Анализ фонда заработной платы: что важно знать

Чем фонд оплаты труда отличается от фонда заработной платы

Фонд заработной платы (ФЗП) состоит только из основных выплат, связанных с выполнением трудовых функций:

• выплаты по окладу, тарифу или сдельным расценкам;
• доплаты за особые условия труда;
• премии за трудовые показатели.

Фонд заработной платы можно представить в виде формулы:

ФЗП = Заработная плата + Премии за трудовые показатели.

Фонд оплаты труда (ФОТ) более широкий показатель, чем ФЗП. Помимо заработной платы и премий за трудовые функции он включает:

• начисленные компанией суммы оплаты труда независимо от источника их финансирования;
• стимулирующие и компенсирующие выплаты, в том числе компенсации по оплате труда в связи с повышением цен и индексацией доходов в пределах норм, предусмотренных законодательством;
• суммы, начисленные работникам за непроработанное время, в течение которого за ними сохраняется заработная плата в соответствии с порядком, предусмотренным внутренними регламентами компании или законодательством (отпуска, простои, больничные и т. д.).

Величина ФОТ зависит от численности работников, размера окладной и сдельной части заработной платы, величины премиальных выплат.

Фонд оплаты труда можно представить в виде формулы:

ФОТ = ФЗП + Стимулирующие поощрения + Компенсирующие выплаты + Иные выплаты за непроработанное время.

То есть если к выплатам, производимым из ФЗП, прибавить, например, премии за выслугу лет, компенсации за неиспользованный отпуск, материальную помощь, получим величину ФОТ.

Фонд оплаты труда и фонд заработной платы взаимосвязаны между собой, но не идентичны. Совпадение их возможно, когда компания экономит на социальных и других выплатах своим работникам.

Данный подход не бесспорен. Многие экономисты считают ФЗП и ФОТ тождественными понятиями. Обоснованность такого мнения подтверждается и нормативными документами.

Так, Приказ Росстата от 27.11.2019 № 711 определяет под ФЗП начисленные организациями суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах за отработанное и неотработанное время, компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, доплаты и надбавки, премии и единовременные поощрительные выплаты, систематическую оплату питания и проживания.

Три условия, необходимые для качественного анализа фонда заработной платы

Анализ расходов на оплату труда нужен для:

• понимания их структуры;
• оценки достаточности персонала, что показывает экономия или перерасход ФЗП;
• понимания объективной стоимости привлеченной трудовой силы;
• оценки реального уровня расходов на оплату труда и их доли в общей величине расходов;
• построения эффективной системы оплаты труда.

Для анализа расходов на оплату труда нужно выполнить три условия:

1) наличие внутренних регламентов, учетной политики в части ведения зарплаты;

2) тождество данных в документации;

3) учет зарплаты в соответствии с требованиями законодательства.

Рассмотрим влияние данных условий на качество анализа фонда заработной платы.

Наличие внутренних регламентов, учетной политики в части ведения заработной платы

На многих предприятиях отсутствуют какие-либо регламенты в отношении проработки нюансов учета заработной платы, нет положений по оплате труда и премированию.

Мало того, что это требования законодательства. Вопрос и в том, что без регламентных норм зачастую сложно разобраться в начислениях, подтвердить их обоснованность.

Особенно много проблем возникает со сложными системами премирования. Как показывает практика, желание руководства эффективно простимулировать работников за их трудовые достижения приводит к тому, что получаются громоздкие и слабо прописанные системы премирования.

В таких ситуациях сложно выявить динамику, сделать прогнозы и детальную аналитику.

Тождество данных в документации

Данные о заработной плате должны быть одинаковые в следующих документах:

• штатном расписании;
• трудовых договорах (контрактах) и дополнительных соглашениях;
• ведомостях на заработную плату.

Между тем на практике эти документы часто содержат совершенно разные цифры.

ПРИМЕР

Принимая в организацию нового работника, ему установили оклад в размере 20 000 руб. При этом штатное расписание содержало устаревшие данные — 18 000 руб. Через некоторое время руководитель поднял работнику оклад до 22 000 руб. Эту сумму за минусом положенных удержаний (НДФЛ) стал получать сотрудник. То есть она проходила в ведомостях на выплату заработной платы.

Штатное расписание при этом так и не изменили, не оформили дополнительное соглашение к трудовому договору. В результате в разных документах содержались разные данные о заработной плате работника:

• в штатном расписании — 18 000 руб.;
• в трудовом договоре — 20 000 руб.;
• в ведомостях по начислению заработной платы — 22 000 руб.

Комментарий: такой разброс данных отрицательно скажется на контроле заработной платы и точности планирования. Могут возникать определенные злоупотребления в отношении выплат.

Учет зарплаты в соответствии с требованиями законодательства

Расчеты по заработной плате ведут на бухгалтерском счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в разрезе каждого работника предприятия. По кредиту счета 70 отражают начисление заработной платы. Этот счет корреспондирует со счетами учета расходов:

• 20 «Основное производство»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
•  44 «Расходы на продажу» и др.

Анализируя фактические выплаты по заработной плате, нужно обратиться к суммам, начисленным по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета расходов.

ПРИМЕР

В производственной компании «Ладога» учет ведут, применяя автоматизированную систему учета «1С». При этом на предприятии осуществляют производство бумажных пакетов с ведением расходов на счете 20 «Основное производство» и торговую деятельность с ведением расходов на счете 44 «Расходы на продажу».

Общехозяйственные расходы учитывают на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

Заработная плата выплачивается через банк. Производится удержание НДФЛ (аналитика на счете 68.01 «Расчеты по НДФЛ»), и по исполнительным листам (учет на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»). Для анализа расходов на оплату труда в отчетном месяце финансист обратился к ведомостям на оплату труда и данным автоматизированного бухгалтерского учета (отчет «Анализ счета 70»).

Общая сумма начислений по ведомостям составляет 302 765,87 руб.

Из компьютеризированной системы «1С» выгружена следующая информация по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» за май 2021 г.:

По данным выгрузки за анализируемый период работникам компании начислена следующая заработная плата:

• работники производства — 206 832 руб.;
• работники торговли — 51 933,87 руб.;
• управленческие работники — 56 000 руб.

Общая сумма составила 314 765,87 руб.

Налицо разрыв в данных бухгалтерской базы и ведомостей по заработной плате в сумме 12 000 руб. (314 765,87 руб. – 302 765,87 руб.).

Финансист не аудитор и не внутренний контролер, однако он не вправе игнорировать вскрывшиеся факты злостных нарушений.

Такое расхождение будет свидетельствовать о наличии злоупотреблений (начислили в базе и выплатили больше заработной платы, чем фактически полагается работнику) или ошибок (в бухгалтерской базе или ведомостях), которые следует исправить.

Игнорирование требований законодательства может привести к штрафу за нарушение методологии бухгалтерского учета. Однако здесь более важно то, что учет будет непрозрачным в первую очередь для собственников бизнеса.

Анализируем фонд заработной платы

Анализируя расходы на заработную плату, оценивают различные фактические и расчетные показатели, сопоставляют их с прогнозными данными. На основании проведенного анализа делают выводы, формулируют предложения.

Для анализа заработной платы важно понимать:

• насколько точно выполняются плановые показатели, какова сумма экономии/перерасхода заработной платы;
• каковы причины этой экономии/перерасхода;
• какой удельный вес занимают расходы на заработную плату в общем объеме производственных расходов;
• повышается ли уровень заработной платы (если повышается, то как это соотносится с ростом/снижением выручки);
• какова структура фонда заработной платы, средняя зарплата;
• какое соотношение темпов роста производительности труда и средней зарплаты.

Анализ удельного веса расходов на оплату труда

Для оценки роста/снижения уровня заработной платы в компании проанализировали удельный вес расходов на оплату труда в общей величине расходов и применительно к величине выручки (табл. 1).

Согласно табл. 1 расходы на оплату труда растут высокими темпами:

• 2019 г. — рост составил 119,2098 %;
• 2020 г. — 113,4901 %.

Рост выручек отстает от роста заработной платы. Максимальное повышение выручки составляет 103,2995 %.

Это указывает на существенный рост расходов на оплату труда. Данный вывод подтверждает и увеличение удельного веса расходов на оплату труда в общей сумме расходов компании (с 0,1196 до 0,1564 %).

При более детальном анализе и выделении конкретных причин роста заработной платы видно, что окладная часть зарплаты практически не меняется. Рост — менее 1 %. Он вполне соотносится с ростом выручки. А вот премиальная часть увеличивается существенно:

• 2019 г. — на 150 %;
• 2020 г. — на 127,3810 %.

Об этом свидетельствует и рост удельного веса премий в общей сумме расходов (с 0,0453 до 0,0837 %).

Такой существенный рост премий требует дальнейшего глубокого анализа. Нужно понять, почему они так выросли, насколько это обоснованно.

Анализ перерасхода/экономии фонда заработной платы

Чтобы выявить экономию или перерасход по заработной плате, нужно сравнить фактические и плановые показатели. Разница между ними будет представлять собой суммовую экономию или перерасход.

Стоит учесть, что суммовая экономия/перерасход как абсолютное значение не может быть показательна без учета степени выполнения плана по производству продукции.

Даже если окладная часть не зависит от выполнения плана и остается неизменной, то есть премии за достижение соответствующих показателей, переменная часть зарплаты, которая меняется пропорционально объемам выпущенной продукции.

В компании провели анализ перерасхода/экономии фонда заработной платы за май 2021 г. (табл. 2). Для этого сопоставили плановые и фактические показатели.

За счет депремирования отдела закупок и продаж в анализируемом периоде была достигнута экономия по выплате заработной платы в сумме 3750 руб. Однако в целом по предприятию перерасход составил 140 489 руб.

Основная сумма перерасхода приходится на производственный персонал — цех по переработке сырья. Сумма перерасхода по данному подразделению составляет 133 723 руб.

В относительных величинах в целом по предприятию допущено превышение расходов на зарплату на 108,2196 % (1 849 690 руб. / 1 709 201 руб. × 100 %).

Анализ причин перерасхода показал, что данные выплаты обоснованные, связаны с выполнением срочного заказа и сверхурочными работами. В ходе этих работ заказ по срочному контракту выполнили досрочно, было достигнуто превышение плана выпуска готовой продукции на 109,8 %.

При таких обстоятельствах руководство компании утвердило допущенный перерасход заработной платы.

Анализ ФЗП, скорректированного на коэффициент выполнения плана

Прогнозная величина заработной платы может корректироваться на соответствующий коэффициент выполнения плана. В этом случае фактические и базовые показатели сравнивают после такой корректировки.

Плановый фонд переменной заработной платы составляет за отчетный период 660 000 руб. Фактический расход на оплату труда в периоде — 713 045 руб.

Коэффициент перевыполнения плана выпуска продукции равен 1,1515.

Прежде чем сравнивать фактические и прогнозные величины, нужно скорректировать прогноз фонда переменной заработной платы на коэффициент выполнения плана. Этот показатель будет равен 759 990 руб. (660 000 руб. × 1,1515).

В данном случае фактический расход заработной платы не превысит скорректированные плановые данные.

Анализ ФЗП в разрезе подразделений, должностей

По динамике величины средней заработной платы можно судить о росте или снижении уровня оплаты на одного работника, а также о соответствии уровня оплаты труда на предприятии среднерыночным значениям. Этот анализ более показателен, если его провести в разрезе подразделений, должностей.

Может быть не показательной сумма средней зарплаты в целом по предприятию, если разрыв между оплатами руководителей и простых работников очень большой.

Заработная плата управляющего директора составляет 300 000 руб. Зарплата простых рабочих не превышает 20 000 руб. Численность всего персонала — 30 человек. В таком случае средний заработок в целом по предприятию будет достаточно высокий:

(29 чел. × 20 000 руб. + 300 000 руб.) / 30 чел. = 29 333,33 руб.

Если заработную плату руководителя повысить на 10 %, существенно повысится и средняя зарплата по предприятию.

Без детального анализа будет казаться, что уровень оплаты на предприятии высокий, заработная плата повышается. По факту положение будет иным.

В данной ситуации объективнее структурировать заработную плату так, чтобы отдельно анализировать оплату труда производственного и управленческого персонала.

Анализ средних показателей ФЗП

Показатель средней заработной платы может быть разным. Выделяют среднегодовую, среднемесячную, среднедневную и среднечасовую заработную плату.

Среднегодовая заработная плата определяется отношением годового ФЗП к численности персонала за год. Для расчета других средних показателей заработной платы будут рассчитываться данные за соответствующий период — месяц, день, час.

Для расчета среднечасовой заработной платы взяли:

• показатель месячного фонда заработной платы — 728 620 руб.;
• итоговую сумму отработанных в данном периоде рабочих часов по всем работникам предприятия — 3940 ч.

Среднечасовая заработная плата в анализируемом периоде составит:

728 620 руб. / 3940 ч = 184,93 руб.

Анализируя динамику величины средней заработной платы, можно выяснить, растет или снижается оплата труда в разрезе подразделений и структур предприятия.

Для анализа уровня оплаты труда на предприятии была сформирована табл. 3.

Как видно из табл. 3, ежегодно повышается средняя заработная плата производственного персонала. Итоговый рост за четыре года составил 113,1733 %.

Средняя заработная плата торгового персонала практически не выросла. За весь период рост составил 101,3653 %.

Средняя зарплата персонала автотранспортного цеха росла два года подряд, а затем снизилась практически до базового уровня 2017 г. В результате итоговый рост средней зарплаты за анализируемый период составил 103,5511 %. Это небольшая величина.

Средние зарплаты управленческого персонала увеличились на 118,2203 %.

Казалось бы, сдерживание роста оплаты труда — положительный фактор для финансов предприятия. Однако это не совсем так. Явное отставание уровня зарплаты от финансовых результатов, производственных планов, уровня инфляции приведет к социальной напряженности в коллективе, падению престижности работы, отсутствию инициативности и малой производительности труда.

Поэтому задача дальнейшего анализа — выяснить объективные причины роста средней зарплаты отдельных подразделений и структур компании и причины неповышения (незначительного повышения) уровня заработной платы.

Анализ соотношения темпов роста производительности труда и средней заработной платы

Стоит учесть, что рост выручки или производительности труда должен опережать рост средней заработной платы. Это экономически обоснованно.

В таком случае коэффициент опережения будет выражаться соотношением индекса роста производительности труда и индекса средней заработной платы.

Средняя заработная плата в текущем периоде выросла на 1,045 по сравнению со средней зарплатой прошлого периода. Производительность труда при этом увеличилась на 1,038.

В данном случае коэффициент опережения будет равен 1,0067 (1,045 / 1,038).

На основе информации о расходах на оплату труда можно получить следующие знаковые показатели:

• величина прибыли, приходящейся на 1 руб. затрат на оплату труда;
• размер выручки, которую генерирует 1 руб. расходов на оплату труда.

Каждый из показателей дает важную аналитическую информацию.

Заключение

Заработная плата занимает существенный удельный вес в общей величине расходов предприятия, поэтому анализ данной статьи затрат имеет важное значение для оценки финансового результата организации.

В ходе анализа важно оценить абсолютное значение перерасхода/экономии заработной платы компании, соотнести полученные значения с перевыполнением/недовыполнением плана продаж (плана производства).

Средний размер заработной платы отразит среднюю величину расходов компании на оплату труда одного работника. Динамика этого показателя покажет, растет или снижается оплата труда в среднем по предприятию.

Фонд заработной платы предприятия представляет собой сумму расходов на оплату труда независимо от источников финансирования выплат.