Как организовать удаленную работу в период профилактики коронавирусной инфекции

«Кадровые решения» №5 2020 / Кадровое делопроизводство

В конце марта Президент Российской Федерации поставил работодателей в тупик: в стране объявлены особые нерабочие, но оплачиваемые дни. Такой термин отсутствует в Трудовом кодексе РФ, поэтому даже опытным и юридически подкованным кадровым специалистам трудно сориентироваться в сложившейся ситуации. В статье рассмотрим несколько ключевых моментов, которые помогут организовать удаленную работу в период профилактики коронавирусной инфекции.

ПЕРЕХОД НА УДАЛЕННУЮ РАБОТУ: КОМУ МОЖНО?

Указы Президента Российской Федерации — главные нормативные акты

Большинство работодателей должны распустить персонал по домам и временно прекратить деятельность. При этом в Указах № 206 и № 239 нет пункта, по которому работников можно было бы переводить на работу дистанционно или каким-либо способом организовывать в этот период их работу.

Теперь об исключениях. Указы № 206 и № 239 не распространяются на следующих работодателей (и их работников):

 

• непрерывно действующие организации;

• медицинские и аптечные организации;

• организации, обеспечивающие население продуктами питания и товарами первой необходимости;

• организации, выполняющие неотложные работы в условиях чрезвычайной ситуации или в иных условиях, ставящих под угрозу жизнь, здоровье или нормальные жизненные условия населения;

• организации, осуществляющие неотложные ремонтные или разгрузочно-погрузочные работы;

• организации, предоставляющие финансовые услуги в части неотложных функций (например, прием платежей, расчеты);

• иные организации, которые выбраны руководством субъекта Российской Федерации.

На системообразующие, научные и образовательные организации Указы № 206 и № 239 распространяются по согласованию с Правительством Российской Федерации.

Госорганы, фонды и органы местного самоуправления вправе сами определить количество служащих, которые будут обеспечивать их функционирование. Такое же право имеют и организации СМИ. Соответственно, остальным работникам этих органов и организаций предоставляются нерабочие оплачиваемые дни.

На работников вышеуказанных организаций действие Указов № 206 и № 239 не распространяется. Это значит, что они работают как обычно: в прежнем режиме и согласно нормам Трудового кодекса РФ.

Работники, которые трудятся во время общей «неработы», подвергаются опасности заразиться. Поэтому для них рекомендуется максимально сократить контакты с другими людьми (сослуживцами, клиентами, покупателями, контрагентами и т. п.).

Отметим, что Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений даже подготовила Рекомендации[1] для тех, кто продолжает работать (актуальная выборка представлена в таблице).

Противоречивые разъяснения

Положения Указов № 206 и № 239 сформулированы очень лаконично. В этой связи у работодателей возникают вопросы, на которые отвечают Минтруд России и Роструд. Ведомства публикуют разъяснения, но эти разъяснения порой противоречивы.

Письмом Минтруда России от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696 были направлены Рекомендации работникам и работодателям в связи с Указом Президента Российской Федерации от 25.03.2020 № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» (когда объявлялись нерабочими дни с 25 марта по 3 апреля 2020 года). Дополнение[2] к ним опубликовано 27 марта 2020 года на сайтах Минтруда России и Роструда.

Значит, по мнению чиновников, если на организацию распространяется Указ № 206, то дистанционные и надомные работники все равно имеют право работать, хотя организация в целом должна прекратить работу.

На сайте ГИТ в Республике Хакасия[3] опубликован Перечень распространенных вопросов, поступающих от граждан, и ответы на них по периоду особого режима занятости, в том числе с 28 марта по 5 апреля, объявленному нерабочими днями с сохранением заработной платы. Отмечено, что «работники, переведенные на удаленный (дистанционный) труд, уже не подвержены прямому контакту с людьми. Поэтому требования Указа № 206 на них не распространяются»[4].            

Конечно, логика в такой рекомендации есть, но не будем забывать, что публикации Минтурда России и Роструда на сайте — это не нормативные акты. А вот Указ Президента РФ — обязательный акт, и он исключений для удаленных работников не сделал.

Аналогичные советы мы читаем и на сайтах региональных инспекций труда. На сайте ГИТ в Республике Хакасия отмечено, что «в Указе Президента определен перечень организаций, работники которых продолжают работать на следующей неделе. Для остальных неделя объявлена нерабочей. Закон предусматривает исключительные случаи привлечения работников для работы в нерабочие дни»[5].

Ситуация для страны новая. У работников ГИТ, прокуратуры и прочих проверяющих органов будут разные мнения по данным вопросам. Это связано со слабым правовым регулированием сложившейся ситуации. Надеемся, что в ближайшее время будут приняты нормативные акты, проясняющие проблемные вопросы, или хотя бы разъяснения ведомств будут единообразными.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ УДАЛЕННОЙ РАБОТЫ

Удаленная работа («работа на дому» или «дистанционная работа») — это полноценное исполнение трудовых обязанностей, а не «дежурство на телефоне». Организовать выполнение трудовых обязанностей удаленно возможно, если:

• позволяет специфика работы;

• у работника есть все необходимые технические средства (или работодатель может обеспечить его такими средствами) для выполнения работы;

• у работодателя есть возможность контроля работы (канал получения выполненных заданий, обратная связь);

• работник согласен работать в таких условиях.

Для перехода на удаленную работу необходимо оформить следующие документы.

Шаг 1. Оформляем приказ о временном переходе на дистанционную работу

В сложившейся ситуации мы считаем, что работодателю необходимо составить приказ по основной деятельности, в котором закрепить:

• перечень должностей, работа по которым может выполняться дистанционно;

• порядок организации удаленной работы (как получить согласия работников, способы обмена информацией);

• поручения должностным лицам выполнить те или иные действия в рамках мероприятий, направленных на нераспространение инфекции (возможно, назначить ответственных за инструктирование работников о новых обязанностях на рабочих местах, правилах поведения, за обеспечение средствами защиты, за измерение температуры и т. п.).

Шаг 2. Оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору

Перевод на дистанционный труд — это изменение способа выполнения трудовых обязанностей. Поэтому сведения о переходе на дистанционную работу не отражаются ни в трудовой книжке, ни в отчетах по форме СЗВ-ТД. Увольнять работника, а потом вновь заключать с ним договор о дистанционной работе тоже не нужно.

Условие о том, что работник будет выполнять обязанности удаленно (дистанционно или на дому), по нашему мнению, является обязательным для включения в трудовой договор. Поэтому для перехода на «удаленку» достаточно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (пример).

В дополнительном соглашении фиксируем:

• период, на который действуют изменения;

• новый режим труда (если он меняется);

• порядок и форму предоставления отчетности;

• порядок получения и отправки заданий;

• правила документооборота;

• при необходимости — обязанность использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

Если принято решение, что работник сам определяет, в какое время выполнять обязанности, когда устраивать перерыв для отдыха и питания, то рекомендуем оговорить, что работник будет работать только в будние дни в дневное время (чтобы сразу отмести все притязания работника на повышенную оплату в выходные дни и ночное время).

Условия оплаты труда сохраняются прежними, если не меняется продолжительность рабочего времени и нормы труда. Если была доплата за вредные условия труда, эта надбавка не начисляется. Работники по-прежнему должны продолжать добросовестно исполнять свои трудовые обязанности в том объеме, который предусмотрен для них трудовым договором.

Специалисты Роструда рекомендуют[6]:

если невозможно перевести работников на дистанционный режим, следует рассмотреть вопрос о предоставлении работникам отпусков, в том числе неиспользованных за прошлый год.

• если ни один из способов не применим, можно объявить режим простоя по обстоятельствам, не зависящим от работника и работодателя, с оплатой в размере не менее 2/3 тарифной ставки или должностного оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя.

Шаг 3. Отмечаем дистанционную работу в табеле учета рабочего времени

В табеле дистанционная работа обозначается как обычная явка («Я»). Даже если работодатель не сможет проконтролировать, сколько именно часов работник исполнял свои обязанности, внести в табель рабочее время нужно. Зарплата удаленному работнику начисляется обычным порядком.

СООБЩЕНИЯ БЕЗ ЛИЧНОЙ ПОДПИСИ И ЭЦП

Эта ситуация также напрямую не регулируется нормативными актами. На данный момент юридически признается либо личная подпись работника, либо ЭЦП. Но разъяснения все же есть. Приведем возможный порядок оформления документов, который рекомендован Минтрудом России в Письме № 14-4/10/П-2741.

Полагаем, что под электронными образами подразумеваются сканы или фотографии документов, которые стороны отправляют друг ругу по электронной почте или через мессенджеры.

Вне сомнения, что разъяснения Минтруда России и Роструда преследуют цель противодействовать угрозе распространения коронавирусной инфекции и помочь работодателям решить вопросы соблюдения трудового законодательства. Но все же это не нормативные акты. Предложенный вариант обмена документами законом не предусмотрен — в рассматриваемой ситуации нормативного решения нет.

К сожалению, нет и другого выхода. Используя совет ведомства, работодатель в любом случае подвергается следующим рискам:

• работник в дальнейшем может отказаться подписывать бумажный документ, если вы переведете его на дистанционную работу, но что-то пойдет не так;

• если ничего не предпринимать, появляется риск нарушить рекомендации многочисленных ведомств;

• любые ваши попытки как-то «выпутаться» из сложившейся ситуации в дальнейшем могут быть расценены проверяющими несправедливо.

 

[1] Рекомендации Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений по действиям социальных партнеров, работников и работодателей в условиях предотвращения распространения коронавирусной инфекции в Российской Федерации, утвержденные Минтрудом России, РСПП, ФНПР (далее — Рекомендации Российской трехсторонней комиссии).

[2] Дополнение к Рекомендациям работникам и работодателям в связи с Указом Президента Российской Федерации от 25.03.2020 № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней» (далее — Дополнение к Рекомендациям работникам и работодателям).

[3] git19.rostrud.ru.

[4] См. ответ на вопрос № 21: git19.rostrud.ru/news/884576.html.

[5] См. ответ на вопрос № 7: git19.rostrud.ru/news/884576.html.

[6] См. ответ на вопрос № 13: git19.rostrud.ru/news/884576.html.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам,
преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 5, 2020.