Смело в новый год! Правовая служба

РАБОТА С ДОГОВОРАМИ

Работа по приведению в порядок договорного делопроизводства не требует значительных интеллектуальных усилий, хотя и занимает иногда довольно много рабочего времени. Затраты будут зависеть от того, насколько системно работали подразделения, отвечающие за обработку договоров в течение года.

Так же, как и при работе с доверенностями, учет и контроль на протяжении всего года существенно упрощает работу с договорами. Если все договоры внесены в реестры и систематизированы в картотеке, в конце года останется только подвести итоги и сформировать отчеты из готовых информационных реестров.

Если же никто в организации не может точно сказать, сколько, каких и с кем договоров заключено, никто точно не знает, где в каждый конкретный момент находятся оригиналы документов, – подведение годовых итогов может превратиться в эпический квест с туманными перспективами.

Работа с договорами ведется по сути в тех же направлениях, что и работа с доверенностями.

ШАГ 1: ВЫЯВЛЯЕМ ДОГОВОРЫ С ИСТЕКАЮЩИМ СРОКОМ ДЕЙСТВИЯ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ОБНОВИТЬ

Как известно, договор может быть заключен:

• на конкретный срок («Настоящий договор заключен сроком на один год»);

• до определенной даты («Настоящий договор действует до 31 декабря 2016 года»);

• до полного исполнения обязательств между сторонами («Настоящий договор действует до полного исполнения сторонами взятых на себя обязательств»);

• без указания срока (на неопределенный срок) («Договор заключен до момента его расторжения по требованию одной из сторон, в порядке, определенном положениями настоящего Договора»);

• до определенного сторонами события (на практике встречается очень редко) («Настоящий договор действует до прекращения договора аренды помещения, расположенного по адресу: …»).

Кроме того, в тексте договора может быть предусмотрена возможность его пролонгации – продления срока действия договора на тех же условиях.

Практически в любой организации, активно работающей на рынке, наверняка будут выявлены, во-первых, те договоры, срок действия которых заканчивается 31 декабря. Ведь достаточно большое число предпринимателей предпочитает вне зависимости от даты заключения договора устанавливать срок именно до конца года.

Во-вторых, вполне возможно, будут выявлены договоры, которые уже прекратили свое действие, однако бухгалтерские службы уверены, что они еще действуют. В обоих случаях необходимо будет подготовить дополнительные соглашения о продлении договора и направить их контрагентам вместе с сопроводительным письмом (Пример 5).

Кроме того, наверняка будут выявлены договоры, которые должны быть пролонгированы по вашему заявлению. В этом случае также необходимо подготовить и направить контрагенту извещение о пролонгации договора (Пример 6 на с. 72 журнала). Документами, подтверждающими факт пролонгации, в этом случае будут служить исходящее письмо и документы, подтверждающие его доставку (курьерская расписка, кассовый чек «Почты России», опись вложения в ценное письмо и т.п.).

ШАГ 2: ВЫЯВЛЯЕМ ДОГОВОРЫ С ИСТЕКШИМ ИЛИ ПОДХОДЯЩИМ К КОНЦУ СРОКОМ ДЕЙСТВИЯ, КОТОРЫЕ МОЖНО ПЕРЕДАТЬ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

Достаточно часто отношения между сторонами договора прекращаются задолго до окончания его срока. Тем более если речь идет о договорах со сроком «до полного выполнения обязательств» или «пока одна из сторонне заявит о расторжении». С целью соблюдения договорной дисциплины такие договоры необходимо расторгнуть, направив соответствующее соглашение контрагенту (Пример 7 на с. 72 журнала).