Статьи по рубрикам

Управленческий отчет для руководителя: что и как отразить

«Планово-экономический отдел» №10 2023 / Руководство к действию

Любой руководитель нуждается в управленческой отчетности, чтобы оценить результаты работы компании, своевременно выявить негативные тенденции и принять управленческие решения по их минимизации. Главная проблема составления такой отчетности заключается в том, что руководителю зачастую предоставляют недостаточные или избыточные сведения. Довольно часто эти отчеты подготовлены в виде таблиц большого объема, и руководителю требуются дополнительные пояснения от сотрудников, которые их составили. Поэтому руководителю финансово-экономической службы целесообразно предварительно обсудить с руководителем компании необходимый ему объем информации в управленческих отчетах и способы их оформления. В статье рассмотрим основные вопросы, касающиеся подготовки управленческих отчетов для руководителя.

НАИБОЛЕЕ УДОБНЫЕ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ КОМПАНИИ ФОРМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ОТЧЕТОВ

Все управленческие отчеты, предназначенные для руководителей, можно разделить на четыре общие группы:

финансовые отчеты;
операционные отчеты;
производственные отчеты;
инвестиционные отчеты.

Финансовые управленческие отчеты показывают итоги работы компании в трех финансовых аспектах: финансовый результат работы компании, движение денежных потоков по видам деятельности и финансовое положение компании (имущество, собственный капитал и обязательства). Данная группа включает:

• отчет о прибылях и убытках;

• отчет о движении денежных средств;

• балансовый отчет.

Для расшифровки показателей этих сводных отчетов используют дополнительные управленческие отчеты: отчет по валовой прибыли, отчет о затратах, отчет по запасам товарно-материальных ценностей (ТМЦ), отчеты о дебиторской и кредиторской задолженностях, отчет об инвестициях и др.

Управленческие операционные отчеты раскрывают результаты работы компании по функциям или бизнес-процессам. Примеры таких отчетов:

• отчет по продажам;

• отчет по закупкам;

• отчет по себестоимости выпуска продукции;

• отчеты по взаиморасчетам с покупателями и поставщиками.

Производственные управленческие отчеты содержат разного рода сведения, не имеющие отношения к экономической стороне работы компании. Поэтому в производственных отчетах отдельные аспекты различных бизнес-процессов компании чаще всего отражают в натуральных показателях. Примеры такой отчетности:

• отчет по выпуску продукции;

• отчет о движении запасов сырья или готовой продукции;

• отчет об эффективности работы менеджеров;

• отчет о производительности труда.

Инвестиционные управленческие отчеты показывают руководителю ход реализации отдельных проектов по запуску новых или расширению имеющихся направлений бизнеса, видов продукции, рынков сбыта и т. д.

СОСТАВ ПОКАЗАТЕЛЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ОТЧЕТОВ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Руководитель отвечает перед собственниками за все аспекты деятельности компании, однако он не должен тратить свое время на изучение полного пакета управленческой отчетности.

В отчет для руководителя целесообразно включать только наиболее существенные общие показатели, а функциональные показатели работы компании должны изучать соответствующие топ-менеджеры. Поэтому отчет для руководителя компании содержит следующие управленческие показатели:

• реализация продукции (ежедневно);

• выпуск продукции (ежедневно);

• движение денежных средств компании (еженедельно);

• финансовый результат работы компании (ежемесячно);

• движение дебиторской и кредиторской задолженностей (ежемесячно);

• движение ТМЦ и готовой продукции (ежемесячно);

• выполнение планов деятельности компании (ежемесячно);

• финансовое положение компании (ежемесячно или ежеквартально);

• реализация инвестиционных проектов (ежемесячно).

Руководитель компании может включить в этот список дополнительные управленческие отчеты, которые посчитает нужными для своей работы.

Определяя управленческие данные, которые будут отображаться в отчете для руководителя, следует соблюдать целевую логику предоставляемого отчета, поскольку в одну отчетную форму невозможно вместить все управленческие показатели деятельности компании. Если, к примеру, мы формируем сводный ежемесячный финансовый отчет, то он чаще всего содержит следующие данные:

• финансовый результат деятельности компании в детализации по его составляющим — реализация продукции, себестоимость реализации, операционные расходы, внереализационные доходы и расходы, налог на прибыль;

• остатки денежных средств и их движение за период по видам деятельности — операционная, инвестиционная и финансовая;

• остатки и динамика движения запасов ТМЦ и готовой продукции;

• величина и динамика изменения дебиторской и кредиторской задолженностей.

Эти показатели являются определяющими для понимания результатов деятельности компании. Также целесообразно обеспечить руководителю возможность быстрого перехода к дополнительным управленческим отчетам, которые будут расшифровывать сводные данные.

В отчет по финансовому положению компании (управленческий баланс) не нужно включать сами отчетные формы баланса и отчета о прибылях и убытках, поскольку их изучение мало что может объяснить руководителю компании.

Такой отчет лучше всего оформить в виде аналитических таблиц и диаграмм с соответствующими пояснениями. Например, диаграмма с динамикой финансовой устойчивости компании (рис. 1) будет намного понятнее, чем просто таблица с рядом цифр.

Основные показатели финансового положения компании за отчетный период можно оформить в виде сводной таблицы, демонстрирующей тенденции изменения по группам показателей (табл. 1).

Когда речь идет об отчетах о выполнении планов деятельности, то в сводном отчете для руководителя помимо фактических показателей работы обязательно должны присутствовать данные о план-фактных отклонениях или относительной величине выполнения планов компании.

Отчеты о выполнении инвестиционных планов, сформированные для руководителя, должны включать только показатели, связанные с выполнением инвестиционных проектов.

На практике встречаются варианты, когда система управленческой отчетности компании не подготовлена для раздельного учета операционной и инвестиционной деятельности. Это несет риск недостоверности предоставляемых руководителю управленческих данных и лишает его возможности сопоставить отчетные показатели с показателями учетной системы.

СПОСОБЫ КОМПОНОВКИ ДАННЫХ В УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ОТЧЕТАХ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ КОМПАНИИ

Информация в управленческих отчетах, предназначенных для руководителя компании, должна быть скомпонована таким образом, чтобы наглядно представить отчетные данные и свести к минимуму необходимость дополнительных разъяснений со стороны составителей отчетности.

В то же время, учитывая разноплановость и обширность управленческой информации, с которой работает руководитель, становится понятно, что чаще всего ему нужны сводные отчеты по различным аспектам деятельности компании. Значит, данные отчеты нужно составлять так, чтобы их достаточно краткие и наглядные показатели руководитель мог расшифровать с помощью дополнительных аналитических отчетов.

На практике эти задачи решают разными способами. Основываясь на собственном опыте предоставления управленческой отчетности руководителям крупных компаний, могу назвать три наиболее эффективных способа: