Электронная версия журнала

Как рассчитать кредитный лимит покупателя не в ущерб себе

«Планово-экономический отдел» №10 2016 / Руководство к действию

Каждый финансовый директор стремится минимизировать продажи в долг, так как менее рискованно работать с клиентами по предоплате. Санкционируя отгрузку с отсрочкой (рассрочкой) платежа, руководитель понимает, что существует вероятность не получить денежные средства за проданную продукцию или получить ее с просрочкой ожидаемой даты.

Отказаться на 100 % от отгрузок в долг современная компания не может. Причины понятные: боязнь потерять оптовых и постоянных покупателей, стремление увеличить лояльность со стороны крупных бизнес-партнеров, желание собственников и топ-менеджмента компании максимизировать продажи.

Выход один — регламентация и установление жестких критериев отбора покупателей-дебиторов, расчет лимита дебиторской задолженности и периода отсрочки.

АВС-АНАЛИЗ ПОКУПАТЕЛЕЙ

В первую очередь финансовому специалисту нужно разобраться в клиентах компании и понять истинную значимость каждого покупателя. Для этого запрашивают сведения по клиентам у менеджеров по продажам, используют имеющуюся информацию о дебиторах: анализируют анкеты клиентов, выясняют принципы отнесения покупателя к определенной категории, сопоставляют данные бухгалтерской отчетности о реализации и дебиторской задолженности с аналитикой.

Если перед экономистом стоит задача выработать регламент поставки продукции с отсрочкой платежа или проверить адекватность действующих лимитов для дебиторов, рекомендуется обратиться к элементам АВС-анализа. В основе анализа лежит принцип Парето: контроль 20 % клиентов обеспечивает 80 % оборота (объема продаж) компании.

 

ЭТО ВАЖНО

Если в компании есть аналитика, сколько прибыли принес каждый клиент, тогда предпочтительнее проводить АВС-анализ не по объему продаж, а по сумме прибыли, полученной от клиента.

 

Для анализа по прибыли необходимо знать себестоимость своей продукции, уровень наценки (рентабельности), размер скидки каждого клиента (если она есть) в каждом периоде. Когда клиентская база широкая, а ценообразование у каждой ассортиментной позиции разное, то сделать это проблематично. Проще взять данные об объемах реализации у бухгалтера.

В анализе АВС выделяют произвольное количество групп (как правило, три):

  • группа А — наиболее ценные клиенты (20 % клиентов обеспечивают 80 % продаж);
  • группа В — клиенты средней важности (30 % клиентов приносят 15 % продаж);
  • группа С — наименее ценные (50 % клиентов дают 5 % продаж).

Возможны и другие варианты. Все зависит от работы компании. Может быть, в вашей компании 5 % клиентов дадут 80 % продаж.

Отсортируйте клиентов в порядке убывания объемов продаж (от самых крупных к самым мелким суммам). Просуммируйте объемы продаж клиентов в полученном списке (первого, второго, третьего и далее) до тех пор, пока сумма не достигнет 80 % от объема продаж за период. Все клиенты, которые попали в эту группу, относятся к группе А.

Повторите то же действие для оставшихся 20 % общего объема продаж. Набираем 15 % — это клиенты группы В. Таким образом, 100 % – (80 % + 15 %) = 5 %. Этих клиентов относим к группе С.

Рассмотрим АВС-анализ покупателей, который провела компания «Источник» — производитель очищенной воды. Результаты анализа клиентов по объемам реализации представлены в отчете «АВС-анализ покупателей за период: 01.07–30.09.2016».

 

ООО «Источник»

 

АВС-анализ покупателей за период: 01.07–30.09.2016

 

№ п/п

Покупатель

Категория

Объем реализации, тыс. руб.

Удельный вес, %

Накопительный вклад, %

Группа

1

ООО «Константа»

ДО

320,00

16,24

16,24

А

2

ООО «Корчагин-Групп»

ДО

315,00

15,98

32,22

А

3

ООО «Альфа-Омега»

ДО

312,20

15,84

48,06

А

4

ИП Глазунов А. П.

КП

240,00

12,18

60,24

А

5

ООО «Мега»

КП

202,00

10,25

70,49

А

6

ООО «Дистрибьютор»

ДО

187,50

9,51

80,00

А

7

ООО «Напитки-Люкс»

ДО

59,00

2,99

83,00

В

8

ИП Кузнецов Т. И.

МО

50,50

2,56

85,56

В

9

ООО «Маркет-сити»

ДО

39,80

2,02

87,58

В

10

ООО «Фудстрит»

ДО

37,20

1,89

89,47

В

11

ИП Белова Л. Д.

МО

32,60

1,65

91,12

В

12

ООО «Оазис»

КП

31,00

1,57

92,69

В

13

ООО «Пикник-сервис»

КП

22,00

1,12

93,81

В

14

ООО «Премиум-продукты»

МО

18,00

0,91

94,72

В

15

ООО «Остров»

ВП

13,00

0,66

95,38

В

16

ООО «Доминант-Опт»

ДО

12,00

0,61

95,99

С

17

ООО «Оптовый ЛТД»

ДО

11,00

0,56

96,55

С

18

ООО «Максимус-продакт»

ДО

9,20

0,47

97,02

С

19

ООО «Ароматный кофе»

КП

9,10

0,46

97,48

С

20

ООО «Визит»

КП

7,60

0,39

97,86

С

21

ООО «Уютное кафе»

КП

7,40

0,38

98,24

С

22

ООО «Околица»

МО

6,30

0,32

98,56

С

23

ООО «У Татьяны»

КП

6,10

0,31

98,87

С

24

ИП Гаврилова А. А.

МО

5,20

0,26

99,13

С

25

ИП Власов К. Н.

ВП

5,00

0,25

99,39

С

26

ООО «Морской берег»

КП

3,20

0,16

99,55

С

27

ООО «Гостиница»

КП

3,10

0,16

99,71

С

28

ИП Щукина Т. В.

МО

2,50

0,13

99,83

С

29

ИП Морозов Ф. Н.

ВП

2,30

0,12

99,95

С

30

ИП Крюков В. Д.

МО

1,00

0,05

100,00

С

Итого

 

1970,80

100,00

   

 

Экономист по финансам                        Грызлова                                О. Н. Грызлова

 

На основании АВС-анализа покупателей компании «Источник» можно сделать следующие выводы:

  • покупатели группы С: каждый клиент вносит в общий объем реализации меньше 1 %, большинство — меньше 0,5 % (наименее ценные клиенты). Если данной категории разрешить работать по отсрочке, то затраты на управление дебиторской задолженностью (зарплата финансового контролера, телефонные звонки и т. п.) будут слишком высокими по сравнению с объемом получаемых денежных средств. Следовательно, этим клиентам отсрочку не разрешать, расчеты только по предоплате;
  • покупатели группы В: предоставлять отсрочку или нет, на какой период и на какую сумму — для этого нужны дополнительные данные, аналитика;
  • покупатели группы А: данным клиентам отсрочку платежа разрешать, но необходимо урегулировать вопросы, касающиеся сроков ее предоставления, и расчет лимитной суммы дебиторской задолженности.

КАТЕГОРИИ КЛИЕНТОВ

Покупателей можно разделить на четыре категории:

1. Мелкие оптовики (МО) — мелкие торговые точки, магазинчики. Эти клиенты регулярно закупают небольшие партии продукции. Цель закупок — продажа продукции в розницу. Потенциал роста есть, но ограниченный.

Специфика работы таких торговых точек: вы привезли товар, с вами расплатился продавец. Если заказ поставляется раз в неделю, отсрочка должна быть на 7 календарных дней. Размер дебиторской задолженности это размер заказа.

Возможны варианты, которые зависят от специфики рынка, сложившейся практики делового оборота:

  • торговый представитель принимает заказ и забирает «дебиторку» в один день, экспедитор привозит товар в другой день;
  • все выполняется в один день.

Период отсрочки во многом определяется логистическими возможностями работы вашей компании и конкретным географическим расположением торговой точки. Если ваши торговые представители ездят в данную часть города два раза в неделю — период отсрочки 4 календарных дня, один раз в неделю — 7 дней. Если вы делаете доставку в удаленную часть города, пригород один раз в две недели, то период отсрочки — 14 календарных дней.

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Нужно придерживаться данного принципа, чтобы избежать внутренних конфликтов между финансовыми специалистами и менеджерами по продажам, ответственными за сбор дебиторской задолженности.

 

2. Конечные потребители (КП) — гостиницы, кафе, рестораны, пиццерии, кейтеринговые компании. Цель закупок — продажа приобретенной продукции в составе собственной продукции/услуг. Потенциал роста ограничен.

Специфика бизнеса иная, но данная категория увеличит закупки в вашей компании, если откажется от других поставщиков. Расчеты с категорией конечных потребителей не проблема, поэтому применяются другие принципы для расчета сроков отсрочки и лимита дебиторской задолженности.

3. Внутреннее потребление (ВП) — предприятия, закупающие продукцию не для последующей продажи, а для потребления своими сотрудниками. Потенциал роста практически отсутствует. Как правило, такие заказчики пользуются услугами одного поставщика (например, доставка питьевой воды в офис).

Сотрудничество с данной категорией не имеет стратегического, весомого маркетингового значения, поэтому если клиент категории ВП согласно АВС-анализу принадлежит к группе В, то отсрочку ему не предоставлять, работать по предоплате.

4. Крупнооптовые, дистрибьюторские компании (ДО) — закупают продукцию с целью дальнейшей перепродажи более мелкими оптовыми партиями или в розницу. Часто такие клиенты имеют собственную торговую сеть (широкую клиентскую сеть). За каждым покупателем данной категории закрепляют менеджера по продажам.

Для отнесения покупателя к этой категории компании могут установить минимальный объем закупок. Представители категории ДО будут настаивать на максимальной отсрочке — как по срокам, так и по сумме. Такие компании стремятся платить производителям деньгами за их перепроданную продукцию. Это типичные представители группы А.

 

ЭТО ВАЖНО

Для каждой категории покупателей вырабатывают отдельную кредитную политику.

РАСЧЕТЫ ДЛЯ КАТЕГОРИИ ПОКУПАТЕЛЕЙ «МЕЛКИЙ ОПТ»

Рассмотрим пример расчета лимитов по дебиторской задолженности для торговых точек категории МО (см. форму «Расчет кредитных лимитов для категории покупателей мелкий опт”»).

 

ООО «Источник»

 

Расчет кредитных лимитов для категории покупателей «мелкий опт»

 

Дата: 01.10.2016

№ п/п

Покупатель

Категория

Группа АВС

Объем реализации за 01.07–30.09.2016, тыс. руб.

Периодичность посещения торговой точки

Объем реализации за предшествующие три месяца (01.04–30.06.2016), тыс. руб.

Решение о кредитной политике

установить период отсрочки (гр. 8 = гр. 6)

среднемесячная сумма отгрузки, тыс. руб.

условная среднемесячная сумма реализации с потенциалом роста 20 %, тыс. руб.

лимит дебиторской задолженности на принятый период отсрочки, тыс. руб.

фиксация лимита, руб.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1

ИП Кузнецов Т. И.

МО

В

50,5

1 раз в неделю

40,4

7 календ. дней

15,15

18,18

4,24

4300

2

ИП Белова Л. Д.

МО

В

32,6

2 раза в неделю

29,5

4 календ. дня

10,35

12,42

1,66

1700

3

ООО «Премиум-продукты»

МО

В

18

1 раз в две недели

25,3

14 календ. дней

7,22

8,66

4,04

4000

Итого

 

 

101,1

 

95,2

 

32,72

39,26

9,94

10 000

 

Экономист по финансам                        Грызлова                О. Н. Грызлова

 

В графе 6 указана периодичность посещения торговой точки. В соответствии с этой графой принимается решение о периоде отсрочки (гр. 8). Экономисту важно знать специфику построения маршрутов торговых представителей, выяснить у начальника торгового отдела, супервайзеров истинное положение дел.

Часто экономисту говорят одно (как должно быть), а в реальности положение дел другое. Если торговых точек в категории МО много, они занимают значительный удельный вес как в объеме реализации, так и в объеме дебиторской задолженности, то экономисту нужно один раз проехать по маршруту торгового представителя, увидеть процесс сбора «дебиторки», прежде чем зафиксировать методику расчета в Положении о кредитной политике.

Для расчета лимита дебиторской задолженности взят объем реализации по каждой торговой точке за последние шесть месяцев (гр. 5, 7), выведена среднемесячная сумма отгрузки (гр. 9). Так как предполагается рост объема продаж, то среднемесячная сумма отгрузки увеличивается на планируемый рост объема продаж (например, торговая точка закажет товара на 20 % больше) (гр. 10). С помощью данной графы можно предусматривать сезонные изменения спроса, увеличение отпускных цен, которые влекут за собой увеличение стоимости заказа и суммы дебиторской задолженности.

Объем продаж напитков, воды увеличивается в летние месяцы. Если бы расчет сделали в марте и экономист имел статистику продаж за зимний и весенний периоды, то в графу 10 можно было бы заложить увеличение сезонного спроса (например, на 50 %).

Если специалисты компании знают, что будет спад, в графу 10 можно заложить ожидаемое снижение, например, на 40 %, по сравнению со средним значением за предыдущие шесть месяцев.

 

ЭТО ВАЖНО

Установите правило: больше одного заказа в долг не давать.

 

В графе 11 среднемесячная сумма пересчитана на принятые календарные дни отсрочки. Для предпринимателя Кузнецова Т. И. (гр. 12):

18,18 тыс. руб. / 30 дней в месяце × 7 (срок отсрочки) = 4,242 тыс. руб. (округленно — 4300 руб.).

Таким образом, для Кузнецова Т. И. установлено:

  • максимальный лимит отгрузки в долг — 4300 руб.;
  • срок отсрочки — 7 календарных дней от даты поставки.

Расчет следует проверить двумя способами:

  • сравните полученную сумму (4300 руб.) с суммами последних заказов данной торговой точки. Если 4300 больше стоимости каждого из них, расчет выполнен логически правильно;
  • 4300 руб. × 4 = 17 200 руб. (4 — количество посещений торговой точки: еженедельно, то есть 4 раза в месяц).

Полученные 17,2 тыс. руб. больше среднемесячной суммы отгрузки (15,5 тыс. руб.) — расчет правильный.

РАСЧЕТ ЛИМИТОВ ДЛЯ КАТЕГОРИЙ «КОНЕЧНЫЕ ПОТРЕБИТЕЛИ» И «ДИСТРИБЬЮТОРЫ, ОПТОВИКИ»

Чтобы выработать условия отгрузки с отсрочкой платежа категориям ДО и КП, нужно оперировать следующими данными:

  • период работы с покупателем (чем дольше работаешь с клиентом, тем больше знаешь его платежную дисциплину);
  • период существования предприятия-клиента (количество лет с момента его регистрации);
  • платежная дисциплина (имеется ли у клиента просроченная дебиторская задолженность или задолженность «старше» определенного периода, например свыше трех месяцев);
  • средний объем закупок клиента за период (квартал, год) или удельный вес закупок клиента в общем объеме реализации предприятия;
  • значимость клиента;
  • местоположение клиента;
  • принадлежность клиента к перспективному каналу сбыта или рынку;
  • выгодность клиента;
  • средний срок просрочки по клиенту в днях;
  •  количество отгрузок, по которым просрочен платеж.

На основании перечисленных данных специалист по финансам составляет Расчет кредитных лимитов для категорий «конечные потребители», «дистрибьюторы, оптовики».

Графы 1–13 данного отчета информационные, на их основе делают расчеты (гр. 14–16), принимают решения (гр. 18 и 19).

В графе 14 выведен среднемесячный объем реализации. По аналогии с графой 10 Расчета кредитных лимитов для категории покупателей «мелкий опт» в графе 15 среднемесячный объем увеличен на желаемый 20%-ный прирост. Например, ожидается увеличение на 10 % объема заказов и увеличение на 10 % отпускной цены из-за роста производственных затрат (итого — 20 %).

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Для дальнейших расчетов нужно знать, с какой периодичностью отгружается каждый клиент и типовой представитель группы А и В.

 

Срок отсрочки можно установить исходя из времени между отгрузками, чтобы к моменту приезда за следующим заказом предыдущая поставка уже была оплачена. Однако часто крупные покупатели, к которым относятся представители категорий КП и ДО, могут отгружаться один и несколько раз в неделю. Если считать срок от одной до другой отгрузки, получится слишком короткий промежуток, а ведь это главные клиенты для компании.

Важно знать специфику работы дистрибьютора. Отдельные из них не скрывают, что поставляют вашу продукцию своим клиентам с отсрочкой в 5 банковских дней, поэтому от вашей компании им требуется минимум 8 банковских дней (5 + 3) для проведения оплаты.

 

ООО «Источник»

 

Расчет кредитных лимитов для категорий «конечные потребители», «дистрибьюторы, оптовики»

Дата: 01.10.2016

№ п/п

Покупатель

Категория

Группа АВС

Объем реализации за 01.07–30.09.2016, тыс. руб.

Удельный вес в реализации, %

Период работы с покупателем, мес.

Просроченная дебиторская задолженность на дату расчета, тыс. руб.

Средний срок просрочки на дату расчета, дн.

Количество отгрузок, по которым просрочен платеж на дату расчета

Наличие фактов просрочки оплаты с начала года, количество/срок

Дебиторская задолженность старше 30 дней (VIP-поставка), тыс. руб.

Принадлежность покупателя к стратегически важному каналу сбыта

Расчеты типовых кредитных лимитов

Принято решение

среднемесячный объем реализации, тыс. руб.

условная среднемесячная сумма реализации с потенциалом роста 20 %, тыс. руб.

кредитный лимит при оплатах: А -— два раза в месяц, В — четыре раза в месяц, тыс. руб.

типовой период отсрочки по группам покупателей, календ. дней

фиксация максимального лимита, руб.

срок отсрочки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

1

ООО «Константа»

ДО

А

320,00

16,24

52

     

1 раз/2 дня

20

V

106,67

128,00

64,00

14

64 000

14

2

ООО «Корчагин-Групп»

ДО

А

315,00

15,98

46

15

2

1

     

105,00

126,00

63,00

14

63 000

14

3

ООО «Альфа-Омега»

ДО

А

312,20

15,84

54

           

104,07

124,88

62,44

14

62 500

14

4

ИП Глазунов А. П.

КП

А

240,00

12,18

32

     

2 раза/4 дня

   

80,00

96,00

48,00

14

48 000

14

5

ООО «Мега»

КП

А

202,00

10,25

22

       

50

V

67,33

80,80

40,40

14

41 000

14

6

ООО «Дистрибьютор»

ДО

А

187,50

9,51

15

27,5

5

2

     

62,50

75,00

37,50

14

20 000

7

7

ООО «Напитки-Люкс»

ДО

В

59,00

2,99

10

           

19,67

23,60

2,95

7

3000

7

8

ООО «Маркет-сити»

ДО

В

39,80

2,02

5

     

4 раза/10 дней

   

13,27

15,92

1,99

7

1000

3

9

ООО «Фудстрит»

ДО

В

37,20

1,89

48

7,2

15

1

   

V

12,40

14,88

1,86

7

1900

7

10

ООО «Оазис»

КП

В

31,00

1,57

2

           

 

 

 

 

 

 

11

ООО «Пикник-сервис»

КП

В

22,00

1,12

4

           

 

 

 

 

 

 

Итого

   

1765,70

89,59

             

570,90

685,08

   

304 400

 

Экономист по финансам        Грызлова                                О. Н. Грызлова      

 

Еще один ограничитель из практики любого финансиста — не давать клиентам отсрочку более двух недель. Это обусловлено тем, что нужно два раза в месяц платить зарплату, оплачивать налоги, электроэнергию, не говоря о собственных поставщиках.

Предположим, у вашего клиента возникли трудности с платежеспособностью. Если период отсрочки месяц, то вы узнаете об этом только через месяц, когда он вам не заплатит, а для вас эта сумма критична (ждали для выплаты зарплаты). А если бы узнали о проблемах, например, через две недели, то казначей зарезервировал бы сумму на расчетном счете для выплаты зарплаты, вы прекратили бы отгрузку в долг. Сумма дебиторской задолженности, которая рискует перейти в категорию безнадежной, была бы меньше в два раза.

На основании перечисленных положений в компании принято решение по максимальным отсрочкам:

  • группа А — 14 календарных дней от даты отгрузки (при прочих идеальных условиях (гр. 8–13));
  • группа В — 7 календарных дней.

Соответственно, при расчете лимита дебиторской задолженности принято, что клиент должен расплатиться:

  • группа А — два раза в месяц (поэтому в графе 16 условная среднемесячная сумма делится на 2);
  • группа В — один раз в неделю, то есть четыре раза в месяц (поэтому в графе 16 условная среднемесячная сумма делится на 4).

Согласно АВС-анализу клиенты групп А и В — это в целом 95 % всего объема реализации. Компания не может позволить себе отгружать такой объем продукции с отсрочкой, поэтому для категории В установлено: 50 % — предоплата, 50 % — отсрочка. Это целесообразно, потому что ни один из клиентов группы В не приносит компании более 3 % объема выручки.

Для ООО «Напитки-Люкс» расчет выглядит так:

23,6 тыс. руб. / 4 × 50 % = 2,95 тыс. руб. (с округлением — 3000 руб.).

Сумма лимита и срок отсрочки, принятые руководством на основании расчета, указываются соответственно в графах 18 и 19.

Период отсрочки платежа и лимит дебиторской задолженности по клиентам, которым допускается отгрузка в долг, указаны в форме «Расчетные лимиты дебиторской задолженности на октябрь 2016 г.».                                                                                                                

                                                                                                                                                 

Расчетные лимиты дебиторской задолженности на октябрь 2016 г.

 

№ п/п

Покупатель

Категория

Группа

Лимит дебиторской задолженности, руб.

Максимальный срок отсрочки, календ. дней

1

ООО «Константа»

ДО

А

64 000

14

2

ООО «Корчагин-Групп»

ДО

А

63 000

14

3

ООО «Альфа-Омега»

ДО

А

62 500

14

4

ИП Глазунов А. П.

КП

А

48 000

14

5

ООО «Мега»

КП

А

41 000

14

6

ООО «Дистрибьютор»

ДО

А

20 000

7

7

ООО «Напитки-Люкс»

ДО

В

3000

7

8

ИП Кузнецов Т. И.

МО

В

4300

7

9

ООО «Маркет-сити»

ДО

В

1000

3

10

ООО «Фудстрит»

ДО

В

1900

7

11

ИП Белова Л. Д.

МО

В

1700

4

12

ООО «Премиум-продукты»

МО

В

4000

14

 

Начальник финансового отдела                          Дюжева                 Д. К. Дюжева

Экономист по финансам                                     Грызлова               О. Н. Грызлова

 

С расчетом ознакомлен:

Начальник отдела продаж                                  Петров                  Е. М. Петров

 

ООО «Константа» — имела место незначительная просрочка, вызвана ошибками в работе персонала данной компании (важно перед принятием решений знать причины просрочек своих клиентов). У этого клиента самый большой объем отгрузки, поэтому ему установлен максимально допустимый расчетный лимит.

ООО «Корчагин-Групп» — по умолчанию принят срок отсрочки в 14 дней. Компания сотрудничает с данным клиентом 46 месяцев, в 2016 г. это первое нарушение, поэтому оснований для урезания лимитов нет. Однако нужно запретить следующую отгрузку до выяснения причин непоступления оплаты и получения дебиторской задолженности. Если нарушение будет существенным, пересмотреть кредитное решение, перевести на предоплату.

ООО «Альфа-Омега» — нарушений нет, идеальный пример, приняты расчетные значения.

Предприниматель Глазунов А. П. — нарушения были, признаны несущественными, срок сотрудничества длительный (32 мес.), поэтому лимиты соответствуют типовым расчетам.

ООО «Мега» — клиент представляет сеть гостиниц, стратегически важный. За ним числится непросроченная дебиторская задолженность сроком более 30 дней (50 тыс. руб.). Клиент отнесен к группе А. Расчетный лимит — 41 тыс. руб. (дополнительный к уже существующей задолженности).

ООО «Дистрибьютор» — просрочена оплата двух отгрузок, срок сотрудничества ниже, чем с другими представителями группы А (15 мес.). Необходимо провести переговоры, выяснить причины, приостановить отгрузки до погашения задолженности. Сумма просроченной задолженности меньше расчетного лимита. За нарушение платежной дисциплины лимит снижен до 20 тыс. руб., отсрочка — 7 календарных дней.

ООО «Маркет-сити» — существенные нарушения имели место, была просрочена оплата 4 отгрузок, срок просрочки — 10 дней, поэтому лимиты снижены в два раза.

ООО «Фудстрит» — клиент стратегически важный, но имеет длительную просрочку (15 дней). Нужно выяснить причину просрочки. Данному клиенту не отгружать в долг следующие заказы до погашения задолженности. Предоплата, пока не погасит долг. После погашения задолженности допускается работа по расчетным лимитам.

ООО «Оазис», ООО «Пикник-сервис» — компании категории КП (группа В). Если объем реализации за три месяца менее 100 тыс. руб., в отсрочке отказывать. Если выберут продукции на 100 тыс. руб., рассмотреть вопрос о предоставлении отсрочки.

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Приведенные в графах 18 и 19 лимиты — максимально допустимые. Менеджеры по продажам имеют право заключать договоры с клиентом на более выгодных условиях. Ответственность несет начальник отдела продаж.

 

Если по ООО «Альфа-Омега» установлен максимальный лимит дебиторской задолженности в сумме 62 500 руб., то это не значит, что данной фирме можно сделать три поставки с отсрочкой платежа на 62,5 тыс. руб. каждая. Это означает, что все три отгрузки не должны превышать 62,5 тыс. руб. Если клиент заказывает продукции больше, то он должен погасить имеющуюся задолженность или сделать предоплату по новым заказам.

Важная деталь: если ваши клиенты привыкли быть на отсрочке месяц, сделайте первоначальный регламентный расчет на месяц; если привыкли платить еженедельно, то изначально делите среднемесячную сумму на 4 (гр. 15–17).

Представленные в расчетах данные клиентоориентированные. Можно сказать, что они слишком рискованные для компании, но направлены на удержание клиентов.

Среднемесячный объем продаж — 656,9 тыс. руб. (1970,8 / 3).

Соотношение объема реализации и максимально допустимой дебиторской задолженности: 656,9 / (304,4 + 10) = 2,1.

Из этого следует, что 50 % продукции компания продает с отсрочкой платежа. В таких условиях необходимо:

1) четко контролировать сроки погашения;

2) оперативно реагировать на малейшие нарушения.

Финансовый отдел делает расчеты ежемесячно. Если в форму «Расчетные лимиты дебиторской задолженности» клиент не попадает — предоплата; если первая поставка, клиент новый — предоплата в течение месяца.

КРЕДИТНАЯ ПОЛИТИКА

Предложенные расчеты позволяют компании выстроить по клиентам определенную кредитную политику и обосновать установленные лимиты дебиторской задолженности.

Представим пример Положения об установлении лимитов дебиторской задолженности при поставках продукции с отсрочкой.                                                        

 

Положение об установлении лимитов дебиторской задолженности

при поставках продукции покупателям в долг (с отсрочкой платежа)

 

1. Категории покупателей.

В целях регламентации порядка поставки продукции с отсрочкой (рассрочкой) платежа начальник отдела продаж присваивает покупателям категорию:

  • мелкооптовые покупатели (МО) — приобретают продукцию с целью продажи на своей торговой площади. К данной категории относят торговые точки, небольшие магазины с объемом реализации продукции до 80 тыс. руб. за квартал. Продажи, приемка заказов, доставка продукции, мониторинг дебиторской задолженности покупателей, отнесенных к категории МО, несут торговые представители;
  • покупатели — конечные потребители продукции (КП). К категории относят субъекты хозяйствования в сфере общественного питания: гостиницы, кафе, рестораны, столовые, кейтеринговые компании и т. д. Цель закупок — продажа продукции компании в составе собственной продукции/услуг;
  • внутреннее потребление (ВП) — субъекты хозяйствования, приобретающие продукцию не для продажи, а для потребления внутри компании (в основном для обеспечения питьевых потребностей собственных сотрудников);
  • крупнооптовые, дистрибьюторские компании (ДО) — закупают продукцию с целью дальнейшей перепродажи более мелкими оптовыми партиями или в розницу. Для получения категории ДО клиент обязан закупить продукции на сумму минимум 80 тыс. руб. за три месяца.

2. Управление группами клиентов.

Для определения перечня покупателей, которым допускается продажа с отсрочкой платежа, экономист по финансовой работе ежемесячно проводит АВС-анализ покупателей по объему реализации за последние три месяца (форма «АВС-анализ покупателей за период: ________ »).

Деление клиентов на группы выполняется в следующих соотношениях:

  • группа А — 80 % объема реализации;
  • группа В — 15 % объема реализации;
  • группа С — 5 % объема реализации.

Клиентам, которые по результатам АВС-анализа отнесены к группе С, отгрузка с отсрочкой платежа запрещена.

3. Расчет лимитов дебиторской задолженности по категории мелкооптовых покупателей (МО).

Расчет выполняется согласно форме «Расчет кредитных лимитов для категории покупателей “мелкий опт”».

При расчетах кредитных лимитов экономисту следует руководствоваться следующими правилами:

  • период отсрочки должен быть равен периоду (частоте) посещений торговой точки торговым представителем компании, но не более 14 календарных дней от даты поставки;
  • размер дебиторской задолженности — это средняя стоимость заказа данной торговой точки.

В лимит дебиторской задолженности ежемесячно закладывается процент изменений (рост/спад) объема продаж, увеличение цены, предоставление сезонных скидок (гр. 10). Перед использованием процента в расчетах данный показатель согласовывается с главным бухгалтером, начальником отдела продаж, начальником финансового отдела.

4. Расчет лимитов дебиторской задолженности по категориям «конечные потребители» (КП) и «дистрибьюторы, оптовики» (ДО).

Расчет выполняется согласно форме «Расчет кредитных лимитов для категорий “конечные потребители”, “дистрибьюторы, оптовики”».

В лимит дебиторской задолженности ежемесячно закладывается процент изменений (рост/спад) объема продаж, увеличение цены, предоставление сезонных скидок (гр. 15). Перед использованием процента в расчетах данный показатель согласовывается с главным бухгалтером, начальником отдела продаж, начальником финансового отдела.

Максимальный период предоставляемой отсрочки не может превышать:

  • группа А — 14 календарных дней от даты отгрузки;
  • группа В — 7 календарных дней от даты отгрузки.

Период отсрочки может быть сокращен, если:

  • компания работает с покупателем меньше шести месяцев;
  • на дату расчета лимитов покупатель имеет просроченную дебиторскую задолженность по более чем двум поставкам и более чем на 5 банковских дней;
  • в течение года у покупателя были просрочки оплаты.

Для клиентов группы В установлен порядок расчетов:

  • 50 % — предоплата стоимости заказа;
  • 50 % — отсрочка.

Указанные 50 % отсрочки не должны превышать установленные лимиты дебиторской задолженности по срокам и сумме.

По категории КП: если объем закупок за три месяца меньше 100 тыс. руб., отсрочка запрещена, отгрузка должна выполняться на условиях предоплаты. После реализации продукции на сумму 100 тыс. руб. и больше рассматривается вопрос о предоставлении отсрочки.

Если клиент признан стратегическим партнером и за ним числится непросроченная дебиторская задолженность, то расчетный лимит согласно графам 16 и 18 — это дополнительный лимит к уже существующей дебиторской задолженности с признаком VIP-поставка. Во всех остальных случаях сумма всех поставок покупателю не должна превышать установленный лимит дебиторской задолженности.

Если срок оплаты не наступил, за покупателем числится дебиторская задолженность в максимально допустимой сумме и он желает приобрести дополнительную продукцию, то такая поставка выполняется на условиях предоплаты либо клиент должен погасить дебиторскую задолженность раньше регламентированного срока.

Лимиты в графах 18 и 19 — это максимально допустимые значения. Менеджеры по продажам имеют право заключать договоры с клиентом на более выгодных для компании условиях. Чем короче период отсрочки, тем меньше сумма дебиторской задолженности.

Ответственность за все сделки по поставке продукции с отсрочкой платежа несет начальник отдела продаж.

5. Порядок отгрузки.

Накладная на поставку продукции с отсрочкой платежа выписывается бухгалтером на основании Разрешения на отгрузку (Приложение).

Разрешение на отгрузку — документ, оформляемый менеджером отдела продаж на основании поступившего от покупателя заказа и заключенного договора.

В разрешении на отгрузку указывается:

  • ассортимент продукции или ссылка на заявку, заказ клиента;
  • стоимость заказа;
  • договор, заключенный между компанией и покупателем, на основании которого выполняется отгрузка.

Разрешение на отгрузку подписывают менеджер отдела продаж, ответственный за отгрузку, и начальник отдела продаж.

Менеджер отдела продаж подает разрешение на отгрузку экономисту финансового отдела минимум за 24 часа до планируемого срока отгрузки.

Экономист финансового отдела, получив разрешение на отгрузку, проверяет:

  • не числится ли за данным клиентом просроченная дебиторская задолженность;
  • есть ли нарушения иных финансовых обязательств со стороны контрагента;
  • наличие заключенного договора на отсрочку платежа;
  • разрешена ли клиенту отгрузка с отсрочкой платежа, есть ли на него расчетные лимиты (срок, сумма) дебиторской задолженности, соответствует ли планируемая отгрузка расчетным условиям, не превышен ли лимит с учетом текущей дебиторской задолженности клиента;
  • соответствуют ли условия в договоре на отсрочку условиям планируемой поставки (ассортимент, общая сумма, срок оплаты).

Если все условия соблюдены, экономист подписывает Разрешение на отгрузку, ставит штамп «Отгрузка разрешена» и возвращает его менеджеру по продажам.

Если условия предоставления отсрочки платежа не соблюдены, экономист возвращает Разрешение на отгрузку без подписи финансового отдела и штампа. Сделка передается на урегулирование начальнику отдела продаж.

6. Заключительные положения.

Лимит дебиторской задолженности и максимальный срок отсрочки по каждому покупателю заносятся в ведомость «Расчетные лимиты дебиторской задолженности на ________ ». Ведомость утверждается директором компании.

Начальник отдела продаж знакомится с расчетными лимитами на текущий месяц, ставит в ведомости свою визу.

Финансовый отдел выполняет расчеты лимитов дебиторской задолженности ежемесячно.

Если покупатель в список не попал, отгрузку выполнять только на условиях предоплаты. Если планируется первая поставка новому клиенту — в течение месяца предоплата, дальше клиент будет участвовать в расчетах в общем порядке. С покупателем, допустившим просрочку, необходимо провести переговоры, выяснить причины, согласовать новые сроки платежей.

Покупателям с просроченной дебиторской задолженностью отгрузка в долг запрещена.

 

Согласовано:

Главный бухгалтер                                    Селищева       Н. Ф. Селищева

Начальник финансового отдела                Дюжева         Д. К. Дюжева

Начальник отдела продаж                         Петров          Е. М. Петров

 

Проект положения разработал:

Экономист по финансам                            Грызлова        О. Н. Грызлова

 

 

Разрешение на отгрузку № 105 от 03.10.2016

Клиент, которому планируется поставка с отсрочкой платежа

ООО «Корчагин-Групп»

Плановая дата отгрузки

04.10.2016

Заказ

№ 173-01/10

Сумма клиентского заказа, отгружаемого в долг

10 000 руб.

Период отсрочки

10 календарных дней от даты поставки

Договор

№ 115 от 20.02.2016

Менеджер, ответственный за отгрузку

Ф.И.О.

Подпись

О. Р. Кириллов

Кириллов

Начальник отдела продаж

Ф.И.О.

Подпись

Е. М. Петров

Петров

Условия сделки на соответствие Положению об установлении лимитов дебиторской задолженности проверены

Ф.И.О.

Подпись

Дата

О. Н. Грызлова

Грызлова

03.10.2016

ОТГРУЗКА РАЗРЕШЕНА

 

 

О. С. Полякова, эксперт

Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 10, 2016.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.
  • Подведут черту бедности

    Минтруд для назначения социальных пособий предлагает учитывать все доходы россиян и их собственность

  • Утилизация в налоговом порядке

    Экологический сбор с шин и холодильников предлагают сделать безальтернативным

  • 1-2 декабря в деловом центре Radisson Славянская состоится крупнейший в России и СНГ B2B & B2C финансовый ивент — MOSCOW FINANCIAL EXPO 2017