Электронная версия журнала

Работник получает право на пенсию. Оформляем документы

«Кадровые решения» №11 2017 / Кадровое делопроизводство

Напомним, что страховая пенсионная выплата по старости назначается при одновременном соблюдении нескольких условий:

• достижение определенного возраста (по общему правилу — 60 лет для мужчин и 55 лет для женщин);

• наличие определенного стажа (не менее 8 лет на 2017 г.);

• необходимое количество индивидуальных коэффициентов (не менее 11,4 балла в 2017 г.).

Перечень документов, необходимых для установления страховой пенсии, установлен в п. 6 и 7 перечня документов, необходимых для установления страховой пенсии, установления и перерасчета размера фиксированной выплаты к страховой пенсии с учетом повышения фиксированной выплаты к страховой пенсии, назначения накопительной пенсии, установления пенсии по государственному пенсионному обеспечению (далее — Перечень; утвержден Приказом Минтруда России от 28.11.2014 № 958н, в ред. от 04.10.2016).

В пункте 12 Перечня приведены документы, которые необходимы для досрочного назначения страховой пенсии.

ПРЕДСТАВЛЯЕМ ИНТЕРЕСЫ РАБОТНИКА В ПЕНСИОННОМ ФОНДЕ

Рассмотрим, какие документы о работнике, который достиг пенсионного возраста, работодатель может оформить и передать с его согласия в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ.

Перечень таких документов индивидуален: он определяется на основании п. 6, 7, 12 Перечня, исходя из личных данных работника.

Система электронного документооборота с Пенсионным фондом РФ

Оформлять работникам пенсию значительно проще и быстрее, если у работодателя налажена система электронного документооборота (СЭД) с территориальным отделением Пенсионного фонда РФ. В этом случае работодатель и отделение Пенсионного фонда РФ взаимодействуют в части представления электронных документов для назначения пенсии на работников заблаговременно до наступления пенсионного возраста.

Обмен электронными документами в этом случае происходит[1]:

1) на основании Соглашения «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи», которое работодатель должен заключить с территориальным органом Пенсионного фонда РФ;

2) в соответствии с Примерным порядком организации электронного информационного взаимодействия территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации с работодателем (страхователем) по представлению документов, необходимых для назначения пенсий работникам (далее — Порядок).

Такая система работы позволит работникам не ходить в территориальные отделения Пенсионного фонда РФ по месту проживания, а также сократит сроки по установлению и выплате пенсии.

Специалисты органов Пенсионного фонда РФ проведут правовую оценку предоставленных документов, проконсультируют и помогут истребовать дополнительные документы о стаже и заработной плате, что позволит учесть пенсионные права граждан в полном объеме.

Чтобы Пенсионный фонд РФ мог заблаговременно подготовиться к назначению пенсии, работодатель должен отправить в его территориальный орган определенные документы — но не ранее чем за месяц до достижения работником соответствующего возраста.

Такой порядок установлен Правилами обращения за страховой пенсией, фиксированной выплатой к страховой пенсии с учетом повышения фиксированной выплаты к страховой пенсии, накопительной пенсией, в том числе работодателей, и пенсией по государственному пенсионному обеспечению, их назначения, установления, перерасчета, корректировки их размера, в том числе лицам, не имеющим постоянного места жительства на территории Российской Федерации, проведения проверок документов, необходимых для их установления, перевода с одного вида пенсии на другой в соответствии с федеральными законами «О страховых пенсиях», «О накопительной пенсии» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (утверждены Приказом Минтруда России от 17.11.2014 № 884н, в ред. от 14.06.2016).

Макет пенсионного дела

СЭД позволяет сформировать макет пенсионного дела и определить перечень документов, которые необходимо направить в Пенсионный фонд РФ.

Макет пенсионного дела — это комплект электронных образов документов, необходимых для назначения пенсии (паспорт, страховое свидетельство, трудовая книжка и т. д.), который работодатель может представить в Пенсионный фонд РФ.

Предварительное представление документов в Пенсионный фонд РФ

При представлении документов в Пенсионный фонд РФ необходимо письменное согласие работника на обработку его персональных данных (пример 1). При этом не важно, кто подает документы — лично работник или кадровый специалист работодателя.

Если документы подаются лично кадровым специалистом, то кроме согласия на обработку персональных данных необходимо приложить доверенность (пример 2) и документ, удостоверяющий личность представителя (п. 4 Перечня).

Каждый работодатель самостоятельно принимает решение о том, будет ли он подавать сведения о назначении пенсии (макеты пенсионных дел) на своих работников в Пенсионный фонд РФ. То есть это является правом, а не обязанностью работодателя (п. 3 ст. 21 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», в ред. от 19.12.2016).

Пользователи, подключенные к «1С-Отчетности», могут отправлять в Пенсионный фонд РФ макеты пенсионных дел прямо из «1С:Бухгалтерии». Документы представляются в виде электронных образов, которые при отправке в Пенсионный фонд РФ заверяются электронной подписью организации.

Реестр документов

После того как перечень необходимых для назначения пенсии документов, передаваемых по системе СЭД, уже внесен в рабочую систему, ответственному лицу остается прикрепить отсканированные документы (копии) и отправить их. Далее эти документы будут фигурировать в реестре направляемых документов (пример 3).

Отметим, что для каждого работника отправляется отдельный макет.

Итак, перечень документов выглядит следующим образом:

1. Образы основных документов:

• паспорт гражданина Российской Федерации (страницы с фотографией и штампом о регистрации (прописке) по месту жительства);

• страховое свидетельство;

• трудовая книжка (все страницы);

• военный билет (страницы с фотографией и отметками о службе) при его наличии;

• свидетельство о заключении и расторжении брака (если необходимо подтвердить изменение фамилии);

• справка, уточняющая работу в условиях, дающих право на досрочную пенсию.

2. Образы дополнительных документов:

• свидетельства о рождении детей, если в период ухода за ребенком, не достигшим возраста 1,5 лет, родитель не работал (не состоял в трудовых отношениях);

• справка органов занятости о периоде получения пособия по безработице или участия в общественных работах, если будущий пенсионер состоял на учете в органах занятости;

• справка воинской части или военного комиссариата о периоде проживания с мужем-военнослужащим в местностях, где отсутствовала возможность трудоустройства по специальности;

• документ об учебе на дневном отделении (диплом, аттестат и др.);

• справки о периодах работы, не отраженные в трудовой книжке, выданные согласно архивным документам.

Если на иждивении находятся несовершеннолетние дети (до 18 лет):

• свидетельство о рождении ребенка;

• страховое свидетельство ребенка;

• паспорт ребенка (если есть).

Если на иждивении есть дети старше 18 лет, но не достигшие 23 лет, при этом обучающиеся по очной (дневной) форме обучения в образовательных учреждениях Российской Федерации:

• паспорт студента;

• свидетельство о рождении студента;

• страховое свидетельство;

• справка учебного заведения с указанием полного имени, отчества, фамилии обучающегося, даты поступления на очную форму обучения, предполагаемого срока окончания учебы, номера и даты приказа о зачислении (представляется при обращении за назначением пенсии, так как справка действительна в течение месяца со дня выдачи);

• документы о доходах студента (стипендия) и доходах будущего пенсионера непосредственно при обращении за назначением пенсии.

Заявление о назначении пенсии

После предварительной проверки документов пенсионного дела работник может написать заявление о назначении пенсии. Указанное заявление работник может передать в территориальный орган Пенсионного фонда РФ или поручить это работодателю.


[1] Информационное письмо Пенсионного фонда РФ № АД-25-26/19130, ФНПР № 101-114/237 от 28.12.2016 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией Независимых Профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам».

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2017.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.