Электронная версия журнала

Политика управления запасами

«Планово-экономический отдел» №4 2016 / Управление предприятием

 

Политика управления запасами предполагает установление рационального объема запасов с целью сокращения расходов на хранение при обеспечении высококачественного выполнения работ (предоставления услуг) и бесперебойной работы предприятия.

В результате правильно реализованной политики управления запасами должна повыситься рентабельность и скорость обращения вложенных финансовых средств.

 

ЦЕЛИ ФОРМИРОВАНИЯ ЗАПАСОВ

Существует большое количество классификаций запасов, мы рассмотрим самую распространенную — по видам товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Данная классификация предполагает деление на следующие группы:

  • запасы сырья, материалов, покупных комплектующих;
  • запасы незавершенного производства (НЗП);
  • запасы готовой продукции.

Формирование запасов каждой из этих групп преследует свою цель.

Например, запасы сырья необходимо создавать для подстраховки в случае возникновения сбоев в поставках или с целью защиты от повышения цен поставщиками.

Зачастую поставщики предлагают выгодные системы скидок для крупных поставочных партий, и многие предприятия идут на закупку большего количества ТМЦ, не учитывая того, что расходы на их содержание и хранение могут превышать выгоду, полученную за счет скидки. В то же время, покупая крупными партиями, можно сэкономить на транспортировке.

Формирование запасов готовой продукции и незавершенного производства необходимо для обеспечения бесперебойности производственного процесса, но и тут есть свои подводные камни: при избытке запасов готовой продукции увеличиваются расходы на их хранение.

Если спрос падает, готовая продукция может вообще оказаться невостребованной.

Ситуация усугубится, если продукция скоропортящаяся, имеет определенный срок годности.

Политика управления запасами должна устанавливать оптимальный объем запасов, который соответствовал бы потребностям потребителей (в случае запасов готовой продукции и НЗП) и производственного процесса (в случае запасов сырья и материалов), учитывая при этом расходы на их содержание.

МЕТОДЫ ФОРМИРОВАНИЯ ЗАПАСОВ

Консервативный метод предусматривает формирование большого объема запасов на случай перебоев в поставках сырья и материалов, резкого роста цен, изменения спроса и т. д.

При таком подходе возрастают расходы на содержание запасов и падает рентабельность предприятия.

Умеренный метод направлен на создание небольших резервов на случай изменения ситуации.

При такой политике показатели рентабельности на среднем уровне, риски предприятия умеренные.

Агрессивный метод заключается в минимизации размера запасов вплоть до полного их отсутствия.

В данном случае максимальный уровень риска, но наивысшие показатели эффективности деятельности при отсутствии непредвиденных обстоятельств.

ПРИМЕР ФОРМИРОВАНИЯ ЗАПАСОВ

Используем умеренный метод формирования запасов как вариант наиболее сбалансированного соотношения эффективности и рискованности.

Формировать запасы будем на примере промышленного предприятия ООО «Альфа» (название условное), которое занимается производством деревянных стульев, имеет свой рынок сбыта.

Согласно умеренной методике формирования запасов нужно установить лимит запасов и страховой уровень на случай изменений во внешней среде:

  • рост спроса;
  • увеличение срока поставки материалов;
  • увеличение стоимости ТМЦ и т. д.

Прежде всего определим лимит запасов, который должен отвечать потребностям покупателей, то есть соответствовать объему продаж продукции предприятия.

Потребность в запасах зависит не только от объема реализации, но и от норм расходования ТМЦ.

Рассмотрим нормы расходования сырья и материалов на единицу изделия (табл. 1).

 

 

Таблица 1. Нормы расходования сырья и материалов на производство одного стула

Наименование материала

Количество

Цена за единицу, руб. без НДС

Затраты, руб. без НДС

Брус 40×60 мм, шт.

2

100,00

200,00

Обрезная доска 400×480 мм, шт.

1

200,00

200,00

Обрезная доска 100×420 мм, шт.

1

200,00

200,00

Поролон мебельный, листов

5

350,00

1750,00

Ткань, м2

3

590,00

1770,00

Саморезы, шт.

15

10,00

150,00

Клей, шт.

2

87,00

174,00

Лак, л

0,14

500,00

70,00

Краска, кг

0,24

1700,00

408,00

Наждачная бумага, м2

0,70

114,00

79,80

Всего материальные затраты на один стул

5001,80

 

 

На основании норм расходования материалов и прогноза продаж составим график планируемых материальных расходов (табл. 2), установим размер страхового запаса на случай брака и/или изменения спроса.

Согласно графику для производства и продажи 4640 стульев минимальный размер материалов должен составлять 23 208 352,00 руб. (при идеальных условиях, без учета брака и изменения планируемого объема продаж).

Представленный график гарантирует, что при производстве стульев на складе всегда будет нужный материал и в требуемом количестве.

 

 

Таблица 2. График планируемых материальных расходов ООО «Альфа»

Показатель

Месяц

Итого

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

Прогноз продаж, ед.

250

370

380

410

430

430

430

430

410

380

370

350

4640

Норматив расходования ТМЦ, руб.

5001,80

х

Норматив материальных расходов, руб.

1 250 450,00

1 850 666,00

1 900 684,00

2 050 738,00

2 150 774,00

2 150 774,00

2 150 774,00

2 150 774,00

2 050 738,00

1 900 684,00

1 850 666,00

1 750 630,00

23 208 352,00

                             

БАЛАНС МЕЖДУ РАСХОДАМИ НА СОДЕРЖАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЗАПАСОВ И БЕСПЕРЕБОЙНОСТЬЮ РАБОТЫ

Часто коммерческие организации в целях обеспечения бесперебойности производственного процесса устанавливают нормы (лимиты) по каждому виду запаса, за пределы которых выходить нельзя, что предполагает детальный мониторинг за состоянием запасов. В таком случае необходимо создать системы контроля за фактическим показателем запаса в натуральном и стоимостном выражении, а также оперативно и своевременно его пополнять в соответствии с установленным лимитом.

На основании данных за предшествующие периоды установим размер страхового запаса — 15 %. Тогда материальные расходы на планируемый период составят 26 689 604,80 руб. Этого достаточно для производства 5336 стульев. Рассчитаем количество специалистов для производства такого объема продукции.

Для расчета нужны следующие показатели:

  • нормативная трудоемкость выполнения работ по изготовлению одного изделия (34 чел.-ч при участии специалистов на повременной системе оплаты труда);
  • общее количество рабочего времени. Годовой фонд рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе (8-часовом рабочем дне и графике 5/2) составляет 1974 ч;
  • потери рабочего времени по данным статистики прошлого отчетного периода (в компании «Альфа» — 10 % ежемесячно).

Определим полезный фонд рабочего времени (общее календарное количество рабочего времени минус потери рабочего времени):

1974 ч – 1974 ч × 10 % = 1777 ч.

Рассчитаем трудоемкость производства 5336 стульев:

  1. ед. × 34 чел.-ч = 181 424 чел./ч.

Теперь можно рассчитать, сколько специалистов требуется для производства 5336 стульев:

181 424 чел.-ч / 1777 ч = 102 человека.

Далее составим план производства с учетом численности в 102 основных производственных работника (табл. 3).

 

Таблица 3. План производства с учетом производственных возможностей

 

№ п/п

Показатель

Месяц

Итого

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

1

Количество рабочих часов в месяц, ч

120

159

168

168

152

168

168

184

176

168

167

176

1974

2

Количество основных производственных рабочих, чел.

102

х

3

Общее количество рабочего времени, чел.-ч (п. 1 × п. 2)

12 240

16 218

17 136

17 136

15 504

17 136

17 136

18 768

17 952

17 136

17 034

17 952

201 348

4

Полезный фонд рабочего времени за вычетом потерь (больничные, очередные отпуска, отпуск за свой счет и др. — 10 %), чел.-ч

11 016

14 596

15 422

15 422

13 954

15 422

15 422

16 891

16 157

15 422

15 331

16 157

181 212

5

Трудоемкость изготовления одного стула, чел.-ч

34

х

6

Возможное количество производства стульев по месяцам (готовая продукция), ед.

324

429

453

453

410

453

453

496

475

453

450

475

5324

7

Объем незавершенного производства на конец отчетного месяца, чел.-ч

0

10

20

20

14

20

20

2

7

20

3

7

196

8

Скорректированное количество готовой продукции с учетом незавершенного производства, ед.

324

429

453

454

410

454

454

496

476

453

451

475

5329

9

Остаток незавершенного производства нарастающим итогом, чел.-ч

0

10

30

16

30

16

2

29

2

22

19

26

х

 

В соответствии с расчетами, представленными в табл. 3, предприятие может изготовить 5329 стульев при имеющейся численности производственных рабочих (соответствует страховому запасу в 15 %).

На основании плана производства составим график движения товарно-материальных ценностей (табл. 4).

Ранее мы установили размер материальных расходов с учетом страхового запаса — 26 689 604,80 руб.

Для производства 5329 стульев с учетом НЗП потребуется 26 658 417,11 руб.

Таким образом, годовой размер запасов материальных расходов составляет 31 187,69 руб. Этого достаточно для производства дополнительных 6 единиц стульев и покрытия возможного брака.

Иногда возникает ситуация, когда объем продаж превышает объем производства (см. табл. 4 — май). Значит, необходимо обеспечить должный уровень запаса готовой продукции.

В нашем случае запасы готовой продукции составят на конец года 689 ед. Такого количества хватит для удовлетворения потребностей покупателей на полтора месяца.

В производственном масштабе 689 единиц стульев при объеме продаж 4640 единиц — показатель небольшой, но решение вопроса рациональности хранения такого количества готовой продукции возлагается на плечи руководства предприятия (с учетом прогнозов изменения спроса).

Сохраняя такой уровень запаса готовых стульев (689 ед.), предприятие не получит выручку в размере 16 536 000 руб. (689 ед. × 24 000 руб.), пока они не будут реализованы.

В процессе производства планируемый график может претерпеть множество изменений, начиная от роста цен на расходные материалы и заканчивая пересмотром политики управления запасами и трансформации части запасов готовой продукции в запасы НЗП и/или запасы материалов.

 

Таблица 4. График движения товарно-материальных ценностей

№ п/п

Показатель

Месяц

Итого

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

1

Планируемый объем производства (готовая продукция), ед.

324

429

453

454

410

454

454

496

476

453

451

475

5329

2

Запасы незавершенного производства на конец отчетного месяца, чел.-ч

0

10

30

16

30

16

2

29

2

22

19

26

х

3

Материальные расходы на производство стульев согласно плану производства (с учетом расходов на готовую продукцию и НЗП), руб.

1 620 583,20

2 147 243,32

2 268 757,64

2 268 757,64

2 052 797,56

2 268 757,64

2 268 757,64

2 484 864,82

2 376 884,78

2 268 757,64

2 255 370,46

2 376 884,78

26 658 417,11

4

Размер материальных расходов с учетом страхового запаса, руб.

26 689 604,80

х

5

Запасы сырья и материалов, руб.

31 187,69

31 187,69

6

Планируемый объем продаж, ед.

250

370

380

410

430

430

430

430

410

380

370

350

4640

7

Запасы готовой продукции нарастающим итогом, ед.

74

133

206

250

230

254

278

344

410

483

564

689

х

8

Стоимость продажи единицы продукции, руб.

24 000,00

х

9

Размер недополученной выручки нарастающим итогом от отсутствия реализации невостребованной готовой продукции, руб.

1 776 000,00

3 192 000,00

4 944 000,00

6 000 000,00

5 520 000,00

6 096 000,00

6 672 000,00

8 256 000,00

9 840 000,00

11 592 000,00

13 536 000,00

16 536 000,00

х

АНАЛИЗ ЗАПАСОВ

Проведем анализ запасов за несколько предшествующих периодов (табл. 5). Основная цель анализа — увидеть, какие наблюдаются тенденции, оценить их влияние на общую динамику.

 

Таблица 5. Анализ запасов за период с 2014 г. по прогнозируемый 2016 г., руб.

Показатель

2014 г.

2015 г.

2016 г. — прогноз

на начало

на конец

на начало

на конец

на начало

на конец

Сырье и материалы

47 529,30

54 712,10

54 712,10

12 804,70

12 804,70

43 992,39

Незавершенное производство

17 327,70

24 874,30

24 874,30

517,10

517,10

4342,01

Готовая продукция

1 410 507,60

85 030,60

85 030,60

10 003,60

10 003,60

3 446 240,20

Итого

1 475 364,60

164 617,00

164 617,00

23 325,40

23 325,40

3 494 574,60

 

Исходя из данных табл. 5, структура запасов нестабильная и меняется из года в год. Наибольший удельный вес:

  • в 2014 г. — готовая продукция (95 % на начало года и 52 % на конец года);
  • в 2015 г. — готовая продукция (52 % на начало года, а на конец удельный вес готовой продукции снизился до 43 %), сырье и материалы (55 % на конец года);
  • в прогнозируемом 2016 г.:

- на начало года — сырье и материалы (55 %);

- на конец года — готовая продукция (98 %).

Увеличение удельного веса готовой продукции в общем количестве производственных запасов считается отрицательной тенденцией, так как товарная продукция залеживается, растут расходы на ее содержание и хранение, предприятие недополучает выручку с реализации.

В 2014 г. наблюдалось сокращение размера готовой продукции. Причина — неверный прогноз объема продаж. При таком раскладе объем производства был ниже спроса. Выйти из сложившейся ситуации помогли запасы готовой продукции, которые покрыли разницу между планируемым и фактическим объемом продаж.

В 2015 г. история повторилась. На конец указанного года на складе почти не оставалось запасов, поэтому руководство приняло решение о создании страхового запаса в размере 15 % на случай непредвиденных обстоятельств со спросом на продукцию.

Исходя из анализа 2014–2015 гг., предприятие работает нестабильно, имеют место ошибочные прогнозы объемов продаж и потребного объема производства.

Относительно 2016 г. давать оценку рано. Не факт, что основной удельный вес производственных запасов ляжет на готовую продукции. Вполне возможно, что распределение будет более равномерным (не 98 %).

В рассматриваемом случае нестабильность наблюдается с запасами готовой продукции, поэтому стоит рассчитать показатель оборачиваемости (Коб). Формула расчета:

 

Коб = Ср / То,

 

где Ср — среднее значение запаса готовой продукции за период;

То — товарооборот (планируемый объем продаж) за этот же период.

Рассмотрим период в один месяц. Среднедневной запас составляет 22 единицы стульев. Для расчета среднемесячного запаса берут среднее количество календарных дней (31 дн.).

Среднемесячное значение запаса готовой продукции:

Ср = 22 ед. × 31 день = 682 ед.

В среднем в месяц планируется продавать 387 единиц стульев.

Рассчитаем оборачиваемость:

Коб = 682 ед. / 387 ед. = 1,76 дн.

Чтобы продать средний запас стульев (22 ед.), требуется 2 дня.

Показатель оборачиваемости принято рассчитывать не только в днях, но и в разах:

Коб = 387 ед. / 22 ед. = 18 раз в месяц.

Оборачиваемость в разах говорит о том, сколько раз за анализируемый период продукция была реализована. 18 раз в месяц аналогично 1,76 дням (18 раз × 1,76 дн. = 31 день).

 

К СВЕДЕНИЮ

Низкое значение оборачиваемости товарных запасов говорит об избыточности запасов или о низких продажах по отношению к размеру запасов. Высокое значение свидетельствует о том, что средства, вложенные в производство, быстро возвращаются в виде выручки.

 

Для контроля за оборачиваемостью запасов необходимо:

  • отслеживать уровень запасов на складе в отчетном периоде;
  • установить точный период отслеживания (может быть связано со сроком годности запасов);
  • следить за объемом продаж, постоянно сравнивать с прогнозом продаж и проводить соответствующие корректировки.

Важно анализировать, как используются материальные ценности. К основным показателям, характеризующим использование материальных ценностей, относятся:

  • материалоотдача (Мо);
  • материалоемкость (Ме).

Материалоотдача показывает, сколько выпущенной продукции приходится на 1 руб. денежных средств (в части материальных расходов), вложенных в производство:

 

Мо = Q / Зм,

где Q — объем выпуска продукции;

Зм — затраты на сырье и материалы, необходимые для производства запланированной продукции.

Материалоемкость характеризует величину материальных затрат, приходящихся на 1 руб. выпущенной продукции:

 

Ме = Зм / Q.

 

На планируемый 2016 г. объем выпуска составляет 5329 ед. стульев (см. табл. 4). Планируемая цена реализации — 24 000 руб. Объем выпуска продукции в сопоставимых денежных единицах составляет 127 896 000 руб.

Расходы на сырье и материалы, необходимые для производства 5329 стульев, — 26 654 592,20 руб. (без учета затрат на незавершенное производство).

Рассчитаем материалоотдачу и материалоемкость:

Мо = 127 896 000 руб. / 26 654 592,20 руб. = 4,80.

Ме = 26 654 592,20 руб. / 127 896 000,00 руб. = 0,21 руб.

Эти два показателя являются обратными друг другу. Почти 5 единиц продукции выпускается с каждого рубля средств, вложенных в материальные ценности, а на 1 руб. готового стула приходится 0,21 руб. материальных расходов.

ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

Главное для каждого предприятия — определить уровень запасов, который нужен для оптимального функционирования. Для успешного решения этой задачи необходимо:

  • определить стоимость хранения единицы запаса и соизмерить с выгодой от потенциального обеспечения бесперебойности производственного цикла;
  • рассчитать потребный уровень запасов сырья и материалов (можно установить норматив или лимит), одновременно с этим определить даты поставки нового сырья и постоянно отслеживать остатки запасов на складах;
  • прогнозировать объем продаж с целью нормирования запасов готовой продукции, постоянно корректировать прогноз;
  • проводить расчеты по возможному объему производства и сравнивать с потребным объемом продаж для корректировки запасов готовой продукции;
  • вести сбор статистических данных по количеству запасов на начало и конец анализируемых периодов, анализировать отклонения прогнозов объема продаж от фактических показателей;
  • формировать страховой запас на случай возникновения брака, непредвиденных и форс-мажорных обстоятельств, а также на случай отклонений прогноза объема продаж от фактических показателей;
  • проводить постоянный анализ уровня запасов, в том числе анализ оборачиваемости, чтобы лучше управлять запасами.

Необоснованное снижение уровня запаса отрицательно сказывается на финансовом состоянии предприятия, не обеспечивает бесперебойности производственного процесса. Как следствие, снижается объем производства, объем продаж и доходность. В то же время увеличение уровня запасов означает увеличение расходов на их закупку, изготовление (в случае незавершенного производства и готовой продукции), содержание и хранение. Эти средства можно было бы направить, например, на расширение производства или освоение новых видов продукции для получения дополнительного дохода. Поэтому решение вопроса оптимизации уровня запаса и поиска баланса между его размером и расходами на формирование, содержание и хранение — основная задача политики управления запасами.

 

А. Н. Дубоносова,
заместитель начальника ПЭО

Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 4, 2016.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.