Документы в претензионной работе

Нормативная база

До 1995 г. порядок организации претензионной работы регулировался Положением о претензионном порядке урегулирования споров, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.06.1992 № 3116-1, но это постановление было отменено Федеральным законом от 05.05.1995 № 71-ФЗ «О введении в действие Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации» (в настоящее время действует Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 27.07.2002).

Отмена названного положения была вызвана длительностью сроков претензионного урегулирования споров: на это у организаций порой уходило до полугода и более (месяц - на рассмотрение претензии; если претензионные требования не удовлетворялись, спор рассматривался в арбитражном суде в течение двух месяцев, а решение вступало в силу через месяц после принятия). В результате около полугода, а иногда и больше потерпевшая сторона не могла восстановить нарушенные права, а виновная в это время могла незаконно пользоваться имуществом или денежными средствами пострадавшей стороны. Попытка разрешения спора в претензионном порядке была обязательной процедурой, предшествовавшей рассмотрению дела в арбитражном суде.

Гражданский кодекс РФ, принятый в 1994 г. (часть 1), не требовал обязательного претензионного урегулирования разногласий, а принятый в 1995 г. Арбитражный процессуальный кодекс РФ установил, что претензионный порядок урегулирования споров может быть установлен федеральным законом для определенной категории споров или может быть предусмотрен договором сторон, и тогда его соблюдение становится обязательным. Таким образом, претензионный порядок урегулирования споров в наше время не является общим правилом. Тем не менее, рядом законодательных актов, принятых уже после 1995 г., устанавливается порядок предъявления претензий. В настоящее время законами предусмотрено претензионное урегулирование споров с транспортными организациями (Устав железнодорожного транспорта РФ, Воздушный кодекс РФ, Кодекс внутреннего водного транспорта РФ, Кодекс торгового мореплавания РФ, Устав автомобильного транспорта) и с организациями связи (Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» (ст. 37); Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (п. 110-112); Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 и др.).

При осуществлении иных видов деятельности, в случае отсутствия законодательства, регулирующего порядок претензионного урегулирования споров, соответствующие положения по решению сторон могут быть включены в тексты договоров. Положения договора в этом случае устанавливают как порядок предъявления и урегулирования претензий, так и сроки предъявления и исполнения претензий.

В чем же состоит суть претензионной работы?

Во-первых, нужно иметь в виду, что если претензия обоснованная, она должна быть удовлетворена в полном объеме. Если же претензия не удовлетворяется и интересы пострадавшей стороны не восстановлены, потерпевшая сторона вправе обратиться с иском в арбитражный суд, причем право на обращение в арбитражный суд у потерпевшей стороны наступает лишь в случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии (или в случае неполучения своевременного ответа на претензию).

Во-вторых, ведение претензионной работы должно быть соответствующим образом организовано. Для этого на предприятии разрабатывается юридической службой (юристом) и утверждается руководителем локальный нормативный акт (инструкция, стандарт предприятия, положение, правила) о порядке организации и ведения претензионной (претензионно-исковой) работы. В этом документе должно быть определено, какая служба или должностное лицо ведет претензионную работу (готовит претензии в случае частичного или полного невыполнения договорных обязательств, ответы на претензии контрагентов и иную переписку по претензиям). На эту же службу возлагаются обязанности по контролю и ведению справочно-информационной и аналитической работы по претензиям.

Регистрация поступающих и отправляемых претензий, как и всей входящей и исходящей корреспонденции, ведется службой документационного обеспечения управления, но одновременно с этим юридическая служба (юрист) ведет собственный учет претензий и связанных с ними документов, что необходимо для осуществления контрольных функций и ведения справочной и аналитической работы по претензиям. Нужно иметь в виду, что претензия – правовой документ, поэтому крайне важно, чтобы делопроизводственная сторона претензионной работы была организована безупречно.

Регистрация и учет претензий решают несколько задач: во-первых, обеспечивается сохранность документов (утеря претензионных документов может повлечь за собой большие убытки для организации, невозможность произвести взыскание, уплату госпошлины и др., если в связи с необоснованным отклонением претензии спор будет передан в арбитражный суд), во-вторых, это позволяет вести контроль за своевременностью рассмотрения, отправки претензий и получения ответов на них. Кроме того, регистрация и учет претензий позволяет вести аналитическую работу: анализировать причины возникновения претензий, способы их удовлетворения или причины отказов в удовлетворении претензии и на основе полученных данных разрабатывать предложения и проводить мероприятия по совершенствованию деятельности организации.

Юридическая служба (юрист), занимающаяся претензионно-исковой работой, тесно взаимодействует с теми подразделениями, которые заключают гражданско-правовые (хозяйственные) договоры и ведут работу по их выполнению. Поэтому при поступлении в организацию претензии контрагента (стороны по договору) претензия после регистрации в службе ДОУ передается в юридическую службу, а затем после внесения данных о претензии в учетный журнал (или базу данных) юридической службы передается в подразделение, которое ведет работу по данному договору. Подразделение изучает претензию на предмет ее обоснованности и готовит свое заключение. Если при этом необходима информация из других подразделений, эти подразделения представляют свои материалы для решения вопроса об удовлетворении претензии (полном или частичном) или ее отклонении.

Подготовленное заключение визируется юридической службой (юристом) и передается на подпись руководителю организации или его заместителю (это зависит от того, как распределены обязанности между руководством). Подписанное руководителем заключение поступает в юридическую службу (юристу) для подготовки ответа об удовлетворении претензии (полном или частичном) или об отклонении ее с соответствующим обоснованием. Заключение и копия ответа хранятся в юридической службе (у юриста) организации. В подразделении, которое готовило заключение, остается его копия. Если организация отказывает в удовлетворении претензии, мотивы отказа очевидны и не требуют развернутого обоснования, подразделение, занимающееся работой по договору, направляет соответствующую служебную записку в юридическую службу (юристу), которая готовит письмо – отказ в удовлетворении претензии (без подготовки заключения). В этом случае руководитель получает на подпись сразу письмо – ответ об отказе в удовлетворении претензии, которое готовит юридическая служба (юрист).

В случае если организация предъявляет претензию стороне по договору, предварительная работа по сбору необходимых материалов и обоснованию претензии проводится в структурных подразделениях, ведущих работу по договору. Подготовленные материалы передаются в юридическую службу (юристу), занимающуюся претензионно-исковой работой, со служебной запиской, в которой обосновывается необходимость предъявления претензии. Юридическая служба (юрист) должна проверить обоснованность претензии, полноту материалов, подтверждающих претензию и правильность их оформления. Юридическая служба имеет право запросить дополнительные материалы, вернуть недостаточно проработанные документы на доработку.

Обоснованная и правильно оформленная претензия дает возможность урегулировать разногласия и восстановить права и интересы организации без обращения в арбитражный суд.

Претензия как документ

Претензия оформляется на бланке письма организации, и по сути является разновидностью делового письма. Подписывается претензия руководителем организации или его заместителем.

В претензии должно быть указано наименование организации, которой эта претензия предъявляется, с указанием организационно-правовой формы, полного наименования и почтового адреса организации. Это особенно важно, так как организации с разными организационно-правовыми формами могут иметь идентичное наименование. Требования в претензии должны излагаться конкретно и четко. Если претензионные требования подлежат денежной оценке, в претензии должна быть указана требуемая сумма и приведен ее расчет. Это необходимо для того, чтобы ответчик мог проверить обоснованность претензии. Претензия может содержать альтернативные требования, например в случае недостачи товара получатель может потребовать либо возвратить стоимость оплаченного, но не полученного товара, либо дослать недостающее количество товара.

В претензии должны содержаться ссылки на дату и номер договора, в связи с которым предъявляется претензия, ссылки на даты и номера документов, подтверждающих претензию. Например, если претензия предъявляется в связи с недостачей товара, в ней должны быть даны ссылки на товарно-транспортную накладную, доверенность и другие документы, по которым получен товар, ссылки на документ, в котором зафиксирована недостача товара (коммерческий акт, акт приемки товара по количеству и т.д.). Если в претензии обосновываются штрафные санкции или возмещение убытков, она должна содержать ссылку на законодательный акт или договор, в котором установлена эта ответственность.

Требования, заявленные в претензии, подтверждаются необходимыми документами, которые прилагаются к претензии в виде подлинников, заверенных копий или выписок из них.

Самым распространенным и надежным способом доставки претензии адресату является ее отправка заказным письмом или вручение адресату под расписку, если это возможно. Доказательством отправки претензии является почтовая квитанция в приеме заказного письма почтовым отделением, которая должна сохраняться у организации-заявителя до предъявления иска, если не будет получен ответ на претензию и организации придется обращаться в арбитражный суд. Почтовая квитанция прикладывается к исковому заявлению, направляемому в арбитражный суд, в качестве доказательства того, что организация принимала меры к досудебному урегулированию спора.

Сроки предъявления и исполнения претензий

При ведении претензионной работы большое значение имеют сроки предъявления и исполнения претензий. Нужно иметь в виду, что Гражданским кодексом РФ установлен срок исковой давности – 3 года, поэтому организации должны стремиться к тому, чтобы максимально сократить сроки претензионной работы, поскольку время, которое затрачивается на урегулирование спора в претензионном порядке, включается в срок исковой давности. Большинство организаций при ведении претензионной работы продолжают придерживаться 30-дневного срока рассмотрения претензий – срок, который был установлен в утратившем силу Положении 1995 г. Транспортное законодательство и законодательство о связи устанавливают иные сроки предъявления претензий. В частности, Законом РФ «О связи» установлены следующие сроки предъявления претензий:

·               претензии в связи с непредоставлением, несвоевременным или недоброкачественным предоставлением услуг связи либо невыполнением или ненадлежащим выполнением работ в области электрической связи (за исключением претензий по телеграфным сообщениям) - в течение шести месяцев;

·               претензии в связи с недоставкой, несвоевременной доставкой, повреждением или утратой почтовых отправлений - в течение шести месяцев;

·               претензии, вытекающие из недоставки, несвоевременной доставки или искажения телеграфного отправления, - в течение одного месяца.

Для дачи письменных ответов на претензии установлены следующие сроки:

·               два месяца - по претензиям в связи с непредоставлением, несвоевременным или недоброкачественным предоставлением услуг связи либо невыполнением или ненадлежащим выполнением работ в области электрической связи, а также по всем видам иногородних почтовых отправлений,

·               один месяц - по телеграфным отправлениям;

·               пять дней - по местным почтовым отправлениям.

По претензиям, связанным с подпиской и доставкой газет, журналов и других печатных периодических изданий, сроки предъявления претензий и их рассмотрения составляют для юридических лиц один год.

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии или неполучении в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд. Порядок предъявления и рассмотрения исков в арбитражном суде регламентируется Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации. Арбитражное рассмотрение дела – это уже следующая стадия разрешения спора.