Создаем в Excel-модели отчеты по дебиторской задолженности

Вы узнаете

Какие электронные журналы нужны для организации контроля за дебиторской задолженностью

Как оптимизировать кредитную политику с помощью отчета по категориям клиентов

Сегодня большинство компаний вынуждено работать с контрагентами на условиях отсрочки платежа. Для финансовой службы это означает необходимость контроля и анализа образовавшейся дебиторской задолженности. Чтобы обеспечить эффективность управления дебиторской задолженностью, организуют учетную систему и формируют отчеты о величине и составе долгов, просрочках в оплате. Один из способов наладить непрерывный контроль — сформировать Excel-модель. В статье рассмотрим, как организовать Excel-модель и составить полезные отчеты для контроля задолженности покупателей.

ФОРМИРУЕМ ЖУРНАЛ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ И ЖУРНАЛ ОПЛАТ

Чтобы наладить Excel-модель, в первую очередь следует создать информационное поле. Для этого понадобятся два журнала — источника информации:

• Журнал реализации продукции;

• Журнал оплат.

Журнал реализации продукции (рис. 1) заполняют на основании первичных учетных документов на прием-передачу продукции. Как правило, это накладные и акты. Например, заказу 449 соответствует накладная № 112 от 22.01.2021. Плановая дата погашения дебиторской задолженности — 01.02.2021. Дебитор ООО «Меркурий» относится к категории оптовых покупателей. Ответственный за операцию поставки и дебиторскую задолженность — менеджер Зимин С. И.

Заказы вносят в Журнал реализации в хронологическом порядке, по возрастанию. Дублирование номеров заказов не допускается.

Журнал оплат (рис. 2) заполняют на основании банковских выписок по расчетным счетам. Например, 25 января согласно платежному поручению № 463 поступила оплата от ООО «Парус» на сумму 300 тыс. руб. в счет погашения дебиторской задолженности по заказу 428. Это частичная оплата, так как сумма по накладной составляет 483,7 тыс. руб.

Один и тот же заказ клиент может оплачивать несколько раз частичными платежами. Согласно рис. 2 заказ 430 индивидуальный предприниматель Дубравин А. Е. оплачивал в три этапа.

В каждом журнале содержится разрозненная информация. Если воспользоваться фильтрами и сортировками, то финансовый контролер получит необходимые сведения о степени оплаты отдельного заказа или плане поступлений денежных средств на определенную дату. Однако эффективней это сделать с помощью специально организованной отчетности. При этом нужно выполнять следующие требования к журналам:

• журналы созданы как плоские таблицы, отформатированы в умные таблицы, (вкладка Главная → Стили → Форматировать как таблицу), которым присвоены имена;

• заполнение журналов стандартизировано, задан выбор из выпадающих списков-справочников или автозаполнение по формулам согласно указанным критериям (например, по наименованию дебитора). Помогут формулы ВПР, ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ и др.

Важный момент: журналы можно подготовить непосредственно в Excel-модели или экспортировать из другой учетной системы.

СОСТАВЛЯЕМ ЖУРНАЛ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

На основе журналов реализации продукции и оплат составляют Журнал дебиторской задолженности, который содержит данные о дебиторе, суммах сделок с ним, плановой дате и сумме оплаты, неоплаченной задолженности, в том числе просроченной. Этот журнал является основой для анализа расчетов с контрагентами.