К вопросу о необходимости кадровых приказов

22 ноября 2021 года приказ о приеме на работу утратил статус обязательного документа и переведен в факультативные, следовательно, издание такого приказа теперь перестало быть обязанностью работодателя. Статья 68 ТК РФ действует теперь в новой редакции, не обязывая работодателя оформлять этот приказ, но и, разумеется, не запрещая[1]:

Таким образом, теперь работодатель сам вправе решать, нужен ли ему такой документ.

Изменение дает повод порассуждать о необходимости издания кадровых приказов и роли, которую каждый из них играет в процессе трудовых отношений.

К СВЕДЕНИЮ. В практической деятельности создается значительно больше приказов (распоряжений), нежели прямо или косвенно упомянуто в Трудовом кодексе РФ.

Приказ — источник важной информации для работника

Приказ — это документ, из которого работник узнал или должен был узнать о своих правах, обязанностях либо о нарушении своих прав. Дата ознакомления работника с таким приказом — начало течения срока исковой давности при разрешении индивидуального трудового спора.

В действующей редакции Трудового кодекса РФ установлены требования к порядку ознакомления работника со следующими приказами: 

• о применении дисциплинарного взыскания.

Приказ объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, составляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ);

• об увольнении (расторжении, прекращении трудового договора).

С приказом работник должен быть ознакомлен под роспись (ст. 84.1, 312.3, 312.8 ТК РФ). Когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Названные приказы имеют статус обязательных прежде всего потому, что в случае несогласия с наложенным взысканием и (или) увольнением работник вправе обжаловать решение работодателя в государственную инспекцию труда или в суд.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА. Поясним, что в ГИТ приказ может быть обжалован, если работодатель однозначно допустил нарушения процедуры увольнения/применения дисциплинарного взыскания. Если же работник не согласен с самим фактом увольнения/взыскания, его справедливостью, правомерностью, то возникает трудовой спор, который подлежит рассмотрению в суде.

Если работник обращается в суд за разрешением индивидуального трудового спора, ему необходимо соблюсти сроки, установленные ст. 392 ТК РФ. Подать иск к работодателю работник вправе в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (предоставления сведений о трудовой деятельности).

Соответственно, именно от даты ознакомления работника с приказом отсчитывается срок для обжалования дисциплинарного взыскания или решения об увольнении.

В остальных случаях работник узнает о нарушении своих прав из иных документов, не являющихся приказами.

Например, частыми являются споры о размерах начисленных работодателем сумм заработной платы и иных вознаграждений, по которым срок исковой давности определяется по установленной работодателем дате выдачи работнику расчетного листка. Споры о периодах предоставления ежегодных отпусков, как правило, разрешаются с учетом графика отпусков и т. д.

До 22.11.2021 работодателям следовало в обязательном порядке издавать приказ (распоряжение) о приеме на работу, который объявлялся работнику под роспись в 3-дневный срок со дня фактического начала работы[2].

С 22.11.2021 данный приказ работодатель издавать вправе, но не обязан[3].

Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. То есть в приказе перечисляются основные условия уже подписанного сторонами договора: трудовая функция работника (должность или специальность (профессия)), разряд, класс (категория) квалификации, условия (характер) работы, размер тарифной ставки (оклада), срок испытания. Зачем?

Самих работников об условиях работы и оплате труда приказ не извещает: у них на руках находится экземпляр трудового договора, в котором все написано.

Возможно, приказ необходим бухгалтерии в качестве источника сведений о работнике, на основании которых производятся расчеты с ним?

Подавляющее большинство организаций расчет заработной платы и других выплат в пользу работников ведут посредством компьютерных программ. Очевидно, что в программу должны быть занесены сведения о работнике и первичная информация о размере установленного ему оклада (тарифной ставки), доплатах, надбавках и др.

Если сведения, требуемые для табельного учета и (или) начисления заработной платы, в соответствующую компьютерную программу заносит работник кадровой службы, издание приказа представляется излишним, поскольку в нем будут те же условия, которые содержатся в трудовом договоре.

Если же сведения о работнике в компьютерную программу вносит бухгалтер, то, возможно, ему будет удобнее, если минимально необходимую для указанных целей информацию в бухгалтерию передадут в форме приказа. Но такой порядок вызывает сомнения, поскольку каждый дополнительный перенос сведений (из трудового договора в приказ, из приказа в компьютерную программу) повышает вероятность ошибок.

Косвенным подтверждением того, что правильность проводимых с работниками расчетов зависит не от наличия приказа, а от достоверности сведений, внесенных в компьютерную программу, используемую для начисления зарплаты, может служить следующее судебное решение.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА
Воинская часть пыталась взыскать сумму денежного довольствия, излишне выплаченную гражданке, проходящей военную службу по контракту и находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Причиной переплаты явилось то, что сотрудник кадрового органа воинской части не внес в систему программного обеспечения, посредством которой производится начисление денежного довольствия, сведения об убытии военнослужащей в отпуск по уходу за ребенком. В связи с этим финансовый орган продолжил перечислять ей наряду с ежемесячным пособием по уходу за ребенком денежное довольствие. За период, продолжительность которого составила более года, сумма переплаты достигла 1 066 067 руб.
Суды первой и апелляционной инстанций удовлетворили исковое требование. Однако Верховный Суд РФ отменил эти решения и направил дело на новое рассмотрение. Суд исходил из того, что денежное довольствие представляет собой аналог заработной платы, которая в силу подп. 3 ст. 1109 ГК РФ не подлежит взысканию в качестве неосновательного обогащения при отсутствии недобросовестности со стороны получателя или счетной ошибки.
Определение Судебной коллегии по делам военнослужащих Верховного Суда РФ от 27.05.2021 № 225-КГ21-2-К10

Достаточно типичный пример, который показывает, что гарантия правильности расчетов с персоналом — это достоверные сведения в компьютерных программах. Наличие соответствующих приказов само по себе ничем не помогло.

Также приказ о приеме на работу не является основанием для признания выплат в пользу работника расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль. К названным расходам не относятся любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов)[4]. Таким образом, если размер вознаграждения за труд определен трудовым договором, подтверждать его еще и приказом нет необходимости.

Отсутствие явной целесообразности данного приказа позволяет предположить, что предыдущая редакция ст. 68 ТК РФ — отголосок «советского» периода, когда письменная форма трудового договора не являлась обязательной и все оговоренные устно условия отражались в приказах о приеме на работу или о переводе на другую работу.

СПРАВКА. Письменная форма трудового договора стала обязательной с 01.10.1992 после внесения соответствующих изменений в КЗоТ РФ.

Помимо ст. 68 ТК РФ приказ о переводе на другую работу упоминается только в составе документов, копии которых работодатель обязан предоставлять по заявлению работника[5]. То есть законодатель не обязывает издавать такие приказы, но предполагает, что работодатель это делает. И если делает, то по требованию работника должен выдать ему копию.

Так стоит ли издавать приказ о приеме на работу или о переводе на другую работу?

На наш взгляд, ответ на этот вопрос зависит исключительно от установленного в организации порядка документооборота и распределения обязанностей между отделом кадров и бухгалтерией.

Исключение из ст. 68 ТК РФ требования оформлять прием на работу именно приказом является обоснованным. Таким образом, положения Трудового кодекса РФ приведены в соответствие с основной нормой: трудовые отношения возникают на основании трудового договора.