Дебиторская и кредиторская задолженность: влияние на экономику предприятия

От достоверности данных по имеющимся долгам зависит жизнедеятельность предприятия. Если не следить за «кредиторкой», то посыплются иски, увеличенные на сумму штрафов и пени, что усугубит проблему. Если не взыскать своевременно «дебиторку», может истечь срок исковой давности или не хватит необходимых организации оборотных средств. Поэтому учет дебиторской и кредиторской задолженностей является важным участком деятельности экономической и бухгалтерской службы в рамках деятельности компании по снабжению производства сырьем, материалами и по сбыту продукции.

ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ О ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Дебиторская задолженность

При отгрузке товаров покупателям, выполнении работ, оказании услуг заказчикам часто возникают ситуации, когда такие деловые партнеры оказываются должны компании. Суммы этих долгов называются дебиторской задолженностью, а контрагенты, имеющие такие задолженности перед организацией, являются дебиторами предприятия, которому они должны.

Дебиторская задолженность покупателей (заказчиков) — самая распространенная форма дебиторской задолженности Дебиторская задолженность при отгрузке товаров покупателям, выполнении работ, оказании услуг заказчикам может возникать в случае:

• задержки обусловленных договором платежей покупателями, заказчиками;

• оплаты неполной суммы задолженности;

• наличия предоставленных покупателям, заказчикам отсрочек оплаты продукции, работ, услуг;

• ошибки в расчетах.

«Дебиторка» может возникать не только при отгрузке продукции, выполнении работ, оказании услуг. Дебиторской задолженностью будет любая задолженность сторонних лиц перед организацией.

Такие дебиторские долги могут образоваться при:

• выплате аванса поставщикам, по которому не произведен расчет;

• выплате аванса по неотработанной заработной плате;

• выдаче сумм под отчет;

• выдаче организацией займа третьему лицу;

• переплате текущих платежей, в частности, в налоговый орган;

• уплате гарантийных, залоговых платежей и в других случаях.

Дебиторская задолженность является активом компании, поэтому она отражается в активе баланса.

Кредиторская задолженность

Любая задолженность организации перед другими контрагентами (поставщиками, подрядчиками) называется кредиторской, а контрагенты, перед которыми имеется задолженность, являются кредиторами предприятия.

Кредиторские долги образуются при:

• получении товаров, выполнении работ, оказании услуг, которые не оплачены/оплачены не в полной сумме;

• начислении налоговых обязательств, срок оплаты которых еще не наступил или наступил, но они не оплачены;

• предоставлении отчета подотчетного лица на сумму больше величины полученных в подотчет сумм;

• начислении зарплаты, срок выплаты которой еще не наступил или наступил, но наблюдается просрочка выплаты;

• получении займов или кредитов и в других ситуациях.

ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА ДЕБИТОРСКИХ И КРЕДИТОРСКИХ ДОЛГОВ

В зависимости от вида возникающих долгов в бухгалтерском учете используются различные счета по учету имеющихся сумм задолженностей (табл. 1).

Все платежи, иные виды расчетов с контрагентами (взаимозачет, бартер), списание долгов отражаются по дебетовой стороне, увеличение задолженности — по кредитовой стороне.

Дебиторские и кредиторские долги отражаются на одних и тех же бухгалтерских счетах. Только дебиторские долги будут формировать дебетовое сальдо, а кредиторские долги — кредитовое сальдо. Соответственно, дебетовые остатки долгов будут отражаться в активе баланса, а кредитовые остатки по учету долгов «осядут» в пассиве баланса.

Такие счета по учету расчетов называются активно-пассивными.

Активно-пассивный счет — это счет, который в зависимости от ситуации выступает как активный или пассивный. То есть сальдо у них может быть как по дебету (должны нам), так и по кредиту (должны мы). Причем одновременно по одним расчетам (деловым партнерам) может быть активное сальдо, а по другим расчетам, даже в рамках одного делового партнера или по другим хозяйствующим субъектам, может быть пассивное сальдо.

Важный момент: при формировании баланса остатки по счету нужно показывать развернутые, то есть и по кредиту, и по дебету. Отражать свернутые суммы будет ошибкой. Бухгалтерская отчетность в этом случае будет недостоверной.

Рассмотрим пример искажения данных при свернутом отражении в отчетности кредиторской и дебиторской задолженности.

ООО «Резонанс» заключило с ООО «Блик» два договора.

По одному договору ООО «Блик» поставило дорожную технику, за которую ООО «Резонанс» должно 10 млн руб. Срок платежа наступает через один месяц.

По другому договору ООО «Резонанс» заплатило ООО «Блик» аванс под поставку оборудования. Сумма аванса составляет 10 млн руб. Срок поставки оборудования по договору через 6 месяцев. Данную полученную предоплату ООО «Блик» оплатило заводу-производителю, забронировав производственные мощности.

Если в балансе ООО «Резонанс» показать свернутое сальдо, то итоговая величина остатков расчетов составит 0 руб. (10 млн руб. – 10 млн руб.).

Однако такая отчетность будет грубо искажена. Ведь по факту нулевого долга не будет, а будет кредиторская задолженность в размере 10 млн руб., которую нужно оплатить уже через месяц.

Также будет дебиторская задолженность в размере 10 млн руб., расчеты по которой закроются только через 6 месяцев.

Закрыть одной задолженностью другую в обычной ситуации нельзя. Это разные договоры, разные сроки, разная ответственность за неисполнение. Данный факт нужно видеть в отчетности и учитывать в экономической деятельности.

Обобщенный учет на счетах учета носит название синтетического учета. Более подробный учет с выделением различной аналитики называется аналитическим учетом.

Аналитический учет долгов должен обеспечить нужную степень раскладки информации и детализации данных для:

• ведения полноценного аналитического учета;

• корректного формирования бухгалтерской отчетности и проведения необходимого анализа.

Эти требования одинаково важны для учета дебиторских и кредиторских долгов. Недостаточная детализация может привести к значительным упущениям в ведении учета задолженностей.

В частности, долги могут детализироваться по срокам образования. Такой учет необходим, чтобы контролировать:

• длительность образования долга;

• сроки оплаты;

• выделение просроченной задолженности.

От правильной классификации долга по срокам образования будет зависеть корректность отображения сумм в бухгалтерской отчетности.

Долги, погашение которых ожидается в течение 12 месяцев после их возникновения, являются краткосрочными, а задолженность со сроком погашения свыше одного года классифицируется как долгосрочная.

Рассмотрим пример классификации задолженности на краткосрочную и долгосрочную в бухгалтерской отчетности.

Компания «Легкий путь» взяла у третьего лица два займа:

• 1 млн руб. со сроком погашения через 6 месяцев;

• 2 млн руб. со сроком погашения через 1,5 года.

Эти долги будут отражены в бухгалтерском балансе компании:

• заемные средства (Раздел IV «Долгосрочные обязательства», строка 1410) — 2000 тыс. руб.;

• заемные средства (Раздел V «Краткосрочные обязательства», строка 1510) — 1000 тыс. руб.

Сроки образования долга необходимо контролировать, чтобы не упустить срок исковой давности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Общий срок исковой давности составляет 3 года (ст. 196 Гражданского кодекса РФ).

Если срок исковой давности истек, а долг не погашен, то при отсутствии соответствующего резерва:

• величина дебиторской задолженности списывается на прочие расходы компании (п. 14.3 ПБУ 10/99[1]);

• величина кредиторской задолженности относится на прочие доходы организации (п. 7 ПБУ 9/99[2]).

При этом в бухучете необходимо обеспечить забалансовый учет списанных долгов в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.

Для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной в убыток вследствие неплатежеспособности, предназначен забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

В налоговом учете дебиторская задолженность при наличии созданного резерва по сомнительным долгам подлежит списанию за счет этого резерва. Если резерва не хватило, остаток суммы списывается на внереализационные расходы текущего периода[3].

Важный момент: только детализированный учет задолженности может обеспечить выполнение требований налогового законодательства. Например, важно выделение долгов со сроком образования до 45 дней, от 45 дней до 90 дней, свыше 90 дней.