Новая реальность: электронный кадровый документооборот

Несколько лет назад началась реализация комплекса мер по цифровизации документооборота во всех сферах жизни страны. Курс на цифровизацию коснулся и кадрового делопроизводства.

 

В 2018 году был проведен первый эксперимент по электронному кадровому делопроизводству. Он был признан неудачным, но тем не менее после него появился комплекс нормативных документов по переходу на электронные трудовые книжки.

Второй эксперимент, в ходе которого работодатели-добровольцы оформляли кадровые документы в электронной форме без дублирования на бумажном носителе, закончился 15.11.2021. У всех — как у участников эксперимента, так и у тех, кто интересовался его ходом и результатами — возник очень серьезный вопрос: а что потом, когда эксперимент завершится? Нужно ли будет все оформленные за полтора года электронные документы переводить в бумажную форму?

 

Чтобы этого не произошло, законодатели разработали законопроект об электронном кадровом делопроизводстве, который должен был вступить в силу на следующий день после окончания эксперимента, т. е. 16.11.2021. Однако к этой дате законопроект еще не прошел все необходимые этапы — только 17.11.2021 Государственная дума приняла его в третьем чтении, а 22.11.2021 Президент РФ подписал Федеральный закон № 377 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений).

Чтобы при таких обстоятельствах у добровольных участников эксперимента не возникало проблем, нашли элегантное решение: если для всех работодателей и работников закон вступает в силу со дня опубликования, то для участников эксперимента — 16.11.2021. Таким образом, для этой части правоприменителей закону придана обратная сила действия во времени. А чтобы привести свою систему кадрового делопроизводства в соответствие с новым законом, им дали переходный период до 01.07.2022.

СПРАВКА
Согласно существующей юридической практике закон не может иметь обратной силы, т. е. он не применяется к отношениям, возникшим до начала его действия, если иное не установлено в самом законе.

Сегодня мы рассказываем вам о Федеральном законе, нормы которого имеют важное практическое значение для кадровиков.

Изменения в статьях Трудового кодекса РФ

Изменения внесены в две статьи Трудового кодекса РФ.

Несколько иначе расставлены акценты в ст. 68 ТК РФ. Уточнено, что первичный документ, которым оформляется прием на работу, — не приказ, а трудовой договор. Приказ отнесен к документам факультативного характера.

Однако мы все с вами понимаем, что это необходимый документ и прежде всего с точки зрения бухгалтерского и налогового учета как основание для начисления работнику заработной платы.

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

А статья 312.1 ТК РФ дополнена новой ч. 5:

Глава 49.1. ОСОБЕННОСТИ РЕГУЛИРОВАНИЯ ТРУДА

ДИСТАНЦИОННЫХ РАБОТНИКОВ

 

Статья 312.1. Общие положения

[…]

Работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1–22.3 настоящего Кодекса.

И. В. Журавлева,
консультант по трудовому законодательству и кадровому учету

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2021.

Новая реальность: электронный кадровый документооборот

Несколько лет назад началась реализация комплекса мер по цифровизации документооборота во всех сферах жизни страны. Курс на цифровизацию коснулся и кадрового делопроизводства.

 

В 2018 году был проведен первый эксперимент по электронному кадровому делопроизводству. Он был признан неудачным, но тем не менее после него появился комплекс нормативных документов по переходу на электронные трудовые книжки.

Второй эксперимент, в ходе которого работодатели-добровольцы оформляли кадровые документы в электронной форме без дублирования на бумажном носителе, закончился 15.11.2021. У всех — как у участников эксперимента, так и у тех, кто интересовался его ходом и результатами — возник очень серьезный вопрос: а что потом, когда эксперимент завершится? Нужно ли будет все оформленные за полтора года электронные документы переводить в бумажную форму?

 

Чтобы этого не произошло, законодатели разработали законопроект об электронном кадровом делопроизводстве, который должен был вступить в силу на следующий день после окончания эксперимента, т. е. 16.11.2021. Однако к этой дате законопроект еще не прошел все необходимые этапы — только 17.11.2021 Государственная дума приняла его в третьем чтении, а 22.11.2021 Президент РФ подписал Федеральный закон № 377 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений).

Чтобы при таких обстоятельствах у добровольных участников эксперимента не возникало проблем, нашли элегантное решение: если для всех работодателей и работников закон вступает в силу со дня опубликования, то для участников эксперимента — 16.11.2021. Таким образом, для этой части правоприменителей закону придана обратная сила действия во времени. А чтобы привести свою систему кадрового делопроизводства в соответствие с новым законом, им дали переходный период до 01.07.2022.

СПРАВКА
Согласно существующей юридической практике закон не может иметь обратной силы, т. е. он не применяется к отношениям, возникшим до начала его действия, если иное не установлено в самом законе.

Сегодня мы рассказываем вам о Федеральном законе, нормы которого имеют важное практическое значение для кадровиков.

Изменения в статьях Трудового кодекса РФ

Изменения внесены в две статьи Трудового кодекса РФ.

Несколько иначе расставлены акценты в ст. 68 ТК РФ. Уточнено, что первичный документ, которым оформляется прием на работу, — не приказ, а трудовой договор. Приказ отнесен к документам факультативного характера.

Однако мы все с вами понимаем, что это необходимый документ и прежде всего с точки зрения бухгалтерского и налогового учета как основание для начисления работнику заработной платы.

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

А статья 312.1 ТК РФ дополнена новой ч. 5:

Глава 49.1. ОСОБЕННОСТИ РЕГУЛИРОВАНИЯ ТРУДА

ДИСТАНЦИОННЫХ РАБОТНИКОВ

 

Статья 312.1. Общие положения

[…]

Работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1–22.3 настоящего Кодекса.

И. В. Журавлева,
консультант по трудовому законодательству и кадровому учету

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2021.

УВОЛИТЬ НЕЛЬЗЯ ОСТАВИТЬ Антикризисные меры в разъяснениях Минтруда, ПФР и авторов журнала «Кадровые решения»
Проверочные листы Роструда-2022
Электронный кадровый документооборот: советы и разъяснения специалистов
Персональные данные работников: изменения 2021 года
Книга «Кадровое делопроизводство с нуля»
Подписаться на новости
Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам