Электронная версия журнала

Как оптимизировать транспортные расходы

«Планово-экономический отдел» №2 2019 / Управление затратами

 

Чем обширнее рынок сбыта компании, тем выше у нее транспортные расходы и риски их неэффективности с точки зрения экономического результата доставки товаров покупателям. Конечно, анализ управленческой отчетности по итогам отчетного периода покажет, по каким направлениям доставки и конкретным покупателям транспортные расходы превышают средние значения по компании, но эти затраты будут уже совершены.

На наш взгляд, по данному виду расходов лучше всего использовать общеизвестный принцип: «Болезнь легче предупредить, чем лечить». Ведь независимо от результатов анализа можно назвать два основных фактора неэффективности транспортных затрат — недозагрузка транспорта и низкая рентабельность рейса доставки. Поэтому рассмотрим инструмент предварительного контроля эффективности формируемой поставки товара, который позволит компании сократить издержки по доставке почти на 25 %.

АНАЛИЗИРУЕМ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ТРАНСПОРТНЫХ РАСХОДОВ

Чтобы понять, нужно ли компании оптимизировать и контролировать свои транспортные расходы, достаточно взять учетные данные за прошедший отчетный период и сформировать из них аналитическую таблицу. В таблице должны найти отражение следующие показатели:

  • количество и номинальная грузоподъемность автотранспортных единиц компании;
  • количество рейсов по доставке товара покупателям в аналитике по однотипным единицам транспорта;
  • номинальный и фактический объем грузов, доставленных покупателям по каждой из групп транспорта;
  • валовой доход по доставке товара покупателям в аналитике по каждой из групп транспорта;
  • транспортные расходы по доставке товара покупателям в аналитике по каждой из групп транспорта.

На основании таких данных в таблице рассчитывают фактический процент загруженности транспорта в каждой из групп. Для этого вес фактически доставленного покупателям груза делят на номинальный (максимально возможный) вес доставки.

 

Вторым расчетным показателем для анализа будет уровень (процентное отношение) транспортных затрат по доставке товара покупателям к сумме валового дохода.

Возьмем для наглядности данные по анализу транспортных расходов компании «Альфа» за четвертый квартал 2018 г. Компания имеет 15 единиц автотранспорта для доставки товаров покупателям. Автопарк можно разделить на три группы:

  • три единицы транспорта грузоподъемностью в 10 т;
  • шесть единиц транспорта грузоподъемностью в 5 т;
  • шесть единиц транспорта грузоподъемностью в 3 т.

Заносим в таблицу данные по каждой из этих групп и производим необходимые расчеты (табл. 1).

 

Таблица 1. Анализ транспортных расходов за 4 кв. 2018 г.

Показатель

Ед. изм.

Группа 1

Группа 2

Группа 3

Итого

Грузоподъемность

т

10

5

3

 

Автопарк

шт.

3

6

6

15

Количество рейсов

шт.

15

25

40

80

Пробег

км

4500

5000

6000

15 500

Факт доставки груза

т

90

80

85

255

Максимум доставки

т

150

125

120

395

Загруженность транспорта

%

60

64

71

65

Сумма доставки

тыс. руб.

55 000

40 000

25 000

120 000

Валовой доход доставки

тыс. руб.

12 100

11 200

6250

29 550

Транспортные расходы

тыс. руб.

406

388

318

1111

Уровень транспортных расходов к доходу

%

3,36

3,46

5,08

3,76

 

Как видно из табл. 1, по итогам квартала прослеживается недостаточная эффективность транспортных расходов по первой и третьей группам. Автотранспорт грузоподъемностью в 10 т показывает самую низкую загруженность, что свидетельствует о слабом контроле над загрузкой машин доставки.

У автотранспорта грузоподъемностью в 3 т самый высокий уровень транспортных расходов — 5,08 %. Это говорит о том, что необходимо оптимизировать партии и маршруты доставки товара покупателям. Компании нужна модель предварительного контроля эффективности поставок.

МОДЕЛЬ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПОСТАВКИ

Перед построением модели руководитель финансово-экономической службы компании должен определиться с показателями, которые будут в ней задействованы.

Перечень показателей во многом зависит от действующих бизнес-процессов и организационной структуры организации, однако суть модели предварительного контроля эффективности поставки не меняется. Она заключается в следующем:

  • по каждой сформированной поставке логист вносит в модель данные о сумме товара и валовом доходе (их отражают в учетной базе, составляя документ реализации по этой поставке);
  • логист вносит в модель данные о:

– грузоподъемности машины и фактическом весе поставки;

– норме расхода бензина для автомобиля поставки и плановом пробеге автомобиля до склада покупателя и обратно;

– транспортных расходах в части зарплаты и командировочных водителя;

  • модель автоматически рассчитывает остальные транспортные расходы, рентабельность поставки и степень загруженности автомобиля;
  • модель сопоставляет полученные результаты по рентабельности и загруженности с установленными в компании нормами и выдает сообщение о возможности/невозможности отправить автомобиль к покупателю;
  • если модель запрещает отправление хотя бы по одному из двух указанных параметров, логист должен сделать запрос коммерческому отделу о необходимости переформирования поставки товара для данного автомобиля.

В таблице 2 приведен пример работы модели при оформлении поставки товара на автомобиле грузоподъемностью в 5 т.

 

Таблица 2. Модель оценки эффективности поставки

Показатель

Значение

Грузоподъемность автомобиля, кг

5000

Вес продукции в поставке, кг

3500

Загруженность автомобиля, %

70

Расход горюче-смазочных материалов на 100 км, л

30

Расстояние поставки, км

200

Цена горюче-смазочных материалов, руб./л

45

Сумма поставки, руб.

400 000

Валовой доход поставки, руб.

150 000

Прямые затраты, руб.

4641

В том числе:

горюче-смазочные материалы

2700

заработная плата

1591

командировочные

350

Накладные расходы, руб.

21 667

В том числе:

ремонт и содержание транспорта (2,50 %)

10 000

амортизация транспорта (1,67 %)

6667

управленческие расходы логистики (1,25 %)

5000

Всего расходы по поставке, руб.

26 308

Доход по поставке, руб.

123 692

Рентабельность поставки, %

31

Норма загруженности, %

75

Норма рентабельности поставки, %

25

Соответствие нормы рентабельности

Да

Соответствие нормы загруженности

Нет

 

Как следует из контрольного расчета, данная поставка товара соответствует норме рентабельности, но не соответствует норме загруженности этого автомобиля (под рентабельностью здесь понимается разница между валовым доходом и суммой всех транспортных расходов по поставке, деленная на сумму поставки товара покупателю).

По итогам расчета логисты должны предпринять одно из действий:

  • рассмотреть возможность дополнительной комплектации данного автомобиля в этот день товаром для другого покупателя, который находится на одном маршруте с первым;
  • провести переговоры с покупателем о возможности отправки товара в другой день, чтобы максимально использовать номинальную грузоподъемность указанного автомобиля.

Важный момент: накладные транспортные расходы в модели рассчитываются на основе фактических данных прошедшего периода (в нашем случае это 4 кв. 2018 г.) как соотношение суммы расходов за период к сумме реализации товаров за этот же период (табл. 3).

 

Таблица 3. Данные для расчета накладных расходов за 4 кв. 2018 г.

Показатель

Сумма

Процент

Примечание

Продажи, всего

120 000

 

Отражаются все расходы транспортного цеха за период

Ремонт и содержание транспорта

3000

2,50

Амортизация транспорта

2000

1,67

Общетранспортные расходы

1500

1,25


Нужно убедиться, что представленная модель предварительного контроля эффективности поставок действует корректно и позволяет оптимизировать транспортные расходы еще на стадии формирования отгрузки товара покупателю. Для этого пересчитаем результаты анализа транспортных расходов компании «Альфа» за четвертый квартал 2018 г. в привязке к указанным в модели нормативам рентабельности и загруженности транспорта.

ОЦЕНИВАЕМ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ МОДЕЛИ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ

Пересчет заключается в том, что мы приведем фактическую загруженность транспорта по всем трем группам к нормативной в 75 %. При этом уменьшится количество рейсов, необходимых для доставки грузов того же веса, что снизит пробег транспорта, транспортные расходы на ГСМ и зарплату водителей.

Результат пересчета показан в табл. 4.

 

Таблица 4. Пересчет транспортных расходов за 4 кв. 2018 г.

Показатель

Ед. изм.

Группа 1

Группа 2

Группа 3

Итого

Грузоподъемность

т

10

5

3

 

Автопарк

шт.

3

6

6

15

Количество рейсов

шт.

12

21

38

71

Пробег

км

3600

4267

5680

13 547

Факт доставки груза

т

90

80

85

255

Максимум доставки

т

120

107

114

340

Загруженность транспорта

%

75

75

75

75

Сумма доставки

тыс. руб.

55 000

40 000

25 000

120 000

Валовой доход доставки

тыс. руб.

12 100

11 200

6250

29 550

Транспортные расходы

тыс. руб.

345

341

303

989

Уровень транспортных расходов к доходу

%

2,85

3,04

4,85

3,35

 

Вывод на основе сравнительного анализа показателей табл. 1 и 4: если бы данная модель предварительного контроля эффективности поставок работала в компании «Альфа» уже в четвертом квартале, то количество рейсов доставок сократилось бы с 80 до 71, а пробег транспорта уменьшился бы с 15 500 до 13 547 км (на 13 %). Прямые транспортные расходы снизились бы с 1111 до 989 тыс. руб. (на 11 %), а за счет уменьшения расходов на ремонт и эксплуатацию транспорта, которые непосредственно связаны с пробегом, снижение было бы более весомым.

Еще один момент, на который нужно обратить внимание. По группе автотранспорта грузоподъемностью в 3 т даже при соблюдении нормы загрузки в 75 % уровень прямых затрат на транспорт по-прежнему остался самым высоким. Поэтому здесь потребуется более детальный анализ ситуации, по итогам которого нужно принять одно из двух решений:

  • увеличить норму загруженности для данной категории транспорта;
  • пересмотреть графики поставок, чтобы уменьшить количество рейсов по этой группе за счет дополнительной загрузки товара в транспорт других групп.

ПОДВОДИМ ИТОГИ

  1. Практически у любой компании есть резервы оптимизации транспортных расходов.
  2. Чтобы понять необходимость оптимизации транспортных расходов, достаточно провести анализ работы транспорта за прошедший отчетный период.
  3. Для наилучших результатов оптимизации транспортных затрат нужно организовать работу по предварительному контролю эффективности поставок товара покупателю.
  4. Оптимизация транспортных расходов достигается в первую очередь за счет повышения загруженности транспортных единиц.
  5. Необходимо контролировать показатель рентабельности доставки товара покупателям, чтобы транспортные затраты были максимально эффективны с экономической точки зрения.

 

А. А. Гребенников, финансовый директор ООО «Ипатовский пивзавод»

Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 2, 2019.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.