

  В деятельности любой организации, учреждения, предприятия (далее – организация) создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.
  При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.
  В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы. Говоря о классификации систем документации, мы будем использовать в качестве основания управленческие функции и, соответственно, выделять системы документации по их назначению в управленческой деятельности. Основные управленческие функции (организация, планирование, регулирование, координация, контроль) реализуются с помощью следующих систем: система организационно-правовой документации, система плановой документации, система распорядительной документации, система договорной документации, система отчетной документации.
  Рассмотрим эти системы документации с точки зрения их назначения и состава входящих в них документов.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №1, 2006

• Подлинник, копия, дубликат

  В управленческой деятельности документ, имеющий юридическую силу, готовится, как правило, в единственном экземпляре. Исключений из этого правила немного. Исключением, в частности, являются договоры, при подготовке которых количество подлинников должно соответствовать количеству сторон, заключивших сделку. Для организации работы обычно требуется большее количество экземпляров документов, и современные средства копирования и тиражирования документов позволяют достаточно легко и быстро изготавливать необходимое количество экземпляров документа, его копий.
  Термины и определения. Понятия подлинника документа и копии документа в делопроизводстве четко различаются. Определения этим понятиям дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
  - подлинник (официального) документа – первый или единственный экземпляр официального документа;
  - копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №11, 2005

• Документы в претензионной работе

  Организации в процессе выполнения договорных обязательств сталкиваются с различными ситуациями ненадлежащего выполнения условий договора, выполнения их не в полном объеме, с нарушением сроков, качества и др. В подобных случаях возникает необходимость обратиться к стороне, не выполнившей обязательства, с претензией. Претензионной работой в организации занимаются юристы, поскольку это одна из составных частей правового обеспечения деятельности организации. Но и секретарям нередко приходится сталкиваться с этой работой, поэтому они должны иметь хотя бы самые общие представления о ее содержании.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №10, 2005

• Формы журналов для учета и регистрации документов

  В редакцию журнала приходит много писем с вопросами о том, как разработать и вести в делопроизводстве журналы. Эту тему мы уже затрагивали, рассказывая о регистрационно-контрольных карточках . Возвращаясь к ней, хотелось бы отметить два принципиальных момента.
  Во-первых, информационно-поисковая система (ИПС), построенная на использовании таких традиционных (ручных) средств, как журналы, в настоящее время представляется устаревшей и не выдерживает сравнения с автоматизированными системами. Недостатки журнальных систем учета, регистрации и контроля исполнения документов хорошо известны. Они связаны с тем, что все записи в журнале ведутся только от руки и в одном экземпляре. Порядок их расположения не может быть изменен, они заносятся в журнал по мере поступления документов на регистрацию. Отсюда – отсутствие возможности проводить систематизацию сведений о документах по тем признакам, которые зачастую являются важнейшими при поиске (например, по корреспондентам, тематике, исполнителям и т.д.). При использовании журнальной формы документ в организации может регистрироваться многократно, одни и те же записи повторяются в журналах структурных подразделений, через которые проходит документ в процессе исполнения. Кроме того, возникают неудобства при необходимости с журналом одновременно нескольким исполнителям.

  А.Ю. Чуковенков

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №8, 2005

• Документооборот организации

  Организация документооборота – одна из функций службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ). Документооборот, по определению ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Документооборот включает в себя всю совокупность перемещений документов в организации в процессе выработки, принятия и исполнения управленческих решений, все операции по приему, передаче, рассмотрению, оформлению и отправке документов.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №7, 2005

• Информационно-справочные документы
  (внутренняя переписка)

  Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации. Информация, характеризующая состояние системы управления, может содержаться в различных документах. Важное место среди них занимают информационно-справочные документы: докладные записки, служебные записки, справки, акты, переписка и др.
  Как правило, именно в информационно-справочных документах содержится информация, которая инициирует принятие управленческих решений. Можно сказать, что эти документы позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.
  Состав информационно-справочной документации. В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, переписка, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень и некоторые другие документы.
  Особую группу в информационно-справочной документации составляют так называемые записки ¬- докладная записка, служебная записка, аналитическая записка, объяснительная записка - и примыкающие к ним предложения, справки, сводки. Особенностью этих документов является то, что в документообороте учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации. Эти документы обеспечивают внутренние информационные связи организации, поэтому их нередко называют внутренней перепиской.
  Рассмотрим именно эту группу информационно-справочных документов.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №6, 2005

• Приказы по основной деятельности

  В организациях, действующих на основе единоличного принятия решений, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит руководителю организации (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и др.), управленческие решения оформляются в виде приказов. В деятельности организаций издается два вида приказов – приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (по кадрам), различающиеся не только содержанием, но и правилами оформления и организации последующего хранения.

  В.Ф. Макеева

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №5, 2005

• Процедура подготовки распорядительных документов

  При подготовке документов важную роль играет соблюдение определенной технологии документирования. Любой документ проходит путь от проекта до удостоверенного по всем правилам подлинника. Совокупность и последовательность этапов подготовки документа можно назвать процедурой подготовки документа.
  Процедура подготовки документов зависит от вида документа, его назначения и содержания, способа принятия решения, структуры организации и от других факторов. При подготовке распорядительных документов организующее значение имеет способ принятия решений: коллегиальный или единоличный. При коллегиальном способе решение принимается группой лиц (коллегией, советом, дирекцией, правлением и др.) на заседании; при единоличном способе решение принимается руководителем организации (директором, председателем и др.) при согласовании со всеми заинтересованными должностными лицами.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №4, 2005

• Протоколы заседаний: составление и оформление

  Нет ни одной книги по делопроизводству, в которой бы не рассматривались протоколы. Тем не менее, у работников служб документационного обеспечения и специалистов возникает множество вопросов о подготовке и оформлении этого вида документа. Постараемся ответить на некоторые из них.

  В.Ф. Янковая

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №3, 2005

• Номенклатура дел организации

  Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.
  Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при условии четкой классификации документов.
  Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

  Н.М. Березина

  Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2005