Какие важные дела надо успеть сделать в декабре, чтобы не получить штраф в 2021 году

«Кадровые решения» №12 2020 / Кадровое делопроизводство

 

События уходящего года стали настоящим вызовом для кадровых работников и руководителей организаций. Наша цель — помочь сориентироваться в потоке изменений, чтобы эффективно спланировать работу в конце года.

АКТУАЛЬНЫЕ НОВОВВЕДЕНИЯ

2020 год выдался сложным: пришлось на ходу перестраивать рабочие процессы, организовывать дистанционную работу, в сложной обстановке менять кадровую политику. Но не все изменения, которые произошли в этом году, актуальны до сих пор.

В таблице 1 — нормы, которые не потеряли актуальность по состоянию на декабрь 2020 года.

КАКИЕ НОВОВВЕДЕНИЯ ВНОСИМ В ЛНА

Разумеется, не все перечисленные новшества должны быть отражены в ЛНА работодателя, но некоторые из них все же требуют пересмотра кадровых документов.

 В соответствии с новыми правилами выплаты выходных пособий (ст. 178, 318 ТК РФ) должен быть скорректирован текст уведомлений работникам при сокращении или ликвидации организации. Если порядок выплат был зафиксирован в каком-либо ЛНА работодателя, нужно пересмотреть документ с учетом новых требований.

 Обратите внимание на новый текст ст. 185.1 ТК РФ: прохождение диспансеризации работники должны подтверждать справкой только в том случае, если такая обязанность закреплена в ЛНА. Если работодатель считает нужным следовать этой норме, в Правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) или иной ЛНА необходимо внести соответствующее требование.

К концу декабря все работники уже должны определиться, каким образом будет фиксироваться их трудовая жизнь: с помощью бумажной трудовой книжки или сведениями в электронной форме.

На локальном уровне (например, в ПВТР) нужно зафиксировать:

• возможность принимать в качестве документа о стаже справку СТД-Р, выданную работнику на прежнем месте работы (или справку СТД-ПФР, выданную Пенсионным фондом РФ);

• обязанность при увольнении или по письменному запросу выдавать работнику справку СТД-Р (если он отказался от ведения бумажной трудовой книжки);

• право работников, которые выбрали ведение обычной трудовой книжки, в дальнейшем перейти на сведения о трудовой деятельности (СТД).

Способ оформления документов договорного характера (в первую очередь дополнительных соглашений к трудовым договорам) в виде их сканированных образов (или фотографий) на сегодняшний день не вполне законен. Только в период нерабочих «президентских» дней работодателям было дано право знакомить работников с кадровыми документами по электронной почте или с помощью мессенджеров. Но потом работники все равно должны были поставить «живую» подпись на документе, оформленном на бумаге.

 

Сейчас во многих регионах для лиц старше 65 лет продлевается режим самоизоляции, для некоторых категорий работников вводится карантин, в Москве было рекомендовано не менее 30 % работников перевести на удаленный труд. Поэтому на локальном уровне целесообразно прописать временный порядок обмена документами (в т. ч. и порядок ознакомления) с работниками, которые будут работать удаленно.

В настоящее время на рассмотрении находится закон о юридически значимых сообщениях. Он предусматривает возможность обмена электронными документами без получения работниками УКЭП. Однако примут данный закон (как ожидается) только в 2021 году.

Если организация принимает на работу иностранных граждан, имеет смысл закрепить в ЛНА правила работы с ними. В 2021 году несколько расширились обязанности работодателей, привлекающих иностранцев, изменились правила миграционного учета.

Нарушение указанных правил и неисполнение обязанностей влечет наказание в виде штрафов по ст. 18.9 КоАП РФ:

• для должностных лиц — от 45 000 до 50 000 руб.;

• для юридических лиц — от 400 000 до 500 000 руб.

 

ВАЖНЫЕ ДЕЛА ДЕКАБРЯ

Ежегодно мы напоминаем о делах, которые необходимо сделать в декабре, чтобы закрыть делопроизводственный год. Список почти не меняется, но каждый год привносит что-то новое в их реализацию. Кратко напомним, что нужно сделать, чтобы не получить штраф в 2021 году.

 

Дело № 1.

Составить и утвердить график отпусков на 2021 год

 

Документ должен быть утвержден не позднее 17 декабря (в этом году это четверг). При наличии профсоюза график отпусков необходимо согласовать с профкомом, поэтому заняться составлением документа нужно заранее, чтобы была возможность:

• выяснить желание работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное время[18];

• взять письменные заявления работников, которые хотят использовать отпуск по частям;

• получить мотивированное мнение профсоюзного комитета.

Отсутствие графика 18 декабря будет расценено проверяющими как нарушение, за которое грозит штраф в размере до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

 


[18] Журавлева И. В. Категории работников, которым отпуска предоставляются в удобное для них время // Кадровые решения. 2020. № 6. С. 43–48.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2020.