Штатное расписание и штатная расстановка: не отождествляем понятия!

Штатное расписание 

Наличие обязательно 

Об обязательности наличия штатного расписания у работодателя говорится в ст. 15, абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ. В частности, ст. 57 ТК РФ предписывает указывать в трудовом договоре наименование должности в соответствии со штатным расписанием организации.

Роструд также пояснил, что отсутствие должностей в штатном расписании, в частности, может существенно затруднить проведение мероприятий по сокращению численности или штата работников. Кроме того, в отдельных случаях может быть расценено инспекторами ГИТ как нарушение, за которое предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ[1].

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Это подтверждает и судебная практика[2].

Форма штатного расписания

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 включает перечень структурных подразделений (при наличии), наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, окладах и надбавках.

Форма не является обязательной, а носит рекомендательный характер. Работодатель может разработать свою форму, при необходимости дополнив ее теми или иными графами и их наполнением.

Кто подписывает и утверждает 

Подписывает штатное расписание:

• руководитель кадровой службы и главный бухгалтер (если в организации его нет, поле остается пустым) — если применяется форма № Т-3;
• ответственный работник на усмотрение работодателя — если применяется самостоятельно разработанная форма.

Утверждается документ приказом, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Изменения в штатное расписание вносятся по решению работодателя и оформляются приказом. Либо утверждается новое штатное расписание.

Срок хранения

Для штатного расписания установлен постоянный срок хранения[3]. Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, штатные расписания должны храниться до ее ликвидации[4].

Составление и заполнение

Штатное расписание — это документ, который состоит из:

• «шапки», в которую вносятся сведения о документе и организации, утвердившей его, а также
• таблицы, которая отражает кадровую структуру организации (подразделения, должности, оклады) (пример 1 на с. ?? ®).

«Шапка» штатного расписания:

• наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами; 
• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации; 
• дата составления указывается по дате подписания последним должностным лицом.  Дата составления и дата, с которой вводится в действие штатное расписание, могут отличаться; 
• в строке «на период» указывается период действия штатного расписания, но если документ составлен на неопределенный период, поле не заполняется; 
• в грифе утверждения указывают:
— реквизиты приказа по основной деятельности, которым утверждено штатное расписание;
– общее количество штатных единиц организации или предприятия. 

Табличная часть штатного расписания

Графы 1, 2 «Структурное подразделение» 

Под структурным подразделением следует понимать как отделы, цеха, участки и т. д., так и филиалы, представительства и иные обособленные подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Если наименование структурного подразделения и его указание в штатном расписании влияет на предоставлении льгот (например, вредные условия труда (ВУТ)), то при определении наименования необходимо проверить отраслевые классификаторы.

Графа 3 «Должность, специальность, профессия) разряд, класс (категория) квалификации» 

Если работа связана с предоставлением льгот либо ограничениями, установленными федеральными законами, или с ВУТ, то наименование должностей и профессий указывается в соответствии со следующими документами:

• профессиональные стандарты[5];
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих[6];
• Единый тарифно-квалификационный справочник профессий рабочих и др.

Минтруд России разъяснял, что для указания в штатном расписании должности не обязательно наличие по ней профессионального стандарта.

Также ведомство напомнило, что в соответствии с ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ, профстандарты обязательны для применения только при условии, если Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (НПА) РФ установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, — и только в части указанных требований.

В остальных случаях положения профессиональных стандартов носят рекомендательный характер, и Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право самостоятельно определять штатное расписание, наименования подразделений, должностей (профессий рабочих) и трудовых функций работников, устанавливать категории (разряды) с учетом сложности и объема выполняемой работы (трудовых функций)[7].

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ 
Наименование должности в штатном расписании и в трудовом договоре должно быть одинаковым. Нельзя в одностороннем порядке переименовать должность в штатном расписании, не уведомив об этом работника. Нужно учитывать требования ст. 72, 74 ТК РФ.

Не запрещено указывать в штатном расписании (и, соответственно, в трудовом договоре) двойные наименования должностей — если трудовые функции каждой из этих должностей по отдельности близки по содержанию (например, «бухгалтер-кассир»).

Не рекомендуется указывать должности с использованием иностранных слов. Наименования должностей в кадровых документах должны быть единообразны. А согласно п. 6 Порядка № 320н[8] «трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики».