Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку

«Кадровые решения» №4 2020 / Трудовая книжка

Приведем точную формулировку нормы Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Федеральный закон № 439-ФЗ), на которую ссылаются специалисты Минтруда в Письме № 14-2/В-150.

Таким образом, в законе отсутствует требование о выдаче трудовой книжки «в день подачи заявления работником», как отмечено в Письме № 14-2/В-150.

 

По нашему мнению, совокупность норм федеральных законов, регламентирующих переход на электронные трудовые книжки, включая норму ст. 65 ТК РФ об обязанности работодателя в течение 2020 года оформлять бумажные трудовые книжки впервые, обязывает работодателей в 2020 году вести бумажные трудовые книжки своих работников.

Следовательно, выдача трудовых книжек на руки работникам, подавшим заявления о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в электронной форме, возможна только в 2021 году.

Уточним: заявление является основанием для выдачи трудовой книжки на руки. А документом, подтверждающим выдачу, является Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой работник распишется в получении трудовой книжки.

Из формулировки этого абзаца можно понять, что запись вносится в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, однако имеется в виду, что в соответствии с этой статьей предоставляются сведения о трудовой деятельности. А запись в трудовую книжку должна соответствовать формулировке второго предложения ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.

Предложенная в Письме № 14-2/В-150 формулировка не вполне соответствует второму предложению ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ:

1) в трудовой книжке работника уже имеются его «фамилия, имя, отчество», нет никакой нужды указывать их еще и в этой записи;

2) поскольку Ф.И.О. работника указывать не требуется, нормативная формулировка предписывает слово «работник», а не варианты «ему (ей)»;

3) в записи предписана ссылка только на ст. 66.1 ТК РФ, делать ссылку еще и на Федеральный закон № 439-ФЗ не требуется, тем более что в Письме № 14-2/В-150 указана ч. 2 вместо ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.

Таким образом, исходя из анализа правовых норм, запись в трудовой книжке, сделанная точно по тексту Федерального закона № 439-ФЗ, по нашему мнению, должна иметь следующий вид (пример).

Заметим, что основная часть записи может быть выполнена путем проставления штампа. Штамп может быть сделан сразу на две графы (гр. 3 и 4), чтобы вручную осталось только проставить порядковый номер записи (гр. 1), дату выдачи трудовой книжки на руки работнику (гр. 2), подпись ответственного лица и работника (гр. 3) и дату (а в случае регистрации — и номер) заявления (гр. 4).

В Письме № 14-2/В-150 нет ответа на ту часть вопроса, где спрашивается, нужно ли заверять запись по аналогии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1]. В законах также нет ответа на этот вопрос.

Однако мы полагаем, что это все же стоит делать (как показано в нашем примере).

Прежде всего отметим, несмотря на то что законодательство не требует указывать в книге учета движения трудовых книжек, что трудовая книжка выдана именно в связи с принятием работником решения о переходе на сведения о трудовой деятельности, это имеет смысл делать — для вашего удобства.

Мы согласны со специалистами Минтруда России, что отметку в книге учета движения трудовых книжек стоит сделать. Полагаем, достаточно краткой пометки «СТД» в гр. 12 или 13: такая пометка вполне информативна и кроме нее ничего не требуется.

Более того, если вы не сделаете никакой пометки или записи в книге учета движения трудовых книжек, то все равно нарушения в этом не будет.

Другими словами, специалисты Минтруда России не рекомендуют собирать с работников заявления до июля 2020 года. Мы согласны, что не стоит торопиться со сбором заявлений. Более того, рекомендуем заняться этой процедурой только ближе к концу года.

Тем не менее у нас нет законных оснований отказать в принятии заявления от работника, который подал его инициативно — до получения уведомления. Однако в этом случае рекомендуем немедленно вручить работнику соответствующее уведомление, чтобы иметь доказательство того, что он проинформирован о последствиях своего отказа от ведения бумажной трудовой книжки: вернуться к ней, если он передумает, будет уже невозможно.

[1] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 25.03.2013).

И. В. Журавлева,
консультант по трудовому праву и кадровому учету

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 4, 2020.