В ноябре все работодатели приступают к разработке графика отпусков на следующий календарный год. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, документ нужно составить максимально грамотно. Расскажем, как пошагово сформировать график и не пропустить ничего важного.
Общий алгоритм и сроки
Сперва покажем, каков общий порядок действий по формированию графика отпусков (таблица 1). Так мы сможем охватить взглядом весь объем работы.
Таблица 1
Действия по формированию графика отпусков
|
Последовательность действий |
Кто выполняет |
Сроки |
|
Издать приказ о разработке графика отпусков или назначить ответственных за это* |
Руководитель организации или уполномоченное им лицо |
Сроки в законе не указаны. Чем крупнее организация, тем раньше нужно начинать подготовительную работу.
Если необходимо учитывать мнение профкома, эти действия желательно закончить до начала декабря |
|
Собрать пожелания работников** о начале их ежегодного отпуска и (или) делении его на части |
Руководители структурных подразделений |
|
|
Составить перечень работников, которые имеют право пойти в отпуск в удобное для них время, предложить им указать это время |
Кадровая служба |
|
|
Собрать информацию о «долгах» по ежегодным отпускам, в т. ч. дополнительным |
||
|
Учесть пожелания работников: – льготников — обязательно; – остальных — по возможности |
||
|
Составить проект графика отпусков |
Кадровая служба |
При наличии профсоюза — до 03.12.2023. Если профсоюза нет, то до 15.12.2023 |
|
При необходимости: – запросить мотивированное мнение профсоюза; – согласовать график с другими должностными лицами |
||
|
Утвердить график отпусков |
Руководитель организации или уполномоченное им лицо |
Не позднее 17.12.2023 |
* Если ответственность не возложена должностной инструкцией.
** Не является обязательным.
А далее расскажем о каждом шаге подробно.
Зачем назначать ответственных за разработку графика
Закон не требует издавать приказ о разработке графика отпусков. В большинстве организаций кадровая служба знает свою работу и по умолчанию берет на себя роль ответственного: инициирует разработку, раздает опросные листы, выявляет льготников, оформляет проект документа. В таких организациях руководители структурных подразделений (СП), как правило, не отказываются сотрудничать по вопросу формирования графика, поэтому подобный приказ издавать не обязательно.
В тех компаниях, где кадровая служба зачастую территориально удалена от СП, а взаимодействие между руководителями СП строго регламентировано, распорядительный документ (приказ), регулирующий порядок разработки графика отпусков, весьма желателен — главным образом для того, чтобы обеспечить взаимодействие кадровой службы и руководителей СП.
КСТАТИ
Порядок взаимодействия должностных лиц по формированию графика отпусков можно прописать в ЛНА (например, в ПВТР, инструкции по кадровому делопроизводству или в Положении об отпусках).
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам