Трудовая книжка в 2023 году: кому и как оформлять

Читайте в статье:
Могут ли работодатели в 2023 году использовать бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца или необходимо закупать новые бланки
Когда и кому нужно оформлять новые трудовые книжки и вкладыши
Как вести учет новых бумажных трудовых книжек

Коротко о главном

С 1 января 2020 года почти все работодатели постепенно перешли на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности (СТД)), но это не значит, что бумажные трудовые остались в прошлом. У многих работников они еще продолжают действовать, и специалисты по кадрам по-прежнему их заполняют[1].

Приказ № 320н (приложение № 1) утвердил новую форму трудовой книжки и форму вкладыша в нее[2].

С 01.01.2023 не действует Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках». Вместо него ответственные за приобретение, ведение и хранение трудовых книжек руководствуются Порядком, утвержденным Приказом Минфина России № 55н[3].

Можно ли использовать старые бланки

Пунктом 3 Постановления № 1250 предусмотрено, что:

• трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
• бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны, работодатели могут использовать их без ограничения срока.

Получается, списывать и утилизировать неизрасходованные бланки трудовых и вкладышей старого образца не нужно. И пока они не закончатся, нет необходимости закупать новые.

Где приобретать новые бланки

Если же понадобятся новые бланки, следует руководствоваться Приказом Минфина России № 55н, в котором, кстати, нет рекомендаций и упоминания о том, что производством трудовых книжек занимается только АО «ГОСЗНАК» и бланки должны приобретаться только там.

Извлечение
из Порядка, утвержденного Приказом Минфина России № 55н

[…]
5. Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее — Распространители).
Изготовление бланков трудовых книжек осуществляется на основании заявок Распространителей.
Сроки изготовления бланков трудовых книжек определяются условиями договоров, заключаемых изготовителем с Распространителями.
6. Для приобретения бланков трудовых книжек работодатели обращаются к изготовителю либо Распространителям, информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
7. Доставка работодателям бланков трудовых книжек осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции либо по соглашению изготовителя или распространителя с работодателем.

То есть бланки может выпускать любая организация (официальный распространитель), у которой есть лицензия на производство и реализацию защищенной полиграфической продукции уровня защиты «В»[4]. Выдачей разрешений занимается ФНС России, которая и ведет их реестр.

Когда и кому оформлять бумажную трудовую на бланке нового образца

Тем, кто впервые поступает на работу, бумажные трудовые книжки больше не оформляются. По умолчанию ведутся только СТД в электронной форме.

К СВЕДЕНИЮ
Если работник перешел на СТД у предшествующего работодателя, то при смене места работы вернуться к бумажному формату трудовой нельзя. Законодательство не предусматривает обратного перехода.

Необходимость завести бумажную трудовую книжку на новом бланке может возникнуть только в отношении работников, которые продолжают вести бумажную трудовую, для того, чтобы оформить:

• новую трудовую, если бумажная трудовая книжка отсутствует (например, вследствие утраты, порчи или по другой причине)[5];
• дубликат документа.

Работники, которые в силу определенных обстоятельств не смогли реализовать свое право выбора в части способа ведения трудовой книжки, могут это сделать в 2023 году по основному месту работы или при последующем трудоустройстве. То есть работник, восстановив стаж, может воспользоваться своим правом и перейти на СТД.