Локальный нормативный акт: порядок создания и правила оформления

В статье расскажем, какие бывают локальные нормативные акты (ЛНА), зачем они нужны, как разработать и оформить локальный акт, с кем и как согласовывать, каким способом можно организовать ознакомление работников с ЛНА.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ОТНОСЯТСЯ К ЛНА

Кадровикам важно знать, какие документы относятся к ЛНА, поскольку Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) устанавливает особый порядок их принятия и требует ознакамливать с ними работников. Несколько лет назад Пленум Верховного Суда РФ[1] назвал общие признаки нормативного правового акта (НПА) (в тексте документа ЛНА были названы в числе прочих):

• наличие правовых норм (правил поведения);
• правовые нормы направлены на урегулирование (изменение или прекращение) существующих правоотношений;
• эти нормы обязательны для неопределенного круга лиц;
• их можно применять неоднократно.

Все указанные признаки присущи:

• правилам (правила проведения конкурсов, ПВТР, др.);
• положениям (положение о защите персональных данных (ПД), об оплате труда, о бухгалтерии и т.д.);
• регламентам (регламент обработки документов, др.);
• инструкциям (должностная инструкция, инструкция по делопроизводству и т. п.);
• порядкам (порядок оформления личных дел и др.);
• политикам (политика формирования кадрового резерва и т. п.).

СЛОВАРЬ

Локальный нормативный акт (ЛНА, локальный акт) — это принятый работодателем в пределах своей компетенции документ, который содержит нормы трудового права, не противоречащие действующему законодательству (ст. 8 ТК РФ).

Не имеют всех признаков ЛНА:

• штатное расписание (не содержит правовых норм) (Роструд называет штатное расписание локальным актом (письмо от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1));
• графики отпусков, дежурства, сменности, работы (применяются однократно и касаются определенного круга лиц: только работников, которые в них указаны);
• договоры и соглашения к ним (документы договорного характера с конкретным работником);
• коллективный договор (договорной документ, для которого установлен особый порядок принятия, изменения и действия, отличный от ЛНА);
• учетные и регистрационные формы: табель учета рабочего времени, накладные, личные карточки, путевые листы, описи, журналы регистрации и т. д.;
• организационно-распорядительные документы: приказы, распоряжения.

ЗАЧЕМ НУЖНЫ ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ

Считаем, что все локальные акты можно разделить на два типа:

1. ЛНА, которые необходимо разработать всем работодателям по требованию Трудового кодекса РФ и иных НПА (то есть закон требует оформления именно отдельного локального акта по конкретному вопросу);

К первому типу мы отнесем:

• ПВТР[2];

• положение об обработке ПД работников (плюс политика в отношении обработки ПД)[3];

• программы и инструкции по охране труда (ОТ)[4] и ряд других.

2. ЛНА, которые согласно законодательству нужно принимать, но только в определенных случаях:

ЛНА второго типа разрабатывают, чтобы:

а) регламентировать вопросы, которые Трудовой кодекс РФ предписал урегулировать работодателям самостоятельно. Например, положение об электронном документообороте (при введении ЭКДО)[5], порядок временного перевода на дистанционную работу (в чрезвычайной ситуации)[6], порядок проведения аттестации[7], порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками[8], систему оплаты труда, вопросы начисления всех элементов заработной платы[9] и т. д.

Для этой цели можно использовать и ПВТР, но лучше разработать отдельные ЛНА, чтобы не перегружать ПВТР нормами, которые будут касаться только узкого круга работников. В самостоятельные ЛНА имеет смысл вынести и вопросы оплаты труда (в т. ч. описание систем премирования, порядок индексации).

Такие ЛНА важны работодателю и потому, что помогают доказать правомерность выплат работникам, уменьшения налоговой базы на эти суммы, увольнения по результатам аттестации и др.;

б) закрепить специфику проведения кадровых процедур и предоставления гарантий в конкретной организации. Например, целесообразно конкретизировать процедуру предоставления отпусков, порядок направления на медосмотры, последовательность действий работников и должностных лиц при предоставлении дней для диспансеризации, ухода за ребенком-инвалидом, «донорских» дней и т. д.

Эти ЛНА снижают вероятность возникновения конфликтов с работниками, а в случае возникновения спора помогают доказать правомерность действий работодателя;

в) регламентировать рабочие процессы, установить общие требования к документам или алгоритм действий в конкретных ситуациях. Такую роль выполняют, например, инструкция по кадровому делопроизводству, рабочие инструкции, регламенты бизнес-процессов, порядок проведения инструктажей, положения о подборе персонала, об испытании и т.д.

К содержанию таких ЛНА обязательные требования не установлены, каждая организация сама решает, какие процессы ей стоит закрепить на локальном уровне и как это лучше сделать.

ВИДЫ ЛОКАЛЬНЫХ АКТОВ И ИХ СТРУКТУРА

Перед разработкой ЛНА определите, с какой целью он принимается, какую роль будет выполнять. От этого будут зависеть его вид и содержание. В таблице приведены некоторые виды ЛНА в порядке их значимости.