Электронная версия журнала

Как прогнозировать возврат дебиторской задолженности

«Планово-экономический отдел» №10 2017 / Технологии управления

ЗАЧЕМ НУЖЕН ПРОГНОЗ ВОЗВРАТА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Прогноз возврата дебиторской задолженности является одним из сложных и ответственных расчетов в процессе планирования хозяйственной деятельности компании (вне зависимости от сферы и размеров ее бизнеса). Это объясняется тем, что данный прогноз служит основой для формирования двух из трех основных бюджетов — бюджета движения денежных средств и бюджета по балансовому листу.

Кроме того, прогноз возврата дебиторской задолженности используют для составления планов поступления денежных средств в платежном календаре, а также при разработке и актуализации кредитной политики компании и мотивационной модели для службы сбыта.

 

ЭТО ВАЖНО

От точности прогноза возврата дебиторской задолженности напрямую зависит корректность бюджетных планов и эффективность процесса реализации продукции.

 

Нередко в российских компаниях встречается ситуация, когда прогнозируемый график возврата дебиторской задолженности значительно отличается от ее фактического погашения. В результате образуются кассовые разрывы, и организация вынуждена либо задерживать выплаты кредиторам, либо обращаться к банкам за дополнительными кредитами.

 

Выясняя причины таких отклонений, чаще всего выявляют, что прогноз возврата дебиторской задолженности производился или по факту прошлого периода, или на основании экспертной оценки, а иногда просто подгонялся под планы расходов, чтобы в бюджете движения денежных средств не было кассовых разрывов.

Создание действительно корректного прогноза основывается только на данных управленческого учета и текущих реалиях структуры и динамики дебиторской задолженности компании.

В статье рассмотрим методику формирования прогноза возврата дебиторской задолженности на примере производственно-торговой компании «Альфа». Руководитель экономической службы этой компании должен рассчитать график погашения задолженности на четвертый квартал 2017 г.

СТРУКТУРИЗАЦИЯ ДАННЫХ О СОСТАВЕ И ДИНАМИКЕ ВОЗВРАТА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ЗА ПРОШЕДШИЕ ОТЧЕТНЫЕ ПЕРИОДЫ

Чтобы прогноз возврата дебиторской задолженности был максимально точным, руководитель финансово-экономической службы должен предварительно собрать и структурировать данные управленческого учета о составе дебиторской задолженности.

Группировку дебиторов проводят по трем направлениям:

  • по источникам возникновения задолженности (реализация продукции/товаров, оказание услуг, сдача имущества в аренду и т. д.);
  • по договорным способам погашения задолженности (оплата по факту поставок, отсрочка платежа, взаимозачет, уступка прав требования и др.);
  • по состоянию задолженности (текущая, просроченная, в стадии взыскания, безнадежная для взыскания).

Чтобы облегчить сбор информации о дебиторской задолженности, лучше всего предусмотреть такую группировку в базе данных управленческого учета. Это позволит автоматически формировать отчет о составе и динамике дебиторской задолженности.

Если у компании дебиторы исчисляются десятками, эти сведения можно выбирать вручную, но когда компания работает с сотнями и тысячами дебиторов, то ручной сбор и сортировка данных просто невозможны.

Пример отчета о дебиторской задолженности компании «Альфа» по состоянию на начало четвертого квартала 2017 г. с указанной выше группировкой приведен в табл. 1.

 

Таблица 1. Отчет о дебиторской задолженности (ДЗ) на 01.10.2017

Дебиторы/состояние дебиторской задолженности

Способы погашения

Всего

по факту

отсрочка

зачет

прочее

По реализации продукции

6850

14 150

600

900

22 500

В том числе ДЗ:

текущая

6000

12 000

600

400

19 000

просроченная

750

1750

0

250

2750

безнадежная

100

400

0

250

750

По оказанию услуг

0

4500

400

100

5000

В том числе ДЗ:

текущая

0

3500

300

100

3900

просроченная

0

800

100

0

900

безнадежная

0

200

0

0

200

По аренде

0

1300

200

0

1500

В том числе ДЗ:

текущая

0

1000

200

0

1200

просроченная

0

300

0

0

300

безнадежная

0

0

0

0

0

Прочие дебиторы

300

500

0

200

1000

В том числе ДЗ:

текущая

300

400

0

200

900

просроченная

0

100

0

0

100

безнадежная

0

0

0

0

0

Всего дебиторы

7150

20 450

1200

1200

30 000

В том числе ДЗ:

текущая

6300

16 900

1100

700

25 000

просроченная

750

2950

100

250

4050

безнадежная

100

600

0

250

950

 

Чтобы отчет был сформирован в предлагаемой группировке, нужно обеспечить в учетной базе данных следующие условия:

  • структурировать справочник «Контрагенты» с выделением в группе «Дебиторы» подгрупп, соответствующих форме отчета;
  • предусмотреть в карточке договора контрагента поле с выбором способа погашения дебиторской задолженности;
  • предусмотреть возможность вносить в регистр «Реализация» пометки «Безнадежная дебиторская задолженность» у документов реализации продукции и услуг, просроченная задолженность по которым не может быть взыскана имеющимися у компании способами и признана безнадежной.

РАСЧЕТ КОЭФФИЦИЕНТОВ ИНКАССАЦИИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПО КАЖДОЙ ГРУППЕ ДЕБИТОРОВ

В условиях современного рынка большая часть продукции и услуг оказывается на условиях товарного кредита, то есть с отсрочкой платежа. В связи с этим для корректного прогноза возврата дебиторской задолженности важно контролировать не только общие показатели по договорным способам оплаты, но и в детализации по длительности отсрочки платежа, так как она задает плановые сроки погашения «дебиторки».

 

Замечания

  1. Если у компании небольшое количество дебиторов, то график погашения задолженности можно выстроить по каждому дебитору.
  2. Если база контрагентов большая, такой подход будет слишком трудоемким. Здесь уместнее рассчитать коэффициенты инкассации дебиторской задолженности на основании фактических объемов реализации за прошедшие отчетные периоды.

 

Чтобы обеспечить корректность коэффициентов, расчетный период должен быть достаточно большим (не менее шести месяцев), а значения коэффициентов должны периодически обновляться (не реже одного раза в квартал), поскольку величина и структура объемов реализации могут значительно меняться под влиянием различных факторов (сезонность, эластичность спроса, изменение ассортимента и др.).

Теоретически коэффициент инкассации рассчитать достаточно просто. Для этого нужно определить доли дебиторской задолженности по реализации текущего месяца, которую покупатели погасят в текущем месяце, в следующем за ним, и т. д.

Например, по данным за прошедшие отчетные периоды среднемесячная реализация продукции была оплачена следующим образом: 70 % — в месяце отгрузки; 25 % — в следующем месяце; 5 % — во втором после отчетного. Соответственно, коэффициент инкассации текущего месяца будет 0,7; следующего за ним — 0,25; второго после отчетного — 0,05.

Такой расчет дает только приблизительный прогноз возврата дебиторской задолженности. Во-первых, реализация продукции и услуг происходит не одномоментно в начале месяца, а ежедневно, и структура продаж в течение месяца складывается не равномерно, а в различных пропорциях по каждой из недель. Например, по учетным данным компании «Альфа» среднемесячная реализация распределяется понедельно следующим образом (табл. 2).

 

Таблица 2. Среднемесячная структура продаж за последние шесть месяцев, %

Показатель

1-я неделя

2-я неделя

3-я неделя

4-я неделя

Реализация продукции

20

25

20

35

Реализация услуг

15

20

25

40

Доходы от аренды

40

25

15

20

 

Во-вторых, на коэффициент инкассации влияет структура реализации по категориям отсрочек платежа, и если в течение месяца доли категорий меняются, то изменится и коэффициент инкассации. Поэтому более точным будет расчет коэффициентов инкассации с учетом реальной структуры и динамики реализации по данным прошедших отчетных периодов.

Руководитель экономической службы компании «Альфа» сделал выборку данных о реализации за последние шесть месяцев и рассчитал структуру продаж, сложившуюся за анализируемый период по каждому из направлений реализации, которые образуют группы дебиторской задолженности (табл. 3).

 

Таблица 3. Анализ структуры дебиторов по длительности отсрочки платежа

Отсрочка платежа

Реализация продукции

Реализация услуг

Аренда

Объемы реализации за последние шесть месяцев, тыс. руб.

По факту (0 дней)

120 000

0

12 000

7 дней

100 000

0

13 000

10 дней

0

50 000

0

14 дней

80 000

20 000

0

21 день

70 000

0

0

28 дней

30 000

15 000

0

Всего

400 000

85 000

25 000

Структура реализации за последние шесть месяцев, %

По факту (0 дней)

30,0

0,0

48,0

7 дней

25,0

0,0

52,0

10 дней

0,0

58,8

0,0

14 дней

20,0

23,5

0,0

21 день

17,5

0,0

0,0

28 дней

7,5

17,6

0,0

Всего

100,0

100,0

100,0

 

Имея информацию о пропорциях реализации понедельно в среднем за месяц и данные о структуре продаж по длительности отсрочки платежа, руководитель экономической службы может рассчитать коэффициент инкассации для реализации продукции.

Kоэффициент инкассации расчетного месяца представляет собой сумму произведений доли каждой из категорий отгрузок по величине отсрочки платежа на долю каждой недели в среднемесячной структуре продаж.

Коэффициент инкассации за текущий месяц (КИ1) можно рассчитать по формуле следующего вида:

 

КИ1 = (ДО1 × РН1) + (ДО2 × РН1) + (ДО3 × РН1) + (ДО4 × РН1) + (ДО1 × РН2) + (ДО2 × РН2) + (ДО3 × РН2) + (ДО1 × РН3) + (ДО2 × РН3) + (ДО1 × РН4).

 

Формула расчета коэффициента инкассации для следующего месяца (КИ2) выглядит так:

 

КИ2 = (ДО5 × РН1) + (ДО4 × РН2) + (ДО5 × РН2) + (ДО3 × РН3) + (ДО4 × РН3) + (ДО5 × РН3) + (ДО2 × РН4) + (ДО3 × РН4) + (ДО4 × РН4) + (ДО5 × РН4).

 

Пояснения к формулам:

ДО1–ДО5 — доля каждой из пяти групп дебиторов по величине отсрочек платежа в общем объеме среднемесячной отгрузки;

РН1–РН4 — доля отгрузок каждой из четырех недель в общем объеме среднемесячной отгрузки.

Рассчитанные таким образом коэффициенты инкассации для возврата дебиторской задолженности по реализации продукции представлены в табл. 4.

 

Таблица 4. Расчет коэффициента инкассации по реализации продукции

Возврат дебиторской задолженности

Отгрузки продукции

1-я неделя

2-я неделя

3-я неделя

4-я неделя

месяц

Первая неделя

0,06

     

0,06

Вторая неделя

0,05

0,08

   

0,13

Третья неделя

0,04

0,06

0,06

 

0,16

Четвертая неделя

0,04

0,05

0,05

0,11

0,24

Текущий месяц

0,19

0,19

0,11

0,11

0,59

Пятая неделя

0,02

0,04

0,04

0,09

0,19

Шестая неделя

 

0,02

0,04

0,07

0,12

Седьмая неделя

   

0,02

0,06

0,08

Восьмая неделя

     

0,03

0,03

Следующий месяц

0,02

0,06

0,09

0,25

0,41

Всего

0,20

0,25

0,20

0,35

1,00

 

В результате расчетов руководитель экономической службы определил, что для реализации продукции по существующим условиям сбытовой политики и покупательского спроса коэффициент инкассации дебиторской задолженности текущего месяца — 0,59, следующего месяца — 0,41.

По результатам аналогичных расчетов коэффициентов инкассации для реализации услуг были получены значения в 0,44 для текущего месяца и 0,56 для следующего за ним (табл. 5).

 

Таблица 5. Расчет коэффициента инкассации по реализации услуг

Возврат дебиторской задолженности

Отгрузки продукции

1-я неделя

2-я неделя

3-я неделя

4-я неделя

месяц

Первая неделя

0,00

     

0,00

Вторая неделя

0,09

0,00

   

0,09

Третья неделя

0,04

0,12

0,00

 

0,15

Четвертая неделя

0,00

0,05

0,15

0,00

0,19

Текущий месяц

0,12

0,16

0,15

0,00

0,44

Пятая неделя

0,03

0,00

0,06

0,24

0,32

Шестая неделя

 

0,04

0,00

0,09

0,13

Седьмая неделя

   

0,04

0,00

0,04

Восьмая неделя

     

0,07

0,07

Следующий месяц

0,03

0,04

0,10

0,40

0,56

Всего

0,15

0,20

0,25

0,40

1,00

 

Для доходов от сдачи имущества в аренду коэффициенты инкассации определить проще, поскольку основная масса дебиторской задолженности возвращается в текущем месяце. На следующий месяц придется только возврат задолженности четвертой недели с отсрочкой оплаты в семь дней. Поэтому коэффициент инкассации следующего месяца для аренды составит 0,1 (среднемесячную долю в 52 % умножаем на долю аренды четвертой недели в 20 % от общей за месяц), а коэффициент инкассации текущего месяца будет 0,9.

Получив искомые коэффициенты инкассации дебиторской задолженности, можно переходить к методике составления прогноза возврата дебиторской задолженности.

РАЗРАБОТКА МЕТОДИКИ

Разработка и утверждение методики прогноза возврата дебиторской задолженности — не обязательный, но целесообразный этап с точки зрения обеспечения максимальной достоверности расчетов. Регламентный документ по прогнозированию дебиторской задолженности обеспечит единое понимание алгоритма расчета среди менеджеров компании, а руководителю экономической службы поможет избежать разногласий при использовании прогноза для расчета бюджетов.

В методике нужно указать порядок действий и источники получения информации, а также отразить расчетные алгоритмы.

Раздел о порядке действий может выглядеть так:

 

Прогноз возврата дебиторской задолженности в компании «Альфа» осуществляется на ежеквартальной основе. Ответственным за своевременность и качество прогноза является руководитель экономической службы компании. За достоверность плана продаж, используемого при расчете прогноза, ответственность несет руководитель коммерческой службы.

 

Порядок действий для расчета прогноза возврата дебиторской задолженности:

1) на основании учетной базы данных формируют данные о величине и составе дебиторской задолженности на начало прогнозного квартала;

2) на основании учетных данных о реализации за предшествующие шесть отчетных месяцев составляют расчет структуры реализации в разрезе направлений бизнеса и группировке дебиторов по величине отсрочки платежа;

3) на основании расчета структуры реализации актуализируют коэффициенты инкассации дебиторской задолженности отдельно по каждому направлению реализации;

4) на основании плана продаж и коэффициентов инкассации формируют расчет погашения дебиторской задолженности в прогнозируемом квартале;

5) на основании плана продаж и расчета погашения дебиторской задолженности формируют прогноз возврата дебиторской задолженности на квартал;

6) на основании коэффициентов перехода текущей задолженности в просроченную и просроченной в безнадежную корректируют данные о погашении и остатках дебиторской задолженности и формируют окончательный вариант прогноза возврата дебиторской задолженности за квартал.

Кроме коэффициентов инкассации на величину возврата дебиторской задолженности влияют еще два фактора:

1. На практике никогда не бывает так, чтобы все дебиторы погашали свою задолженность в сроки, установленные договором. Следовательно, часть текущей дебиторской задолженности по истечении этих сроков переходит в просроченную дебиторскую задолженность (ПДЗ), что уменьшает рассчитанную на основе коэффициентов инкассации прогнозную величину погашения «дебиторки».

Чтобы усилить достоверность прогноза, величина погашения дебиторской задолженности должна уменьшиться на величину коэффициента образования просроченной дебиторской задолженности.

Коэффициент образования просроченной задолженности можно рассчитать на основе данных о погашении дебиторской задолженности за прошедшие отчетные периоды путем деления среднемесячной величины ПДЗ на общую сумму начисленной среднемесячной дебиторской задолженности за реализацию продукции или услуг. Поэтому в прогнозе возврата дебиторской задолженности необходимо предусмотреть влияние данного фактора.

2. Часть просроченной дебиторской задолженности становится безнадежной после того, как компания безуспешно предприняла все возможные меры к ее погашению. Конечно, величина такой задолженности зависит от специфики бизнеса, состава дебиторов и условий кредитной политики компании. Однако в любом случае в прогнозе возврата дебиторской задолженности нужно отразить влияние этого фактора через коэффициент образования безнадежной дебиторской задолженности.

ФОРМИРОВАНИЕ ПРОГНОЗА ВОЗВРАТА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ В ПЛАНИРУЕМОМ ПЕРИОДЕ

После всех произведенных расчетов руководителю экономической службы остается составить расчет погашения дебиторской задолженности, чтобы сформировать прогноз возврата дебиторской задолженности на четвертый квартал 2017 г. На данном этапе работы ему понадобится план продаж на прогнозируемый квартал. План продаж на четвертый квартал 2017 г., предоставленный коммерческой службой, выглядит так (табл. 6).

 

Таблица 6. План продаж на четвертый квартал 2017 г., тыс. руб.

Показатель

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

Квартал

Реализация продукции

70 000

80 000

100 000

250 000

Реализация услуг

12 000

14 000

19 000

45 000

Доходы от аренды

4000

5000

6000

15 000

Прочая реализация

2000

1500

1500

5000

Итого

88 000

100 500

126 500

315 000

 

Погашение дебиторской задолженности рассчитывают отдельно по каждому из направлений бизнеса и по каждому месяцу прогнозируемого квартала. Для этого используют формулу:

 

ВДЗтм = ОРпм × КИ2 + ОРтм × КИ1,

 

где ВДЗтм — сумма погашения дебиторской задолженности в текущем месяце;

ОРпм — сумма реализации прошлого месяца;

ОРтм — сумма реализации текущего месяца;

КИ1 — коэффициент инкассации дебиторской задолженности для текущего месяца;

КИ2 — коэффициент инкассации дебиторской задолженности для прошедшего месяца.

Для компании «Альфа» расчет погашения дебиторской задолженности по реализации продукции в октябре согласно представленной формуле будет выглядеть так:

ВДЗоктябрь = Реализациясентябрь × 0,41(КИ2) + Реализацияоктябрь × 0,59(КИ1).

Полный расчет погашения дебиторской задолженности на четвертый квартал 2017 г. приведен в табл. 7.

 

Таблица 7. Расчет погашения дебиторской задолженности в 4 кв. 2017 г., тыс. руб.

Показатель

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

Квартал

По реализации продукции

По отгрузкам предыдущего месяца

24 750

28 875

33 000

86 625

По отгрузкам текущего месяца

41 125

47 000

58 750

146 875

Итого

65 875

75 875

91 750

233 500

По реализации услуг

По отгрузкам предыдущего месяца

6212

6776

7906

20 894

По отгрузкам текущего месяца

5224

6094

8271

19 588

Итого

11 435

12 871

16 176

40 482

По арендной плате

По отгрузкам предыдущего месяца

400

400

500

1300

По отгрузкам текущего месяца

3600

4500

5400

13 500

Итого

4000

4900

5900

14 800

 

На основе фактических данных о динамике дебиторской задолженности руководитель экономической службы установил, что за последние шесть прошедших месяцев среднемесячные коэффициенты по просроченной и безнадежной для взыскания задолженности составили следующие значения:

  • коэффициент перехода текущей задолженности в просроченную:

- для реализации продукции — 0,1;

- для реализации услуг — 0,08;

- для аренды — 0,05;

  • коэффициент перехода просроченной задолженности в безнадежную:

- для реализации продукции — 0,2;

- для реализации услуг — 0,15;

- для аренды — 0.

На заключительном этапе формирования прогноза возврата дебиторской задолженности руководитель экономической службы заполнил форму прогноза данными по ее начислению (из плана продаж), погашению (из расчета погашения дебиторской задолженности) и корректировками на величину коэффициентов просроченной и безнадежной дебиторской задолженности. В итоге он сформировал помесячный прогноз возврата дебиторской задолженности, в котором отражены данные об остатках и динамике дебиторской задолженности на 4 кв. 2017 г. в разрезе месяцев квартала (табл. 8).

 

Таблица 8. Прогноз возврата дебиторской задолженности (ДЗ) компании «Альфа» в 4 кв. 2017 г., тыс. руб.

Показатель

Остаток на 01.10

Октябрь

Остаток на 01.11

Ноябрь

Остаток на 01.12

Декабрь

Остаток на 01.01

начислено

погашено

начислено

погашено

начислено

погашено

Реализация продукции

Общая ДЗ

22 500

70 000

65 625

26 875

80 000

75 033

31 843

100 000

90 707

41 136

В том числе:

текущая

19 000

70 000

65 875

23 125

80 000

75 875

27 250

100 000

91 750

35 500

просроченная

2750

 

300

2450

 

–353

2803

 

–483

3286

безнадежная

750

 

–550

1300

 

–490

1790

 

–561

2351

Реализация услуг

Общая ДЗ

5000

12 000

11 753

5247

14 000

12 826

6420

19 000

16 026

9394

В том числе:

текущая

3900

12 000

11 435

4465

14 000

12 871

5594

19 000

16 176

8418

просроченная

900

 

453

447

 

23

424

 

–87

511

безнадежная

200

 

–135

335

 

–67

402

 

–64

466

Аренда имущества

Общая ДЗ

1500

4000

4240

1260

5000

4900

1360

6000

5895

1465

В том числе:

текущая

1200

4000

4000

1200

5000

4900

1300

6000

5900

1400

просроченная

300

 

240

60

 

0

60

 

–5

65

безнадежная

0

   

0

   

0

   

0

Прочие дебиторы

Общая ДЗ

1000

2000

2600

400

1500

1000

900

1500

1800

600

В том числе:

текущая

900

2000

2500

400

1500

1000

900

1500

1800

600

просроченная

100

 

100

0

   

0

   

0

Всего дебиторская задолженность компании

Общая ДЗ

30 000

88 000

84 218

33 782

100 500

93 759

40 523

126 500

114 427

52 595

В том числе:

текущая

25 000

88 000

83 810

29 190

100 500

94 646

35 044

126 500

115 626

45 918

просроченная

4050

0

1093

2957

0

–330

3287

0

–575

3862

безнадежная

950

0

–685

1635

0

–557

2192

0

–624

2816

ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Обобщая рассмотренные выше аспекты формирования прогноза возврата дебиторской задолженности, можно прийти к выводу о том, что такой важный для планирования всей хозяйственной деятельности компании расчет нельзя делать только на основании обобщенных данных и сводных показателей динамики дебиторской задолженности. Корректность прогноза напрямую зависит от детализации показателей и учета всех факторов, влияющих на погашение задолженности дебиторами компании.

Целесообразно регламентировать прогноз возврата дебиторской задолженности, что повысит точность расчетов и позволит сэкономить время на согласование полученных прогнозных данных.

 

 

А. А. Гребенников, главный экономист ГК «Резон»

Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 10, 2017.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.