Электронная версия журнала

Оптимизация бизнес-процессов управления денежными потоками финансового отдела

«Планово-экономический отдел» №2 2017 / Управление финансами

ЗАЯВКА НА ОПЛАТУ

Чтобы свести к минимуму риски, которые связаны с управлением платежами и необоснованным списанием денежных средств с расчетного счета, нужно четко описать бизнес-процессы по принятию и исполнению Заявок на оплату в финансовом отделе. Заявка на оплату — наиболее распространенный документ, санкционирующий проведение платежа в компании. На основании Заявки принято формировать платежное поручение.

 

Заявка на оплату № 12/678 от 30.01.2017

 

К первичному документу на оплату:

Поставщик/Подрядчик

ООО «Эталон» (РФ)

Документ на оплату

Счет № 18 от 25.01.2017

Документ на оплату прилагается?

Да

Сумма, руб.

72 800

Назначение платежа

Подшипники

Граничный срок оплаты (согласно договору)

10.02.2017

Предпочтительный срок оплаты (указывает куратор платежа)

03.02.2017

 

Корпоративный контроль и аналитики:

Куратор платежа

Начальник отдела снабжения

Снегирев      С. М. Снегирев

Классификация

15.4. Запчасти для ремонта грузового автомобильного транспорта

Договор

№ 312 от 15.01.2017

Согласование оплаты:

 

Налоговые риски

Главный бухгалтер

Смирнова      И. Д. Смирнова

Правовые риски и договорной контроль

Юрисконсульт

Белов      Н. Г. Белов

Бюджетный контроль

Экономист

Ильина      В. Ф. Ильина

Бухгалтерский учет

Бухгалтер материального отдела

Шафранова      М. Б. Шафранова

 

Движение заявки в финансовом отделе:

Заявка принята

Начальник финансового отдела

Дубовой     К. Е. Дубовой

Дата поступления Заявки

30.01.2017

Заявка внесена в Реестр

Бухгалтер

Морозова Е. С. Морозова

31.01.2017

Отметка об оплате

Оплачено 03.02.2017

ЦЕЛЬ

Описание бизнес-процессов по принятию и исполнению Заявок на оплату в финансовом отделе необходимо для контроля. Контроль — это общее слово, поэтому его нужно конкретизировать, указать более узкие функции:

  • контроль договорных отношений, дебиторской и кредиторской задолженности;
  • подтверждение, что на оплачиваемую сделку заключен договор, который составлен в интересах организации, и его подлинник находится у юриста компании;
  • исключение повторных оплат одних и тех же счетов, поставок по договорам;
  • предполагаемый платеж соответствует бюджетным лимитам;
  • о предполагаемом платеже уведомлены главный бухгалтер, финансовый директор и другие должностные лица, которые несут административную и уголовную ответственность;
  • Заявку на соответствие внутренним регламентам проверяет не только бухгалтер финансового отдела, непосредственно ее исполняющий (делает платежку в системе «Клиент-Банк», подписывает цифровой подписью), но и начальник этого отдела (отвечает за движение всех денежных средств в компании);
  • прежде чем попасть в Реестр платежей (из него определяют группу, которая будет оплачена «сегодня» или «на этой неделе»), Заявка должна пройти контроль на соответствие всем требованиям;
  • окончательное решение о направлениях расходования денежных средств (имеется в виду непосредственное списание с расчетного счета, а не просто бюджет как «бумага») принимает финансовый директор.

Важная деталь: перечисленные действия исключат попадание в Реестр заявок, не обязательных к оплате, а значит, нецелевое и неэкономное расходование денежных средств с расчетного счета.

РАБОЧАЯ ГРУППА

Формирование рабочей группы — первый важный шаг в описании и оптимизации бизнес-процессов.

Успешность проекта можно обеспечить, если выделить следующих участников рабочей группы:

  • Заказчик проекта — должностное лицо, которому необходимо описание бизнес-процесса. Заказчик должен иметь соответствующие полномочия и ресурсы для проведения работ. Типичный пример Заказчика — финансовый директор. Важная деталь: Заказчик может не входить в состав рабочей группы, но он должен контролировать достижение обозначенных целей, сроки выполнения работ;
  • Руководитель проекта — возглавляет рабочую группу, организует и координирует проект. Руководитель проекта работает в непосредственном контакте с Заказчиком, отвечает за результаты всего процесса. В данном случае в качестве руководителя проекта рекомендуется выбрать начальника финансового отдела;
  • для каждого бизнес-процесса принято выделять Владельца — сотрудника компании, который управляет бизнес-процессом, имеет в своем распоряжении ресурсы и отвечает за результат бизнес-процесса. Поскольку бизнес-процесс по работе с Заявками описывают в рамках одного подразделения, то начальник финотдела будет одновременно Владельцем бизнес-процесса. Он должен отвечать за результат этого бизнес-процесса — своевременную оплату Заявок (счетов) контрагентов;

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Если топ-менеджмент не нацелен внедрять процессный подход к управлению в своей компании, то функция Владельца процесса сводится к ответственности за достоверность описания бизнес-процесса.

 

  • Аналитики проекта — собирают информацию, формируют модели, разрабатывают регламенты. Хорошими Аналитиками покажут себя сотрудники, которые в своей деятельности так или иначе сталкиваются с анализом или регламентацией деятельности компании. Как правило, это специалисты отделов планирования и анализа. Поскольку речь идет об описании бизнес-процесса в рамках одного отдела, то необходимо выбрать одного или двух сотрудников из финансового отдела. Если в штате отдела присутствует экономист, то лучше взять экономиста;
  • когда в проекте работает несколько Аналитиков, они параллельно описывают различные процессы, работают на разных подуровнях описания, поэтому нужен Интегратор. Интегратором рекомендуется брать одного из Аналитиков или Руководителя проекта. Его задача — обеспечить целостность бизнес-процесса, координацию работы Аналитиков, чтобы их модели не пересекались, были одинаково подробными;
  • если в качестве Аналитиков в рабочую группу не были включены непосредственные исполнители, то последних привлекают к работе в качестве Экспертов. Эксперты — это ключевые сотрудники, которые участвуют в бизнес-процессе. В данном случае экспертами будут бухгалтеры-операционисты, которые на основании Заявок на оплату формируют платежные поручения, контролируют их проведение по системе «Клиент-Банк». Главное правило: не берем в число экспертов новых сотрудников компании.

Эксперты и Владельцы проверяют модели бизнес-процессов на соответствие действительности, поэтому являются главными источниками информации о бизнес-процессах для Аналитиков;

  • Консультанты — проводят обучение и организуют проектную работу. Они могут выполнять функции Аналитиков и Интеграторов по описанию бизнес-процессов. Часто для реализации пилотных проектов по описанию нескольких бизнес-процессов компании приглашают внешних Консультантов. В ходе пилотных проектов сотрудники взаимодействуют с Консультантами, получают необходимые навыки для самостоятельной работы над последующими проектами. Консультанты выполняют методическую поддержку сотрудников компании, проверяют самостоятельно выполненные работы.

 

ЭТО ВАЖНО

Консультанты не обязательно должны быть внешними. По отношению к финансовому отделу функцию Консультантов могут выполнять сотрудники отдела внутреннего аудита, службы экономической безопасности, главный бухгалтер.

ДЕРЕВО ПРОЦЕССОВ

Рабочая группа разрабатывает единое дерево бизнес-процессов финансового отдела (рис. 1).

Дерево бизнес-процессов — это все функции, которые выполняет подразделение или компания.

 

 

Название данного дерева бизнес-процессов — «Ф0. Функции Финансового отдела/Управление денежными потоками».

Важно ввести информативные обозначения. Так, буква «Ф» означает финансовый отдел. При описании бизнес-процессов отдела продаж логично использовать обозначение «П».

«0» — объединяющий уровень, поскольку дерево на рис. 1 описывает все аспекты работы финансового отдела компании.

Если компания стремится формализовать бизнес-процесс с привязкой не к оргструктуре, а к функциям, то так и указывают — «Управление денежными потоками». Отсюда двойное название.

При создании дерева бизнес-процессов оговаривается степень детализации (уровни). Рассмотрим пример детализации:

1. Бизнес-процессы верхнего уровня:

Ф1. Осуществление платежей;

Ф2. Составление Отчета о движении денежных средств;

Ф3. Составление Платежного календаря;

Ф7. Выполнение прочих распоряжений руководства, связанных с управлением денежными потоками.

Ф1–Ф7 — это группы бизнес-процессов. Их столько, сколько функций обозначено в Положении об отделе (условно: группа бизнес-процесса = функции отдела).

Понятие группы не следует путать с понятием «уровень/степень детализации». Уровней, как правило, делают не больше пяти. Пример самого низкого уровня на рис. 1 — это «Ф1.2.1.1.1. Входной контроль Заявок на оплату».

2. Бизнес-процессы первого уровня:

Ф1.1. Платежи валютные;

Ф1.2. Платежи внутри страны.

Бизнес-процессы первого уровня также представляют из себя дерево.

3. Кодовое название элемента второго уровня — подпроцесс (обратите внимание, что термин «бизнес-процесс» меняем на термин «подпроцесс»). Подпроцессы являются ключевыми составляющими бизнес-процесса первого уровня. Например, подпроцессы бизнес-процесса «Ф1.2. Платежи внутри страны» следующие:

Ф1.2.1. Формирование и согласование Реестра платежей;

Ф1.2.2. Формирование платежных поручений в системе «Клиент-Банк»;

Ф1.2.3. Работа с выписками по расчетному счету;

Ф1.2.4. Отражение проведенных платежей на счетах бухгалтерского учета;

Ф1.2.5. Отражение проведенных платежей на статьях бюджета.

4. Кодовое название элемента третьего уровня — процедура (последовательность действий с промежуточным результатом).

Например, подпроцесс «Ф1.2.1. Формирование и согласование Реестра платежей» состоит из следующих процедур:

Ф1.2.1.1. Формирование Реестра платежей;

Ф1.2.1.2. Согласование Реестра платежей.

5. Четвертый уровень детализации — узкоспециализированные функции (действия) нижнего уровня, из которых состоят процедуры.

Представим действия процедуры «Ф1.2.1.1. Формирование Реестра платежей»:

Ф1.2.1.1.1. Входной контроль Заявок на оплату;

Ф1.2.1.1.2. Внесение Заявок на оплату в Реестр платежей.

Покажем на примере, почему важна такая детализация.

 

ПРИМЕР

Компания ООО «Доминант» (г. Владимир) должна оплатить ООО «Торговый центр» (г. Владимир) аренду торговых площадей. Казначей не оплатит Заявку на сумму 25 300 руб. без выполнения процедур:

  • «Формирование Реестра платежей», которая включает следующие обязательные действия:

- Входной контроль Заявки (действие первое);

- Внесение заявки в Реестр платежей (действие второе);

  • «Согласование Реестра платежей», которая включает такие действия:

- Выбор приоритетных платежей «на сегодня» (действие первое);

- Согласование Реестра приоритетных оплат с финансовым директором (действие второе).

Когда выполнены указанные действия и процедуры, разрешается переходить к подпроцессу «Формирование платежных поручений в системе “Клиент-Банк”» и т. д.

 

Указанная терминология «бизнес-процесс – подпроцесс – процедура – действие» не является единственно возможной и единственно правильной. Каждая компания может применять удобную для нее терминологию, в зависимости от специфики бизнес-процессов и уровня детализации.

Описание бизнес-процессов до определенного уровня призвано:

  • установить число необходимых регламентов процессов нижнего уровня;
  • устранить дублирование функций;
  • разграничить ответственность.

РЕГЛАМЕНТЫ

После формирования дерева процессов приступают к подробному описанию каждого бизнес-процесса.

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Для описания бизнес-процессов важно выбрать правильный формат.

 

Выделим ключевые требования к регламенту, который описывает бизнес-процесс:

  • присутствуют нумерация и четкая идентификация бизнес-процесса;
  • регламент адаптирован к уровню знаний непосредственных исполнителей;
  • удобочитаемая форма, нет жестких требований, допускается свободная форма составления;
  • визуализация документооборота, вложенные скриншоты экрана рабочей программы, компьютерные распечатки, реестры документов, блок-схемы и т. п.

 

ЭТО ВАЖНО

Следует минимизировать текстовую часть регламентов.

 

Текстовые регламенты имеют следующие недостатки:

  • вызывают больше споров при согласовании;
  • сложнее вносить изменения;
  • малочитабельный текст регламента после нескольких актуализаций.

Принято описывать бизнес-процессы в виде таблиц и блок-схем.

Представим пример регламента бизнес-процесса «Ф1.2. Платежи внутри страны» в виде таблицы. Так, подпроцесс «Ф1.2.1. Формирование и согласование Реестра платежей» описан достаточно подробно. Цель регламента — контроль, отсюда пристальное внимание к действиям:

Ф1.2.1.1.1. Входной контроль Заявок на оплату;

Ф1.2.1.2.1. Выбор приоритетных платежей.

В описании действий четко указывается, чьи визы обязательны в Заявке на оплату, какие платежи более приоритетные — зарплата или аренда.

 

Регламент бизнес-процесса: «Ф1.2. Платежи внутри страны»

 

Версия

Статус документа

Дата изменения статуса

Владелец бизнес-процесса

Исполнитель бизнес-процесса (структурное подразделение)

5

Утвержден

30.01.2017

Начальник финансового отдела

Финансовый отдел

 

Подпроцесс

Процедура

Действие

Описание действий/Выполнить/Удостовериться/Проверить

Ответственное лицо

Документ на входе

Документ на выходе

Временные рамки

Ф1.2.1. Формирование и согласование Реестра платежей (см. блок-схему)

Ф1.2.1.1. Формирование Реестра платежей

Ф1.2.1.1.1. Входной контроль Заявок на оплату

1. К заявке приложен счет на оплату. Реквизиты на счете и в заявке совпадают: номер, дата, сумма, назначение платежа.

2. Банковские реквизиты в счете указаны четко и в полном объеме. Банк, в котором открыт расчетный счет контрагента, не отнесен к неплатежеспособным, не лишен лицензии.

3. Куратор платежа имеет право инициировать заявку на указанное назначение платежа, классификацию расходов.

4. Заявка на сумму менее 100 тыс. руб. утверждена финансовым директором. Заявка на сумму более 100 тыс. руб. утверждена генеральным директором.

5. Заявка согласована (наличие подписей, расшифровка подписи):

• куратор платежа;

• главный бухгалтер (допускается заместитель главного бухгалтера);

• юрисконсульт или специалист по договорам;

• экономист;

• бухгалтер материального отдела.

6. Заявка принята начальником финотдела: на заявке стоит подпись и дата.

Если выявлены несоответствия по пп. 1–5, заявку нужно вернуть куратору платежа, по п. 6 — задать вопрос начальнику

Бухгалтер

Заявка на оплату непроверенная

Заявка на оплату проверенная

До 12.00 ежедневно

Ф1.2.1.1.2. Внесение Заявок на оплату в Реестр платежей

1. На основании заявки сделать запись в Реестре:

• номер и дата заявки;

• номер счета, дата, сумма, назначение платежа, граничный срок оплаты, предпочтительный срок оплаты;

• дата поступления заявки в финотдел.

2. Проверить внесенные счета от данного контрагента на предмет задвоений — номер счета, счета от одной даты, счета на одинаковые суммы, идентичные назначения платежа.

3. В строке заявки «Заявка внесена в Реестр» проставить свои Ф.И.О., подпись, дату внесения

Бухгалтер

Заявка на оплату проверенная

Реестр платежей

До 12.00 ежедневно

 

Ф1.2.1.2. Согласование Реестра платежей

Ф1.2.1.2.1. Выбор приоритетных платежей

1. Правила выбора приоритетных платежей для оплаты:

• в первую очередь оплачивать счета, срок оплаты которых истекает;

• если сумма крупная (более 100 тыс. руб.), срок оплаты приближается, то до истечения срока оплачивать частями.

2. Учитывать очередность приоритетов:

1) налоги, платежи во внебюджетные фонды;

2) заработная плата;

3) аренда торговых площадей;

10) прочие платежи.

3. Учитывать значимость контрагентов

Экономист

Реестр платежей

Реестр «Приоритетные оплаты на сегодня» не согласованный

С 12.00 до 13.00 ежедневно

 

Ф1.2.1.2.2. Согласование «Приоритетных оплат на сегодня» с финансовым директором

1. Направить Реестр «Приоритетные оплаты на сегодня» через окно программы «Согласование» финансовому директору.

2. После получения ответного сообщения «Согласовано»:

• распечатать сообщение, подколоть в папку;

• передать Реестр «Приоритетные оплаты на сегодня» бухгалтеру для формирования платежных поручений в системе «Клиент-Банк» (Ф1.2.2)

Начальник финансового отдела

Реестр «Приоритетные оплаты на сегодня» несогласованный

Реестр «Приоритетные оплаты на сегодня» согласованный

В 13.00 ежедневно

 

Ф1.2.2. Формирование платежных поручений в системе «Клиент-Банк»

 

 

Согласно пользовательским инструкциям банка для системы «Клиент-Банк»

Бухгалтер

Реестр «Приоритетные оплаты на сегодня» согласованный; Заявки на оплату; счета на оплату

Платежное поручение

С 15.00 до 17.00 ежедневно

 

Ф1.2.3. Работа с выписками по расчетному счету

 

 

1. Распечатать выписку по расчетному счету из системы «Клиент-Банк». Примечание: сегодня бухгалтер распечатывает выписку за прошлый банковский день.

2. В полученной выписке сверить остаток денежных средств на начало дня с остатками на конец по банковской выписке за предыдущий день.

3. Сверить построчно все платежи по расходу в банковской выписке с Реестром «Приоритетные оплаты» за соответствующую дату:

• все ли платежи проведены;

• удостовериться, что выписка не содержит платежей, оплаты по которым не предусматривались Реестром.

4. Проверить сумму списаний денежных средств, которые банк сделал самостоятельно. Убедиться, что банк списал только комиссионные (нет списаний по судебным искам и т. п.).

5. В Реестре платежей все заявки, оплаты по которым прошли по выписке, отметить как оплаченные, проставить дату оплаты.

6. В заявках, оплата которых подтверждена выпиской по расчетному счету, проставить штамп «Оплачено/Дата». Убрать оплаченные заявки в папку «Заявки оплаченные»

Бухгалтер

Банковская выписка непроверенная

Банковская выписка проверенная

С 9.00 до 10.00 ежедневно

 

Ф1.2.4. Отражение проведенных платежей на счетах бухгалтерского учета

 

 

1. Передать выписку в материальный отдел бухгалтерии, в центральную бухгалтерию.

2. Забрать выписку с проставленной корреспонденцией счетов за подписью сотрудников бухгалтерии по каждому платежу.

3. Проставить счета бухгалтерского учета в учетной программе (режим «Провести платежи»).

Регламентное отставание: два рабочих дня (сегодня бухгалтерские проводки за позавчера)

Бухгалтер

Банковская выписка проверенная

Журнал-ордер

С 9.00 до 12.00; с 14.00 до 15.00 ежедневно

 

Ф1.2.5. Отражение проведенных платежей на статьях бюджета

 

 

1. Проставить в учетной программе (режим «Бюджетирование») классификацию расходов, указанную в соответствующих заявках на оплату.

2. Распечатать «Бюджетные расходы за ___» за соответствующую дату, передать распечатку в отдел бюджетирования.

Регламентное отставание: один рабочий день (сегодня отражение бюджетных расходов за вчера)

Бухгалтер

Банковская выписка проверенная

Отчет об исполнении бюджета

С 9.00 до 12.00; с 14.00 до 15.00 ежедневно

 

 

Реестр платежей на 31.01.2017

 

Граничный срок оплаты

Предпочтительный срок оплаты

Заявка на оплату

Счет на оплату

Контрагент

Значимость контрагента

Сумма, руб.

Назначение платежа

Классификация платежа

Очередность по приоритетам

Договор

Куратор платежа

Дата поступления заявки в финотдел

Примечание

25.01.2017

25.01.2017

14/755

№ 36 от 20.01.2017

ИП Скакунов М. Д.

3

8100

Канцтовары

32.8. АХД. Канцтовары

3

№ 33 от 15.10.2016

Отдел снабжения/ Снегирев С. М.

27.01.2017

Срок оплаты просрочен!

31.01.2017

31.01.2017

15/714

№ 25 от 25.01.2017

ООО «Торговый центр»

2

25 300

Аренда

10.1. Аренда торговых площадей

3

№ 714 от 03.01.2017

Коммерческий директор/

Кулаков А. Н.

30.01.2017

Срочно оплатить!

05.02.2017

01.02.2017

15/710

№ 116 от 28.01.2017

ООО «Центр-Сити»

1

36 000

Аренда

10.1. Аренда торговых площадей

1

№ 515 от 01.07.2016

Коммерческий директор/

Кулаков А. Н.

29.01.2017

 

05.02.2017

05.02.2017

23/219

№ 96 от 28.01.2017

ООО «Родник»

3

3200

Вода питьевая

32.10. АХД. Обеспечение сотрудников питьевой водой

3

№ 74 от 05.01.2017

Офис-менеджер/Краснова Л. Ю.

29.01.2017

 

10.02.2017

10.02.2017

18/331

№ 18 от 31.01.2017

ООО «Мир связи»

2

7400

Услуги связи

22. Услуги связи. Интернет

2

№ 54 от 01.01.2014

Отдел телекоммуникаций/Максимов В. Р.

31.01.2017

 

10.02.2017

05.02.2017

16/712

№ 12 от 28.01.2017

ООО «Супер-Курьер»

2

63 100

Услуги по доставке

8.5. Услуги по доставке товара клиентам

4

№ 56 от 02.11.2016

Отдел логистики/Мамонова Е. Д.

28.01.2017

 

10.02.2017

03.02.2017

12/678

№ 18 от 25.01.2017

ООО «Эталон»

3

72 800

Подшипники

15.4. Запчасти для ремонта грузового автомобильного транспорта

5

№ 312 от 15.01.2017

Отдел снабжения/Снегирев С. М.

30.01.2017

 

15.02.2017

15.02.2017

9/111

№ 5 от 30.01.2017

ИП Саратова М. Т.

3

15 400

Спецодежда

10.12. Спецодежда для торгового персонала

10

№ 31 от 20.12.2016

Отдел снабжения/Снегирев С. М.

31.01.2017

Уточнить у куратора

 

Начальник финансового отдела                   Дубовой                К. Е. Дубовой                                                                                     

 

К СВЕДЕНИЮ

При описании или оптимизации бизнес-процессов финансового отдела следует уделить особое внимание формированию платежных поручений как главных первичных документов по списанию денежных средств с расчетного счета.

 

На этом этапе описание не потребуется, если финансовое учреждение, в котором у компании открыт расчетный счет, имеет пользовательские инструкции по работе в системах дистанционного банковского обслуживания, регламенты обмена электронными документами по системе «Клиент-Банк».

Не нужно описывать то, что уже описано. Лучше и подробнее, чем это сделали работники банка, сотрудник компании не выполнит. В собственном регламенте просто дайте ссылку на пользовательские инструкции. Причем не только в распечатанном виде. Такие документы постоянно изменяются, поэтому дайте ссылку, где найти пользовательскую инструкцию в электронной версии на сайте банка.

За каждым этапом в бизнес-процессе закрепляют ответственное должностное лицо. Например, за согласование приоритетных оплат на сегодня с финансовым директором отвечает начальник финотдела. Именно он направляет Реестр «Приоритетные оплаты на сегодня» финансовому директору и получает его одобрение на строго определенные платежи.

 

ЭТО ВАЖНО

Бухгалтер делает только те оплаты, что перечислены в утвержденном финансовым директором реестре, который получен от начальника финотдела.

 

Такое описание бизнес-процесса обеспечивает:

  • санкционирование оплат (сначала на уровне Заявок на оплату, затем на уровне Реестра);
  • документальный след санкционирования, возложение ответственности на каждое должностное лицо, участвующее в процессе.

Обязательно указывайте временные рамки, сроки. Это позволит оптимизировать рабочее время сотрудников. Например, Заявки на оплату финансовый отдел принимает и вносит в Реестр платежей до 12.00. С 12.00 начинают определять, кому платить сегодня исходя из очередности, категории поставщиков и объема денежных средств на расчетном счете. К 13.00 необходимо сформировать Реестр «Приоритетные оплаты на сегодня», направить документ финансовому директору на утверждение. Другими словами, начальник снабжения не может требовать срочной оплаты сегодня заявки, которую он принесет в 14.00. Для специалистов финотдела это означает заново выполнить подпроцесс «Формирование и согласование Реестра платежей».

А если таких желающих ежедневно не одно лицо, а несколько? Это вносит хаос в работу подразделения, делает невозможным планирование, отнимает рабочее время сотрудников на постоянные переделки, а ведь в функции финансового отдела входят и другие процедуры, бизнес-процессы.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ В ВИДЕ БЛОК-СХЕМ

Бизнес-процессы часто описывают в виде блок-схем. Так поступают внешние консультанты, привлеченные для бизнес-проектирования, если этап описания бизнес-процессов предшествует автоматизации отдельных сфер.

Блок-схема — разновидность схем, описывающих процессы, в которых отдельные действия или документы изображены в виде блоков различной формы, соединяемых стрелками.

Подпроцесс «Ф1.2.1. Формирование и согласование Реестра платежей», описанный ранее в табличной форме, в виде блок-схемы изображен на рис. 2.

 

 

Общепринято использовать формы блоков в соответствии с ГОСТ 19.701-90 «Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения».

Важная деталь: рабочая группа вправе упростить блок-схему, использовать блоки в значениях, отличных от ГОСТа. Главное, чтобы Владелец процесса, Заказчик и Руководитель проекта, Аналитики, Эксперты и непосредственные исполнители понимали их значение. Блок-схему можно создать с помощью различных программных продуктов (например, MS Visio, MS Word).

Регламентация финансовых бизнес-процессов:

  • дает понимание, как быстро изменить политику управления денежными потоками. Для этого изменяют перечень лиц, согласовывающих Заявки на оплату, или устанавливают иную очередность приоритетных оплат;
  • позволяет избежать конфликтов с руководителями других структурных подразделений о задержках оплат — понятны и прозрачны принципы очередности оплат, порядок включения заявки в реестр платежей.

Е. С. Панченко, бизнес-консультант

Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 2, 2017.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.
  • Подведут черту бедности

    Минтруд для назначения социальных пособий предлагает учитывать все доходы россиян и их собственность

  • Утилизация в налоговом порядке

    Экологический сбор с шин и холодильников предлагают сделать безальтернативным

  • 1-2 декабря в деловом центре Radisson Славянская состоится крупнейший в России и СНГ B2B & B2C финансовый ивент — MOSCOW FINANCIAL EXPO 2017