Разработка и утверждение в компании собственных форм документов: пошаговый алгоритм. Часть 1. Определяем потребность в создании локальных форм и формируем рабочую группу по их разработке

Каждый несовершенный кадровый документ — это скрытые риски и потери, причем не только времени, но также имиджевые и финансовые. Своевременное же утверждение локальных форм документов позволит работать быстрее, аккуратнее и с меньшими рисками. Собственные формы документов являются инструментом внутреннего порядка, прозрачности и повышения эффективности управляемости процессами в компании.

ЛОКАЛЬНЫЕ ФОРМЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ И НЕОБХОДИМОСТЬ ИХ УТВЕРЖДЕНИЯ

Оформление первичным учетным документом фактов хозяйственной жизни 

Кадровые мероприятия зачастую относятся к фактам хозяйственной жизни компании. 

Факт хозяйственной жизни — это события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение работодателя, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств^[1]. Каждый из фактов хозяйственной жизни работодателя подлежит обязательному оформлению первичным учетным документом^[2].

В кадровом делопроизводстве многие документы являются документами не только кадрового, но также бухгалтерского и налогового учета. Это, в частности:

• приказы:

- о приеме на работу;

- о переводе;

- об увольнении;

- о предоставлении отпуска;

- о направлении в командировку;

- о поощрении (если поощрение носит материальный характер);

- другие приказы по личному составу, на основании которых производятся выплаты работникам или удержания;

• табель учета рабочего времени.          

Обязательность унифицированных форм с 1 января 2013 года отменена полностью       

Во всех организациях, кроме бюджетных, до 1 января 2013 г. для оформления документов, содержащих данные для бухгалтерского учета, использовались унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1^[3], поскольку такое требование содержалось в действовавшем в то время законе о бухгалтерском учете.

Примечание научного редактора

Однако и в то время (до 2013 года) унифицированные формы, не имеющие отношения к бухгалтерскому учету (например, унифицированная форма № Т-7 — график отпусков) не были обязательными для применения. Кроме того, унифицированные формы можно было модифицировать, добавляя в них реквизиты и строки и удаляя ненужные при соблюдении определенных правил. 

С принятием Федерального закона № 402-ФЗ произошел существенный поворот.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм полностью не являются обязательными к применению, и организация сама решает, какие формы она будет использовать: унифицированные или разработанные самостоятельно (мы называем их локальными формами по аналогии с локальными нормативными актами, или собственными)^[4].

Это значит, что работодателю необходимо самостоятельно разрабатывать и утверждать формы кадровых документов, которые документируют факты хозяйственной жизни, а также некоторые другие (например, работодатель обязан утвердить форму расчетного листка^[5]).

Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с законодательством. Например, Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н утверждены унифицированные формы табеля учета использования рабочего времени, авансового отчета, решения о командировании и иные формы, которые применяются в кадровом делопроизводстве^[6].

Как использовать унифицированные и ввести собственные формы документов 

Даже если работодатель использует для ведения кадрового делопроизводства унифицированные формы, утв. Постановлением Госкомстата, использование именно этих форм следует, как минимум, закрепить в локальном нормативном акте — Учетной политике^[7].

Закон не обязывает утверждать формы кадровых документов, которые не фиксируют факты хозяйственной жизни: согласия, анкеты, уведомления, объяснительные записки и т. п. Однако их утверждение ЛНА или приказом работодателя является распространенной практикой, так как обеспечивает единообразие оформления, снижает риск ошибок и споров, а также подтверждает соблюдение работодателем принципов документооборота^[8].

Процесс создания альбома локальных форм достаточно сложный и многоэтапный. Мы свели его к шести шагам.

Алгоритм создания локальных форм документов

Шаг 1. Определите потребность в создании локальных форм

Шаг 2. Сформируйте рабочую группу

Шаг 3. Проанализируйте существующие документы и выявите недостатки

Шаг 4. Разработайте формы документов

Шаг 5. Согласуйте формы документов

Шаг 6.  Утвердите и внедрите локальные формы

В этом и следующем номерах журнала мы подробно рассмотрим все шаги и дадим примеры организационного-распорядительных документов, которые помогают организовать и задокументировать этот процесс.