Электронная версия журнала

9 важных дел, которые нужно сделать до конца года

«Кадровые решения» №11 2017 / Практика применения трудового законодательства

Заканчивается 2017 г. Давайте посмотрим, какие дела нужно сделать до конца декабря, чтобы избежать споров и штрафов в новом году.

ДЕЛО № 1. СОСТАВИТЬ И УТВЕРДИТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ НА 2018 ГОД

Утвердить график отпусков нужно минимум за две недели до наступления нового года, то есть не позднее 17 декабря. Но в этом году 17 декабря выпадает на воскресенье, поэтому уже 15 декабря, в пятницу, документ должен быть утвержден.

Не забудьте, что перед утверждением график отпусков нужно согласовать с выборным профсоюзным органом, если он есть. Интересно, что ст. 123 ТК РФ упоминает только согласование с профсоюзом, другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними этот документ необязательно.

Для оформления графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), а можно разработать и утвердить свой бланк.

Отсутствие графика отпусков 18 декабря будет расценено проверяющими как нарушение, за которое ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает штраф в размере до 50 тыс. руб.

ДЕЛО № 2. СОСТАВИТЬ И СОГЛАСОВАТЬ ПЛАН РАБОТЫ ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ НА 2018 ГОД

Этот план составляется ежегодно. До наступления нового года его нужно еще согласовать с военкоматом, поэтому не тяните, в декабре отнесите план на согласование.

ДЕЛО № 3. СОСТАВИТЬ ПРИКАЗ О РАБОТЕ В ПРАЗДНИЧНЫЕ ДНИ

Многие организации и индивидуальные предприниматели не могут себе позволить закрыться на 8 праздничных дней. Максимум 1–2 дня для встречи Нового года, после чего магазины, кафе, салоны красоты открываются. Обслуживающие организации (ЖЭК, энергосбыт, горгаз), как правило, оставляют дежурных. Это такая же работа в праздничный день и оформлять ее нужно по обычным правилам: письменное согласие работника, письменное распоряжение работодателя о работе в выходной день.

Если работодатель планирует привлекать работников к работе в праздники, то в декабре необходимо составить график работы (или сменности), который и является письменным распоряжением работодателя о привлечении к работе в нерабочие праздничные дни. При составлении этого графика необходимо учесть гарантии, предоставленные работникам Трудовым кодексом РФ: некоторых работников можно привлечь к работе в нерабочие праздничные дни только с их согласия, а некоторых — нельзя вообще (беременных женщин и несовершеннолетних работников).

Если не оформить все правильно, то бухгалтер не сможет оплатить работу в праздничные дни в повышенном размере. Это может повлечь за собой не только штраф в размере до 50 тыс. руб. (за нарушение правил привлечения к работе в такие дни), но и обязанность выплатить проценты за каждый день просрочки в соответствии со ст. 236 ТК РФ (за неполную выплату зарплаты).

ДЕЛО № 4. НАЧИСЛИТЬ И ВЫДАТЬ ЗАРПЛАТУ ЗА ДЕКАБРЬ И ЯНВАРСКИЕ ОТПУСКНЫЕ

Как правило, зарплату за вторую половину месяца компании выдают с 5 по 15 число следующего месяца. Если в локальных актах у вас указано, что зарплата за вторую половину месяца выдается в день, который в январе 2018 г. будет нерабочим (например, 8 января), это значит, что зарплату за декабрь в этом году нужно выплатить 29 декабря — в последний рабочий день года. Потому что следующий рабочий день — только 9 января, а за выплату заработной платы в этот день, то есть позднее установленного срока, грозит штраф в размере до 50 тыс. руб. Кроме того, за каждый день просрочки работникам начисляются проценты (ст. 236 ТК РФ).

Такая же ситуация и с январскими отпускными. Если по графику отпусков работник идет в отпуск сразу после праздников, то выплатить отпускные нужно заранее, не позднее 29 декабря.

ДЕЛО № 5. ПРОВЕРИТЬ СТАТУС ИНОСТРАННЫХ РАБОТНИКОВ

Если среди работников организации есть иностранцы, нужно проверить их налоговый статус.

Иностранный гражданин становится резидентом в случае, если пробыл в Российской Федерации 183 дня или больше в течение 12 месяцев подряд. Если работник приобрел статус резидента на конец года, компания должна пересчитать для него налог на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 13 %.

НДФЛ за работников из государств ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия) составляет 13 % с момента их прибытия в Россию. Но если по окончании налогового периода такой иностранец не стал резидентом, то его НДФЛ нужно пересчитать «в обратную сторону».

Извлечение из письма Минфина России от 10.06.2016 № 03-04-06/34256

О ставке НДФЛ в отношении доходов от работы по найму в РФ граждан государств — членов ЕАЭС.
[…]
При этом по итогам налогового периода определяется окончательный налоговый статус физического лица в зависимости от времени его нахождения в Российской Федерации в данном налоговом периоде.
Таким образом, если по итогам налогового периода сотрудники организации не приобрели статус налогового резидента (находились в Российской Федерации менее 183 дней), их доходы, полученные в данном налоговом периоде, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 30 процентов.
Доходы сотрудников организации, по итогам налогового периода признаваемых налоговыми резидентами Российской Федерации, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц по ставке в размере 13 процентов.

Если компания занизит НДФЛ, налоговый инспектор вправе выписать штраф в размере 20 % от неудержанной суммы (ст. 123 Налогового кодекса РФ).

ДЕЛО № 6. ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ В ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ

В 2017 г. многие ключевые законы претерпели изменения. В частности, изменилась ст. 13.11 КоАП РФ, которая за нарушения в области обработки персональных данных предусматривает теперь семь составов правонарушений вместо одного. Проверьте свои локальные акты, учитывают ли они эти изменения.

В полной мере начали действовать статьи Трудового кодекса РФ о профстандартах. Если у вас есть локальные акты, которые регулируют процесс подбора, аттестации и оценки персонала, и выявлены обязательные для работников вашей организации профстандарты, то локальные акты, возможно, нужно пересмотреть и при необходимости привести в соответствие с новыми требованиями.

ДЕЛО № 7. ПРОВЕСТИ АУДИТ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ

Рекомендуем проверить, учтены ли в действующих трудовых договорах все изменения, которые произошли в Трудовом кодексе РФ в 2017 г. Если нет, то нужно оформить дополнительные соглашения с работниками.

С той же целью следует проверить форму трудового договора и при необходимости внести в нее изменения.

ДЕЛО № 8. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Желательно подготовить дела, чтобы в январе, по окончании делопроизводственного года, сдать их в архив.

ДЕЛО № 9. ПОДГОТОВИТЬ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ

Каждый год мы отбираем документы, у которых окончился срок хранения, для уничтожения. Это и приказы о ежегодных отпусках и краткосрочных командировках, которые хранятся всего 5 лет, и графики отпусков, которые можно хранить только 1 год, и табели учета рабочего времени (хранятся 5 лет, кроме учета времени работников с вредными и опасными условиями труда). В давно действующих организациях это могут быть даже документы с 75-летним сроком хранения.

Не забудьте составить акт выделения дел к уничтожению и учтите, что уничтожение должно быть реальным: сжигание, разрезание в шредере.

Это дело может подождать до января, поскольку делать его следует после окончания делопроизводственного года, однако подготовиться лучше заранее.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 11, 2017.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.