Запись в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении

Обычно внесение записей в трудовые книжки о приеме и увольнении работников не вызывает трудностей у кадровиков. Тем более что в Интернете можно найти множество примеров. Правда, они не всегда корректны, а ошибки часто не очевидны.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении (с ошибками)

Ошибка 1
Принципиальная. Не нужно оформлять трудовую книжку, поскольку это первое место работы

С 2021 года работникам, впервые поступающим на работу, бумажные трудовые книжки не заводятся — для них предусмотрено только формирование сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

В примере запись о приеме сделана под № 1 и датирована январем 2021 года. Следовательно, до поступления на работу в эту организацию работник не имел трудового стажа, поэтому вообще не нужно было оформлять трудовую книжку.

Ошибка 2
Не указано полное название организации

Перед записью о приеме в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка следует указывать и полное наименование организации, и сокращенное (при наличии)[1].

В примере не указано полное наименование. Трудовая инспекция рассматривает это как нарушение требований нормативного правового акта (НПА), содержащего нормы трудового права.

Внимательные кадровики, несомненно, заметили еще один недочет: порядковый номер записи и дата приема на работу располагаются напротив наименования организации. Это не может стать причиной административного наказания, да и ПФР не считает это грубой ошибкой. Поэтому отменять такую запись не нужно, но в дальнейшем следует сначала вносить заголовок (наименование организации), а потом нумеровать запись и ставить дату приема.

Ошибка 3
Запись о приеме сформулирована некорректно

В записи о приеме нужно указать:

• наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор);
• наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации[2].

В формулировке записи о приеме одна ошибка и недочет:

1. Не конкретизировано название структурного подразделения.
2. Некорректно употреблена фраза «принята кассиром».

Название структурного подразделения должно соответствовать наименованию в штатном расписании. В сформированном в ПО расписании можно встретить абсолютно неинформативные названия подразделений (например, «основное подразделение», «магазин»). Но маловероятно, что эти названия будут указаны в трудовом договоре с работником. Если компания маленькая, структурные подразделения в штатном расписании вообще не выделяют, следовательно, они не будут указаны и в трудовом договоре. Обычно если организации принадлежат несколько магазинов, их названия конкретизируют (присваивают номер «Магазин № 2» или уточняющее название «Магазин на Юбилейном»). В таком случае и в записи о приеме на работу указывается уточненное название (если, конечно, название структурного подразделения указано в договоре с работником).

Теперь разберемся, что не так с фразой «Принята кассиром».

Если работа соответствует профессии, указанной в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (ЕТКС), то работник принимается не на должность, а на работу по профессии (например, «Принят поваром 3 разряда»). Согласитесь, что странно звучит «Принят на должность дворника»? Дворник — это профессия из ЕТКС, корректно писать «Принят дворником».

Если работа соответствует должности, указанной в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС), то происходит прием на должность (например, «Принята на должность бухгалтера»).

Кассир — это должность служащего, поэтому в данном случае уместнее писать «Принята на должность кассира».

Ошибка 4
Сокращено слово «приказ»

Не допускается писать «пр.» вместо «приказ»[3]. В примере слово «приказ» сокращено, что является нарушением требований НПА, содержащего нормы трудового права. За такое нарушение может наступить административная ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Ошибка 5
Некорректно сформулирована запись об увольнении

Частью 4 ст. 66 ТК РФ установлено следующее:

Извлечение Трудового кодекса РФ

[…]

В трудовую книжку вносятся сведения[4] о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

[…]

В полном соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ Порядок № 320н устанавливает правила внесения записи об увольнении:
• при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ, запись об увольнении в трудовую книжку нужно вносить со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи[5];
• при увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника к другому работодателю (в другую организацию) запись в трудовой книжке должна начинаться со слова «Уволен»[6].

Учитывая эти правила, можно найти три ошибки в записи об увольнении:

1. Следовало написать «Уволена по соглашению сторон…».
2. Необходимо уточнять часть статьи при ссылке на ст. 77, 81, 83 ТК РФ и ряд других.
3. Нельзя употреблять аббревиатуру в названии закона, слова «Российской Федерации» пишутся полностью.

Ошибка 6
Работник теперь не должен заверять записи при увольнении

До сентября 2021 года прежние (ныне отмененные) Правила ведения и хранения трудовых книжек требовали, чтобы работник заверял все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы. В Порядке № 320н такого требования нет. Следовательно, подпись работника после записи об увольнении не нужна.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении (без ошибок)