Статьи по рубрикам

Оперативный контроль за доходами и расходами в управленческом учете

«Планово-экономический отдел» №10 2023 / Управление финансами

Основные темы

Преимущества оперативного контроля за доходами и расходами в учетной системе «БИТ.ФИНАНС»

Примеры внедрения программ по оперативному контролю за доходами и расходами

Эффективное управление финансами является важным фактором успешной деятельности любой компании в современной динамичной бизнес-среде. Один из ключевых элементов этого управления — оперативный контроль за доходами и расходами, который обеспечивает точный мониторинг финансовых потоков. На рынке программного обеспечения все чаще востребованы корпоративные информационные системы, которые позволяют вести все виды учета в единой информационной базе, увеличивать оперативность и достоверность получения управленческой отчетности. В статье рассмотрим методы и инструменты оперативного контроля за доходами и расходами в управленческом учете, которые помогают компаниям более эффективно управлять своими финансами.

ПРЕИМУЩЕСТВА ОПЕРАТИВНОГО КОНТРОЛЯ

Оперативный контроль за доходами и расходами — это систематический процесс отслеживания и анализа всех денежных потоков внутри компании. Он помогает более точно управлять бюджетом, предотвращать потери, выявлять и корректировать неэффективные расходы, максимизировать прибыль.

Преимущества оперативного контроля:

• своевременное реагирование;

• оптимизация расходов;

• планирование и прогнозирование;

• улучшение финансовой прозрачности.

Рассмотрим подробнее преимущества оперативного контроля за доходами и расходами в учетной системе «БИТ.ФИНАНС».

Своевременное реагирование

Оперативный контроль позволяет выявлять финансовые несоответствия или негативные тренды на ранних этапах, быстро принимать меры для их устранения.

В таких учетных системах, как «БИТ.ФИНАНС» на базе «1С: Предприятие 8», план-фактный анализ по Бюджету доходов и расходов (БДР) строится в режиме реального времени (рис. 1).

По мере поступления в систему первичных документов и другой информации можно отслеживать отклонения от плана в абсолютных и относительных величинах, рассчитывать основные финансовые показатели.

Оптимизация расходов

Систематический мониторинг расходов позволяет выявлять области, где можно сократить затраты без ущерба для производственных процессов и качества продукции (табл. 2).

В системе можно установить автоматический контроль непревышения бюджетного лимита по любым аналитикам: Договор, Статья, Проект и др.

Пользователи с определенными правами при необходимости контрольные значения могут скорректировать.

Ведение бюджетирования в единой системе с казначейством в таких программах, как «БИТ.ФИНАНС», позволяет до проведения платежа выявить его превышение над запланированной суммой, уведомить об этом инициатора платежа и других пользователей (в зависимости от настройки).

Планирование и прогнозирование

Оперативный контроль предоставляет актуальные данные, которые помогают более точно прогнозировать будущие доходы и расходы.

В современных системах доступен большой инструментарий для сценарного прогнозирования, например, отчет о прогнозе исполнения бюджета (рис. 3).

Отчет, представленный на рис. 3, показывает прогнозные годовые значения с учетом факта за прошедшие периоды и плана за оставшиеся.

Улучшение финансовой прозрачности

Прозрачность финансовых операций повышает доверие со стороны инвесторов, партнеров и стейкхолдеров компании.

При бесшовной интеграции финансовых блоков в учетную систему «1С:Предприятие 8» пользователям с определенными правами доступна детализация отчетов по любым аналитикам, вплоть до хозяйственных операций (рис. 4).

Согласно сведениям, приведенным на рис. 4, план по статье «Водоснабжение» занесен в систему с помощью Формы ввода бюджета, а фактический расход подтянулся на основании трех документов «1С» (актов на 15, 30 и 15 тыс. руб.).

МЕТОДЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ОПЕРАТИВНОГО КОНТРОЛЯ

Оперативный контроль за доходами и расходами в учетной системе «БИТ.ФИНАНС» осуществляется с помощью следующих методов и инструментов:

КАК ВНЕДРИТЬ ПРОГРАММЫ ПО ОПЕРАТИВНОМУ КОНТРОЛЮ ЗА ДОХОДАМИ И РАСХОДАМИ?

Кейс 1

Компания «Феникс» образована в 2007 г. для реализация проекта создания ММПК «Бронка» в рамках развития перспективных районов Большого порта Санкт-Петербурга. «Феникс» является его единственным собственником и оператором.

Многофункциональный морской перегрузочный комплекс «Бронка» предоставляет полный спектр высококачественных услуг по обработке контейнерных, накатных, генеральных, тяжеловесных и негабаритных грузов.

Руководство компании «Феникс» обратилось в компанию «Первый Бит», чтобы определить возможность построения аналитической модели, автоматически заполняемой на основании данных хозяйственных операций, регистрируемых в системе.

Назначение потенциальной модели — обеспечить возможность формирования финансово-экономической отчетности предприятия в максимальном количестве аналитических разрезов.

Еще одно требование к системе — наличие возможности асинхронного закрытия периода в бухгалтерском и управленческом учете, чтобы обеспечить отражение бухгалтерских корректировок закрытого в управленческом учете периода в открытом текущем периоде.

Специалисты компании «Первый Бит» провели тренинг-обследование для проектной команды, чтобы сопоставить методологию ведения управленческого финансового учета в компании с возможностями типового программного продукта «БИТ.ФИНАНС», сформировать перечень функциональных разрывов и разработать план внедрения.

В соответствии с указанными задачами в программе были сформированы тестовые примеры, организовано обучение по темам:

• «Управление доходами и расходами»;

• «Балансовый учет»;

• «Параллельный учет».

В рамках тренинга были рассмотрены основные задачи управленческого учета и выбраны инструменты типовой конфигурации «БИТ.ФИНАНС» для решения поставленных задач, подобраны решения для преодоления функциональных разрывов, определен предварительный порядок настройки и тестирования программного продукта.

В результате реализации проекта компании «Феникс» обеспечена возможность построения аналитической модели, автоматически заполняемой на основании данных хозяйственных операций, регистрируемых в системе.

Кейс 2

Группа компаний «Афина» выполняет функции риелтора, заказчика и застройщика, оказывает все виды услуг в сфере первичного и вторичного жилья. На данный момент в активе ГК «Афина» находится ряд реализованных и сданных в эксплуатацию строительных проектов, среди которых многоэтажные монолитно-кирпичные дома, объекты социального, административного и культурного назначения.

Задачи, для решения которых представители ГК «Афина» обратились к экспертам компании «Первый Бит»:

• создать единый формат управленческого учета и отчетности;

• создать единую базу нормативно-справочной информации, включая контрагентов, договоры, статьи, ЦФО, проекты и т. д.;

• внедрить многосценарное планирование бюджетов в необходимых аналитических разрезах методами «сверху вниз», «снизу вверх», «от целей», «от достигнутого» и т. д.;

• внедрить процедуру скользящего планирования с регулярной актуализацией бюджетов, расширением горизонтов планирования и др.

Реализация проекта дала следующие результаты:

• повысились достоверность и скорость подготовки регламентированной отчетности и отчетов для руководства;

• сотрудники компании избавились от необходимости согласовывать на бумаге все бюджеты, заявки на расход денежных средств;

• руководство компании получило единую информационную систему, в которой содержится общая управленческая информация по всем объектам;

• создана удобная среда для внесения управленческих данных и их анализа;

• отчеты формируются не вручную, а автоматически;

• ускорился процесс получения актуальной информации (раньше сотрудникам требовалась неделя для подготовки ежемесячной отчетности для руководителя, теперь это делается нажатием одной клавиши);

• снизилось количество ошибок в учете.