Электронная версия журнала

Как работнику получить документы о стаже работы

«Кадровые решения» №12 2018 / Архивное дело

ЧТО ТАКОЕ АРХИВНАЯ СПРАВКА

 

У работников организации как бывших, так и работающих, может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения о трудовой деятельности для реализации своих пенсионных или иных прав. Если личное дело работника уже передано в архив организации, то подтвердить необходимую информацию может архивная справка.

Потребность в этом документе возникает, когда те или иные периоды работы не отражены в трудовой книжке или же записи о них вызвали нарекания работников Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР).

Организация выдает архивную справку в следующем порядке:

1) работник пишет заявление либо письмо-запрос на имя руководителя (пример 1);

2) письмо-запрос регистрируют и передают ответственному лицу для подготовки архивной справки;

3) ответственное лицо проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе;

4) заявителю выдают соответствующую архивную справку.

Справки о трудовом стаже архивы выдают бесплатно, так как эта услуга относится к разряду социально значимых.

На подготовку архивной справки закон отводит 30 дней с момента получения запроса. Если этого времени оказалось недостаточно, архив уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причин и нового срока, в который даст ответ.

КАК СОСТАВИТЬ АРХИВНУЮ СПРАВКУ

Организация составляет архивную справку на своем бланке по установленной форме и включает в нее информацию о предмете запроса (пример 2).

В конце текста справки необходимо указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена. Ссылки на эти документы обязательны, так как без них архивная справка не имеет юридической силы.

Сведения о зарплате следует указывать отдельно по каждому месяцу начисления (среднегодовой и среднемесячный доход не рассчитывать). Не нужно делать и поправок на инфляцию — всю информацию необходимо предоставлять в ценах соответствующего периода, о чем можно сделать оговорку в тексте. Если сведений о зарплате конкретного бывшего работника нет, цифры следует взять из штатного расписания за интересующий период.

КАК ВЫДАТЬ ДОКУМЕНТЫ, СВЯЗАННЫЕ С РАБОТОЙ

Порядок выдачи работникам связанных с работой документов (их копий), их форм (справок, выписок и т. д.) должен быть зафиксирован в приложениях к локальным нормативным актам или прописан в соответствующем положении (пример 3).

В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНО ДЕЛАТЬ ЗАПРОС В ПФР

У работодателей, в том числе в архиве, не всегда есть необходимая работнику информация, поэтому работодателям приходится самостоятельно делать запросы в госорганы, например в ПФР.

И. И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2018.

Получить статью целиком бесплатно

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.