Методика восстановления кадрового делопроизводства

«Кадровые решения» №4 2021 / Кадровое делопроизводство

Основная проблема кадрового учета — необходимость оформлять большое количество документов с учетом множества нюансов. Нередко в организациях получается так, что кадровый учет практически не ведется и не все кадровые процедуры оформляются.

В связи с этим возникает необходимость восстанавливать кадровую документацию. И происходит это чаще всего тогда, когда «внезапно обнаруживаются» проверки инспекции труда либо работники обращаются в суд.

И когда по каким-либо причинам поставлена задача восстановить кадровые документы, как показывает практика, кадровые работники не всегда подходят к ее выполнению системно. Получается некая «мозаичность», когда не понятно, за что взяться в первую очередь, какие документы важны, какие направления приоритетны. Поэтому чтобы упростить задачу, предлагаем рекомендации по восстановлению кадровых документов и приведению в порядок кадрового делопроизводства (далее — КДП).

 

ПРИНЦИПЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КДП

Главный принцип любой работы — системность. Если работа идет по заранее продуманному пошаговому плану, будет допущено гораздо меньше ошибок, нежели если вести работу хаотично.

Восстановление кадровой документации — это проектная работа. И, как в любом проекте, в самом начале важно определить все его составляющие: цель, объем работ, план работы, участников процесса, сроки, бюджет и т. д. Регламент работы по восстановлению кадровых документов лучше закрепить (хотя бы кратко) приказом по организации, в котором указать все моменты, значимые для успешного результата.

Необходимо предусмотреть участие всех лиц, чье мнение может и/или должно быть учтено в процессе работы. В первую очередь нужно определить лицо, которое будет контролировать и принимать работу по восстановлению КДП. Это может быть руководитель организации или отдела, непосредственный руководитель либо, возможно, другое контактное лицо.

Также необходимо определить лиц, которые будут непосредственно принимать участие в процессе восстановления документов. Это специалисты или отделы, которым обычно передаются кадровые документы, которые участвуют в их оформлении, а также те, кто может предоставить необходимую информацию (прежде всего бухгалтерия, отдел охраны труда, руководители структурных подразделений, секретарь и др.). В приказе для них следует закрепить:

• обязанность и порядок предоставления информации и документов для восстановления КДП;

• обязанность проверять проекты документов на соответствие законодательству и требованиям организации.

Важно установить лицо, которое непосредственно будет проводить работу по восстановлению документации, оформлять документы, подписывать их у работников и руководства. Если таких исполнителей несколько, надо четко распределить между ними обязанности и направления работы.

 

Необходимо определить объем работы: восстанавливаются кадровые документы по всем направлениям или предстоит работа по восстановлению только их части (в отдельном структурном подразделении либо только документы по отдельному направлению, например, по учету рабочего времени).

Также важно определить перечень видов восстанавливаемых документов (приказы, договоры; см. приложение)), критерии качества восстановленных документов (например, по каким образцам восстанавливать).

Определить сроки работы по проекту не менее важно. В противном случае процесс может затянуться или его не удастся довести до конца. При расчете сроков следует принять во внимание объем работы: количество документов, время, необходимое для их оформления с учетом прохождения процесса согласования и подписания, время для ознакомления работников, а также учесть занятость работника-исполнителя этой задачи (возможно, восстановлением документов он занимается в дополнение к выполнению основных обязанностей), и другие нюансы.      

 

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Определить направления

Для начала следует определить, по каким основным направлениям должно вестись делопроизводство при оформлении трудовых отношений в организации. Чаще всего это:

• прием на работу, в т. ч. заключение трудового договора с разными категориями работников (руководитель организации, лица с семейными обязанностями, несовершеннолетние, иностранцы, инвалиды, водители и др.);

• переводы и изменения условий трудового договора;

• совмещение и совместительство;

• учет рабочего времени (суммированный учет, неполное и сокращенное рабочее время и др.);

• работа за пределами рабочего времени;

• различные виды отпусков;

• оплата труда и премирование;

• поездки работников;

• материальная и дисциплинарная ответственность;

• оформление увольнения по разным основаниям, восстановление на работе;

• отдельные направления работы отдела кадров, которые непосредственно связаны с кадровым учетом (локальные нормативные акты (ЛНА), персональные данные, профессиональные стандарты, квотирование, воинский учет, работа с профсоюзами, охрана труда, передача документов в архив и др.).

Определив направления работы, надо составить перечни документов, необходимых для каждого направления, пошаговые инструкции-алгоритмы для каждой кадровой процедуры, разработать шаблоны документов, которые будут использоваться для восстановления.

Например, определить, какой комплект документов необходим для приема на работу, в какие сроки и в каком порядке должны оформляться соответствующие документы, есть ли для них установленные формы, надо ли ознакамливать работников и т. д.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 4, 2021.