Правила оформления первичных документов для подтверждения расходов компании

ОПРЕДЕЛЕНИЕ РАСХОДОВ. ИХ РОЛЬ В РАСЧЕТЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ КОМПАНИИ

Расходы любой компании являются важной составной частью ее деятельности. Путем сопоставления расходов с доходами за определенный отчетный период определяют финансовый результат деятельности компании (прибыль или убыток).

С учетом расходов определяют налоговую базу по налогу на прибыль, если за отчетный период нет убытка.

Учет расходов в целях бухучета осуществляется по правилам, установленным Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99[1].

Согласно п. 2 ПБУ 10/99 расходами признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой компании, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Схожее понятие расходов есть в п. 7.6 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России[2], а также в Международных стандартах финансовой отчетности. Значит, эти определения расходов можно использовать на практике.

В пунктах 16 и 17 ПБУ 10/99 изложен закрытый перечень условий, при которых расходы признаются в бухгалтерском учете, а значит, отражаются в регистрах учета и формируют финансовый показатель ее деятельности. Например, расходы признаются в бухучете при наличии следующих условий:

• расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

• сумма расхода может быть определена;

• имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод компании.

Расходы подлежат признанию в бухгалтерском учете независимо от:

• намерения получить выручку, прочие или иные доходы;

• формы осуществления расхода (денежной, натуральной и иной).

При учете расходов для целей исчисления налогов от деятельности компании нужно использовать правила ст. 252, 253 и 265 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ).

Крайне важно учесть условие признания расходов в ст. 252 НК РФ. Компания уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

ЧТО ТАКОЕ ДОКУМЕНТАЛЬНО ПОДТВЕРЖДЕННЫЕ РАСХОДЫ? ПОНЯТИЕ ПЕРВИЧНОГО ДОКУМЕНТА

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), понесенные компанией.

Под обоснованными расходами понимают экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимают затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходы компании признаются в учете на основании первичных документов, перечень и состав которых зависит от вида расхода. В частности, документальным подтверждением осуществления расходов могут служить договоры поставки (оказания услуг, выполнения работ), накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг).

Вывод: изначально у компании должен быть первичный документ, подтверждающий факт возникновения у нее расходной операции, а далее появляется запись в регистре учета по фиксации этого события.

Вот почему мы говорим о наличии у компании правильно составленных первичных документов. Если их в компании не будет или они будут составлены с ошибками и нарушениями, то расходная операция в учете не признается, даже если она реально имеется у компании в отчетном периоде.

Основанием для такого вывода является то, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом[3]. Формы первичных учетных документов компании определяет ее руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета[4].

По мере появления новых договорных событий в деятельности компании для них в случае необходимости можно предусмотреть использование иной «первички», применение которой утверждается в учетной политике.

Также на практике данную «первичку» прилагают к договору с контрагентом в составе отдельного приложения. Этим и будет подтверждаться факт их совместного согласования на применение первичных документов в рамках данного договора. Если такое приложение к договору не составлено, используют первичный документ, который применяется по аналогичным сделкам, исходя из обычая делового оборота и предмета самого договора.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В «Сервисе форм» (код доступа — на с. 1) представлен пример приложения к договору, утверждающего применение сторонами первичного документа.

В целом нормы закона, оговаривающие правила и обязательства компании по оформлению первичной документации, изложены:

• в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• статье 252 главы 25 «Налог на прибыль» НК РФ;
• Федеральном стандарте бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»[5].

ФСБУ 27/2021, который применяется с 2022 г., собрал в себя все новации, предусмотрел максимум ответов на вопросы по составлению «первички». Так, документы учета должны быть составлены на русском языке, за исключением случаев, установленных этим Стандартом.

Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык, за исключением случая, если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами РФ требуют составления документов бухучета на языке данной страны. При этом регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.

Величина денежного измерения объектов учета записывается в регистрах бухгалтерского учета в рублях независимо от валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности компании.

Величина денежного измерения объектов учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, записывается в регистрах бухучета одновременно в такой валюте и в рублях, если иное не установлено федеральными стандартами бухгалтерского учета, принимаемыми в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ.