Неиспользованные отпуска — головная боль кадровика

Опытные кадровики точно знают: ежегодные отпуска имеют тенденцию накапливаться. И хотя в большинстве случаев вины кадрового работника в этом нет, наличие неиспользованных отпусков — это нарушение трудового законодательства. В статье рассмотрим, чем грозит работодателю предоставление отпусков с опозданием, как быстро закрыть долги и что делать, чтобы отпуска впредь не накапливались.

ЧЕМ ЧРЕВАТ «ДОЛГ» ПО ОТПУСКАМ

В Трудовом кодексе РФ (далее — ТК РФ) есть несколько норм, регулирующих предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков[1]. Напомним их:

• оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (т. е. в рамках рабочего года);

• при перенесении отпуска в исключительных случаях из-за того, что предоставление в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (то есть, по сути, по производственной необходимости), он должен быть использован работником не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется (не позднее 18 месяцев в организациях ОПК[2]). Следовательно, если отпуск переносится не ради интересов производства, а из-за болезни или по желанию работника, перенос возможен только в рамках текущего рабочего года;

• работникам до 18 лет и тем, кто работает во вредных условиях, отпуска предоставляются строго ежегодно, т. е. в течение рабочего года, никаких исключений;

• запрещается не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд (речь, разумеется, опять про рабочие годы, а не календарные);

• продолжительность ежегодного основного отпуска не может быть менее 28 календарных дней, при этом некоторым категориям работников федеральными законами установлен удлиненный отпуск. Также некоторым категориям работников положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск («вредники», работники с ненормированным рабочим днем и те, кто работает в северных районах, врачи и др.).

Несоблюдение хотя бы одного требования — это нарушение, за которое предусмотрено наказание по части 1 ст. 5.27 КоАП РФ. В соответствии с ней работодатель несет административную ответственность в виде предупреждения или штрафа:

• на должностных лиц в размере 1000 – 5000 руб.;

• на ИП (и микропредприятия[3]) в размере 1000 – 5000 руб.;

• на другие юридические лица в размере 30 000 – 50 000 руб.

При повторном нарушении «отпускных» норм такое мягкое наказание, как предупреждение, уже не применяют, а штрафы становятся выше в несколько раз:

• на должностных лиц 10 000 – 20 000 руб. или дисквалификация от 1 года до 3-х лет;

• на ИП и микропредприятия 10 000 – 20 000 руб.;

• на другие юридические лица 50 000 – 70 000 руб.

            Несоблюдение указанных выше требований по предоставлению отпусков не рассматривается инспекционной и судебной практикой как длящееся правонарушение. Следовательно, срок исковой давности по ним — 1 год с момента совершения (т. е. со следующего дня после окончания крайнего срока исполнения обязанности). Но это вовсе не значит, что отпуска, которые работники не использовали за предыдущие рабочие годы, «сгорают». Невозможно оштрафовать за «долг» по ним, но обязанность по предоставлению работникам всех неиспользованных дней отпуска остается.

Работодатель - «должник» не только рискует получить штраф, но и становится заложником ситуации в трудовых отношениях:

1. Работник может неожиданно захотеть использовать сразу все отпуска за прошлые годы. Отказ в такой просьбе чреват конфликтом, который приведет либо к проверке, либо к судебному спору. И в этом споре работник выиграет, так как нарушено не только его право на отпуск, но и конституционное право на отдых.

2. Сумма отпускных за «просроченные» отпуска, скорее всего, окажется больше, чем сумма, которая была бы выплачена работнику при своевременном предоставлении отпуска. Ведь отпускные рассчитываются исходя из заработка за последние 12 месяцев, а зарплата работников, как правило, ежегодно подрастает.

3. Если придется компенсировать неиспользованные дни отпуска за несколько лет, расчетные суммы при увольнении работника могут оказаться очень большими. Отказ выплачивать компенсацию приведет к суду, в котором работодатель с большой вероятностью проиграет. Есть и прецедент: кассационный суд обязал организацию выплатить работнику отпускные за 484 календарных дня, так как работодатель не смог доказать, что предоставлял работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в течение 15 лет[4].

ПОЧЕМУ ОТПУСКА НАКАПЛИВАЮТСЯ 

Перечислим основные пять причин, по которым работники используют свои отпуска не вовремя и/или не полностью:

1. Слабая организация рабочих процессов.

2. Отсутствие точного учета отпусков.

3. Правовая неграмотность.

4. Неверная трактовка норм ТК РФ.

5. Неверно определен рабочий год.

Прокомментируем каждую причину.