Бумажная трудовая книжка: как правильно восстановить при утрате и надо ли

Кадровик Синицына Т. В. оформляет прием на работу Петрова А. С., который утверждает, что потерял трудовую книжку. Синицына в Интернете нашла информацию, что дубликат трудовой книжки должен делать тот сотрудник, который оформляет прием на работу на основании выписки из «Госуслуг».

Как правильно работнику отдела кадров оформить трудовую книжку и надо ли восстанавливать ее вообще? Действительно ли можно вносить записи других работодателей в новую трудовую книжку на основании выписки из «Госуслуг»?

СТД-Р (ЭЛЕКТРОННАЯ ТРУДОВАЯ КНИЖКА) И БУМАЖНАЯ ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Сначала разберем, как сейчас кадровый отдел ведет трудовые книжки работников.

Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 г., осуществляется в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), а трудовые бумажные книжки на указанных лиц не оформляются[1].

Каждый работник, оформленный до 31 декабря 2020 г., должен был до этой даты включительно подать работодателю письменное заявление (то есть сделать выбор) о продолжении ведения бумажной трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности (форму СТД-СФР*), представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах СФР.

В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ, т. е. в бумажном виде.

Обратите внимание!

1. После подачи заявления о переходе на сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р вернуться на бумажный вариант уже нельзя. Минтруд подтверждает эту позицию: работодатель не должен выполнять просьбу сотрудника вновь вести его бумажную трудовую книжку[2].

2. Если на работника бумажная трудовая книжка еще ведется, он может отказаться от нее в любой момент, подав работодателю соответствующее заявление.

Иногда работник не помнит, что перешел на электронный формат, или  работодатели без учета пожеланий работника переводят его с бумажной трудовой книжки на «электронную», забывая при этом внести запись в трудовую книжку о том, что выбраны сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ. Поэтому не спешите сразу оформлять новую бумажную трудовую книжку или отправлять нового сотрудника к предыдущему работодателю за дубликатом. Для начала ознакомьтесь со справкой СТД-СФР.

К сведению

Законодательство не обязывает нового работника представлять этот документ, но можно попросить его представить справку из информационных ресурсов по форме СТД-СФР при приеме на работу. Тогда кадровику будет проще разобраться в ситуации.

Из справки вы можете узнать, какой вариант ведения трудовой книжки работник выбрал, и ваши дальнейшие действия будут зависеть от этого выбора.