Электронная версия журнала

Управление затратами по заказам

«Планово-экономический отдел» №7 2017 / Управление затратами

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ

Управление заказами предполагает следующие процедуры:

  • оформление регистрационных карточек заказов;
  • сбор и распределение затрат;
  • контроль затрат в ходе работ по заказу (прямые, материальные и трудовые, распределенные цеховые и общехозяйственные);
  • ведение калькуляционных счетов, журналов, книг, «обороток» и других учетных регистров;
  • подготовка отчетов о себестоимости заказа.

Материальные, трудовые и накладные расходы, относящиеся к конкретному заказу, представляют в разрезе элементов затрат и статей калькуляции в той степени детализации, в которой это необходимо для целей калькулирования, контроля, анализа. Одновременно учитывают требования руководства. Все затраты, учтенные на заказе, являются незавершенным производством (НЗП) до момента окончания заказа.

РЕГИСТРАЦИЯ ЗАКАЗОВ

Учет затрат по отдельным заказам начинается с открытия заказа, то есть с оформления Регистрационной карточки заказа и создания аналитического счета с указанием номера заказа.

 

ООО «Гарант»

Регистрационная карточка заказа

№ заказа

Наименование заказа

Количество изделий, ед.

Техническая документация

Заказчик

Договор с заказчиком

52-63

Шкив АТМ 1650.12.000

100

АТМ 1650.12.000

ООО «Техника-Сервис»

№ 18 от 10.04.2017

 

Дата открытия заказа

14.04.2017

Плановая дата окончания работ по заказу

25.06.2017

Дата передачи изделий заказчику (договорная)

30.06.2017

Плановая стоимость заказа, руб.

360 000

Плановая стоимость единицы изделия по заказу, руб.

3600

Цех-сдатчик

Механосборочный № 5

Тип заказа

Изготовление запчастей/внешний заказ

 

Начальник ПЭО                                               Лабук                                     И. Н. Лабук

Начальник ПДО                                               Хорова                                   М. Т. Хорова

Ведущий технолог                                           Дорофеев                               К. В. Дорофеев

Специалист договорного отдела                    Немцов                                   А. Е. Немцов

 

Карточки заказов могут отличаться по форме, содержанию и структуре, однако они должны включать

  • тип и номер заказа;
  • указание исполнителя (цеха-сдатчика);
  • срок исполнения заказа;
  • разрешение на проведение работ и их описание (в машиностроении — ссылка на конструкторско-технологическую документацию);
  • количество единиц продукции к изготовлению.

В карточку заказа дополнительно включают:

  • продажные (плановые) цены;
  • наименование покупателя;
  • номер договора на отгрузку продукции и т. д.

По типу заказы подразделяются на внешние (для других компаний) и внутренние (для цехов и служб предприятия).

В машиностроительном производстве одновременно выполняют большое количество заказов. Каждому заказу в Регистрационной карточке присваивают уникальный номер. Его указывают в дальнейшем в требованиях (накладных) на отпуск материалов, лимитно-заборных картах, в нарядах и рапортах, что необходимо для процедуры идентификации прямых материальных и трудовых затрат.

 

        Замечания

  1. Определенные заказы (виды изготавливаемой продукции) время от времени повторяются, но в любом случае всякий раз, когда клиенты заказывают идентичные изделия, нужно открывать заказы заново, то есть присваивать заказу новый номер. Это позволит четко идентифицировать затраты с конкретной продукцией, а значит, точно рассчитать себестоимость.
  2. Нумерацию заказов нельзя ежегодно начинать с единицы: при длительных (более года) работах в учете будет несколько заказов с одним номером, что недопустимо.

 

В машиностроении заказы открывает планово-диспетчерский отдел (ПДО) или планово-экономический отдел (ПЭО) на основании договоров с заказчиками. Регистрационные карточки заказа хранят в ПЭО. Одновременно в целях оперативного контроля заказов создают Справочник заказов. Кроме информации из карточек, справочник дополняют графами управления комплексом заказов. Такими графами могут быть:

  • приоритет;
  • дата фактического закрытия заказа;
  • фактическая стоимость заказа;
  • отметка о приостановке работ по заказу;
  • причина/основание приостановки заказа и др.

Рассмотрим представленный Справочник заказов (извлечение на 30.04.2017). Заказ 48-59 Конвейер скребковый АТМ 1840.00.000, конструкция которого регламентирована комплектом конструкторско-технологической документации АТМ 1840.00.000, открыт 10.02.2017. Заказчик — ООО «Карьер», договор № 10 от 10.02.2017. Сметная (договорная) стоимость заказа составила 380 тыс. руб., стороны договорились об изготовлении двух конвейеров по цене 190 тыс. руб. Договорной срок сдачи продукции заказчику — 15.05.2017. Заказ был выполнен досрочно — 10.04.2017. Поскольку заказ завершен, продукция передана заказчику, рассчитана и фактическая стоимость конвейера — 350 тыс. руб.

Важная деталь: фактическую стоимость заказа экономист планово-экономического отдела заносит в Справочник заказов после утверждения отчетной калькуляции.

 

 

При необходимости экономист может ознакомиться с содержанием договора, на основании которого действует заказ, и получить дополнительную информацию:

  • штрафные санкции за просрочку сдачи продукции заказчику — влия.т на присвоение приоритета заказу. Приоритет учитывают при подготовке производственной программы каждого цеха, очередности порезки и выдачи заготовок на обработку рабочим. Он определяет срочность в закупке полуфабрикатов и комплектующих;
  • порядок действий при нарушении заказчиком своих обязательств.

Обратите внимание на заказ 14-36 Бетоносмесительная установка АТМ 1522.00.000 (капитальный ремонт). Заказ приостановлен, то есть работы по нему не ведут, материалы не закупают.

 

ЭТО ВАЖНО

Приостановленные заказы исключают из производственной программы.

 

Приостановка заказа, даже если виновником выступает заказчик, всегда сопряжена с уже сложившимися затратами по заказу, незавершенным производством, поэтому основанием для приостановки работ должно являться распоряжение директора. В данном случае это Приказ № 320 от 10.01.2017. Причина — отсутствие предоплаты (несоблюдение заказчиком графика платежей и др.).

На основании Справочника по заказам, которые не закрыты и не приостановлены, составляют производственную программу с учетом приоритетов. Поскольку по каждому заказу из производственной программы известна техническая документация, сотрудники ПДО, ПЭО формируют на плановый месяц план закупок и сменные наряды рабочим.

 

       Замечания

  1. Установленной формы Справочника заказов нет, каждая компания может изменять этот документ исходя из своих управленческих целей.
  2. Предложенный вариант Справочника легко реализовать в виде журнала (амбарная книга), таблицы Excel, автоматизировано в программе учета.

ЗАКРЫТИЕ ЗАКАЗОВ

По завершении работ оформляют Акт выполненных работ, закрывая заказ.

Поскольку речь идет о внутрихозяйственном производственном учете, то по Акту работы по заказу принимает начальник ОТК или специальная приемная комиссия. Подпись уполномоченного представителя заказчика (например, директора ООО «Техника-Сервис» о приемке шкивов) будет стоять на отгрузочных документах, актах приема-передачи, установленных контрактом.

 

 

Подписи начальников цехов, которые принимали участие в изготовлении заказа, говорят о том, что:

  • до 31.05.2017 все материалы списаны на заказ;
  • по нарядам, сменным заданиям и маршрутным картам с 31.05.2017 не будет фигурировать заказ, который указан в Акте как выполненный.

В отдельных случаях по заказу актируется частичный выпуск. Например, 31.05.2017 изготовили 20 единиц, а до 30.06.2017 планируется завершить еще 80 единиц (при плане в 100 штук по Регистрационной карточке). Тогда Акт выполненных работ относится к количеству, что проходит по частичному выпуску. Следовательно, по заказу 52-63 с 31.05.2017 материалы могут быть выписаны только на оставшиеся 80 штук шкивов.

СТАТЬИ КАЛЬКУЛЯЦИИ

При позаказной системе калькулирования собирают все затраты, относящиеся к конкретному заказу, как это выполнено в Накопительной ведомости затрат по заказам. Важный момент: компания может дополнительно разделять затраты по подразделениям (центрам затрат).

В учетной политике компании устанавливается группировка затрат по калькуляционным статьям:

  • сырье и материалы;
  • покупные комплектующие изделия, полуфабрикаты и услуги кооперированных предприятий;
  • возвратные отходы (вычитаются);
  • топливо и энергия на технологические цели;
  • основная заработная плата производственных рабочих;
  • дополнительная заработная плата производственных рабочих;
  • отчисления на социальное страхование с заработной платы производственных рабочих;
  • расходы на подготовку и освоение производства;
  • износ инструментов и приспособлений целевого назначения, иные специальные расходы;
  • расходы по содержанию и эксплуатации оборудования;
  • цеховые расходы;
  • общезаводские расходы;
  • потери от брака (только в отчетных калькуляциях);
  • прочие производственные расходы;
  • внепроизводственные расходы.

ЭТО ВАЖНО

Накопительную ведомость необходимо ежемесячно анализировать.

 

 

Накопительная ведомость показывает, что затраты по заказу 48-59 Конвейер скребковый АТМ 1840.00.000 за период 01.04–30.04.2017 составили 53 250 руб., в том числе: 36 300 руб. — материальные затраты, 7000 руб. — заработная плата.

Выводы по данным за апрель 2017 г.:

  • большая часть затрат приходится на изготовление заказа 48-59 Конвейер скребковый АТМ 1840.00.000 — 53 250 руб.;
  • меньше всего издержек на заказ 61-74 Вилка АТМ 1433.25.000 — 8435 руб.

В целом по производству наибольший удельный вес имеют материальные затраты — 70 645,3 руб. (64 %), в том числе детали собственного производства (статья «Металл») — 32 475,3 руб. (29,4 %). Зарплата составила 16 660 руб., или 15,1 %. Цеховые расходы достаточно высокие — 14 770 руб. (13,4 %).

Анализируя затраты по статьям калькуляции, нужно обращать внимание на отдельные спорные аспекты:

1) в накопительной ведомости по заказу отражены материалы, но отсутствует зарплата или услуги сторонних предприятий. Речь идет о затратах незавершенного производства, а к НЗП можно относить только те материальные ценности, которые подверглись воздействию. Одновременно работы (воздействия) по документам не наблюдается;

2) отсутствует зарплата, но в затратах цеховые и общехозяйственные расходы (при этом экономист знает, что база распределения — зарплата);

3) отчетный период закрыт, по заказам отражена зарплата, но отсутствуют косвенные расходы;

4) отсутствуют материальные затраты, но есть цеховые и общехозяйственные при базе распределения «Основные материалы».

На практике такие неоднозначные ситуации не исключены, имеют право быть, часто зависят от учетной политики. Они свидетельствуют о:

  • наличии ошибок в первичных учетных документах;
  • допущенных ошибках при учете или распределении затрат;
  • списании затрат задним числом, после закрытия отчетного периода;
  • стремлении материально ответственных лиц цехов скрыть недостачу материалов (списание на закрытом заказе);
  • некорректно выбранной базе распределения косвенных расходов.

На основании анализа показатели перепроверяют, ошибки исправляют, принимают меры по недопущению проблемных ситуаций впредь, наказывают виновных лиц.

ПОДГОТОВКА ОТЧЕТОВ О СЕБЕСТОИМОСТИ ЗАКАЗА

Следующий этап комплекса работ по управлению затратами — создание Отчета о себестоимости выпущенной продукции и финансовых результатах.

Отчеты о себестоимости:

  • позволяют обобщить информацию о затратах по заказам, полученной прибыли (убытке) и договорной стоимости заказа;
  • выполняют функции средства связи между финансово-экономическими службами и руководством подразделений различного уровня;
  • обобщают сложную взаимосвязь технических концепций, учетных процедур и действий работников, занятых управленческим учетом.

По качеству представляемых отчетов оценивают работу ПЭО, поэтому специалисты отдела при создании данных документов учитывают следующие требования:

  • данные должны быть сопоставимыми;
  • отчеты не должны быть слишком детализированными и сложными для понимания.

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

При позаказном методе учета затрат и калькулирования себестоимости продукции учетные регистры должны не только отражать затраты для составления финансовой отчетности, но и позволять рассчитывать эффективность исполнения заказа.

 

Экономисты ПЭО сравнивают согласованную продажную цену с суммарными затратами на выполнение заказа, рассчитывают прибыль или убыток по заказу.

Рассмотрим фрагмент Отчета о себестоимости выпущенной продукции и финансовых результатах за май 2017 г.

 

 

По заказу 52-63 Шкив АТМ 1650.12.000 договорная стоимость — 72 000 руб., фактическая — 72 553,3 руб. Убыток по заказу составил 553,3 руб. (–0,76 %). Важно выяснить, почему договорная стоимость не покрыла даже себестоимость, не говоря уже о получении прибыли.

 

НА ЗАМЕТКУ

Условно причины убыточности заказов подразделяют на группы:

  • некачественное планирование, ошибки в плановых расчетах, заложенных ценах и расценках;

  • несоблюдение установленных норм расхода материалов, трудозатрат, накладных расходов.

 

Каждый экономист и начальник ПЭО задается вопросом, как быть с убыточными заказами. С одной стороны, от убыточных заказов нужно избавляться, с другой — в условиях недостаточной загрузки производственных мощностей важны даже убыточные заказы, поскольку они покрывают часть постоянных затрат. Подтверждение тому — рассматриваемый случай.

Убыточный заказ 52-63 Шкив АТМ 1650.12.000 покрыл все прямые затраты и 30 446,7 руб. (31 000 руб. – 553,3 руб.) прочих (цеховые, общехозяйственные и др.).

Заказы 61-74 Вилка АТМ 1433.25.000 и 72-14 Вал АТМ 1580.33.000 обеспечили компании заданный уровень рентабельности (12–13 %) и прибыль в размере 19 030 руб. (330 руб. + 18 700 руб.).

Заказ 51-17 Корпус АТМ 1450.08.000 обеспечил компании повышенную рентабельность — 28,6 %, а прибыль составила 14 300 руб. Важно выяснить причины и подобный положительный опыт применять на других заказах.

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЙСТВУЮЩИМИ ЗАКАЗАМИ

Затраты отдельно взятого периода не всегда означают суммарные затраты по заказу, как это визуализируется в Накопительной ведомости затрат по заказам. Для полноценного управления заказами о них необходимо знать абсолютно все. Для этого и предназначена Оборотно-сальдовая ведомость по действующим заказам.

 

 

Из Оборотно-сальдовой ведомости по действующим заказам видно, что заказ 48-59 Конвейер скребковый АТМ 1840.00.000 имел сформировавшиеся на 01.04.2017 затраты в сумме 296 750 руб. В апреле 2017 г. работы по заказу были завершены. На выпуск были списаны затраты в сумме 350 тыс. руб. Заказ в установленный срок передан заказчику. Цехом-сдатчиком выступал сварочный цех № 3.

Работа по заказу не всегда завершается успешной сдачей продукции заказчику. На практике встречается ситуация, когда работы приостановлены из-за нарушений заказчиком своих обязательств (например, заказчик не сделал предоплату). Такое произошло по заказу 14-36 Бетоносмесительная установка АТМ 1522.00.000 (капитальный ремонт). Проблема не только в том, что компания потеряла объем работ, не получит прибыль и не обеспечит должную загрузку рабочих. Приостановление работ по отдельным заказам может повлечь простой нескольких цехов.

Проблема усугубляется тем, что по данному заказу уже понесены затраты в сумме 410 тыс. руб. По заказу необходимо выработать комплекс мер, в первую очередь урегулировать вопрос юридически. Если нет возможности получить от заказчика средства, передать ему выполненный по заказу объем работ, нужно выяснить, какие именно затраты накоплены по заказу. Если речь идет о материальных затратах, следует рассмотреть возможность использования данных материалов, заделов НЗП комплектующих на других заказах и в кратчайшие сроки.

По заказам 51-17 Корпус АТМ 1450.08.000 и 61-74 Вилка АТМ 1433.25.000 представлена обычная рабочая картина. Заказы открыты до 01.04.2017, поэтому на заказах на начало отчетного периода уже накоплены определенные затраты незавершенного производства. В текущем месяце в ходе выполнения работ по заказам затраты увеличились на 24 575 и 8435 руб. Срок сдачи работ по заказу — 15 и 30 мая соответственно, поэтому наличие остатков в НЗП на конец периода вполне оправдано.

Важная деталь: при рассмотрении оборотно-сальдовой ведомости в следующем месяце экономисту нужно проверить, прошел ли выпуск по указанным заказам и передана ли продукция (корпуса и вилки) заказчикам.

Сигналы проблемных ситуаций, на которые экономист должен обратить внимание:

  • срок сдачи близок, а процент готовности заказа мал (сравнить с графиком работ);
  • плановая дата передачи заказчику уже прошла, а заказ продолжает числиться в незавершенном производстве (не завершены работы, не оформлен Акт выполненных работ);
  • процент готовности по заказу был 100 % еще в прошлом месяце, но за отчетный период на заказ продолжают списывать затраты.

К управлению заказами сотрудники ПЭО должны привлекать:

  • руководство ПДО — эта служба отвечает за выполнение производственной программы, координирует работу цехов и отдела снабжения;
  • специалистов договорного и юридического отделов. В современных условиях важно не просто найти заказчика, подписать контракт, но и проследить исполнение заказчиком своих договорных обязательств, в первую очередь по оплате;
  • других специалистов в зависимости от производственной ситуации.

ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Все рассмотренные документы достаточно просты, поэтому управление и анализ затрат по заказам доступны непосредственно производственникам. Ведь сколько ни контролируй затраты силами ПЭО, если порядок не соблюдается в цехе (списали материалы не на тот заказ, выписали лишние дорогостоящие материалы, провели доработку по заказу после его закрытия, изготовили лишние детали по заказу и т. д.), то затраты компании растут, управлению и оптимизации не поддаются.

Е. С. Панченко, бизнес-консультант

Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 7, 2017.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.
  • Подведут черту бедности

    Минтруд для назначения социальных пособий предлагает учитывать все доходы россиян и их собственность

  • Утилизация в налоговом порядке

    Экологический сбор с шин и холодильников предлагают сделать безальтернативным

  • 1-2 декабря в деловом центре Radisson Славянская состоится крупнейший в России и СНГ B2B & B2C финансовый ивент — MOSCOW FINANCIAL EXPO 2017