Как без ошибок и в срок закрыть период в управленческой отчетности

ЗАКРЫВАЕМ ОТЧЕТНЫЙ ПЕРИОД ОРГАНИЗОВАННО И В СРОК

Бизнес — единый механизм, важными элементами которого являются сдача первичной документации, формирование отчетности и закрытие года. От профессиональной организации закрытия года зависят:

• конструктивные взаимоотношения в коллективе;

• своевременная сдача отчетности в контролирующие органы;

• качественное бюджетирование;

• диагностика финансовых проблем;

• своевременная подготовка визуализированных отчетов руководству и принятие важных управленческих решений.

Чтобы организованно закрыть год и любой отчетный период, поэтапно выполняем следующую работу:

Рассмотрим подробнее работу на каждом этапе.

Этап 1. Собираем первичные документы без задержек

Отчетный период можно закрыть планомерно и в срок, если в финансовую службу своевременно поступают первичные учетные документы.

Первичные документы от поставщиков и подрядчиков проверяют на:

• наличие всех актов, накладных, счетов-фактур;
• корректность дат и подписей;
• соответствие «первички» целям, на которые отнесены затраты (налоговые и неналоговые расходы), соответствие расходов статьям бюджета и т. д.

Пропущенные документы — частая проблема при закрытии года. Если отсутствие актов, накладных или счетов-фактур обнаружится в последний день закрытия года, придется корректировать сформированную налоговую базу и управленческую отчетность. Чтобы избежать потерь и задержек, внедрите памятки и чек-листы для подразделений, которые отвечают за «первичку».

Если в отделах закупок и продаж компании относятся к документам ответственно и внедрены чек-листы, то в работе с контрагентами риски с задержками и потерянной «первичкой» минимальны. Этому способствует и все большее использование электронного документооборота.

Контролируем поступление «первички» от производственных подразделений

Решать вопрос с внутренней «первичкой» от производства любой финансовой службе сложнее. В каждой компании возникают ситуации, когда производственные цеха и участки предоставляют необходимые документы с задержкой, оформленные некорректно, без подписей и дат.

Такие документы требуют возврата на доработку. Это создает существенный риск нарушения сроков закрытия отчетного периода и сдачи отчетности.

Основные первичные документы производственных подразделений, которые необходимо взять на контроль, представлены в таблице 1.

Перечисленные документы необходимы для бухгалтерского учета, оперативного контроля и анализа текущего состояния производства, а также для правильного расчета себестоимости продукции.

Устанавливаем зоны ответственности для работы с «первичкой»

При нарушении сроков сдачи первичных документов возможны негативные последствия:

• нарушение сроков сдачи отчетности в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете;
• ошибки в расчетах себестоимости и прибыли;
• проблемы с контролем качества и ресурсоемкости производства;
• сложности с принятием управленческих решений.

Чтобы предотвратить нарушение сроков сдачи документов, исключить авралы при закрытии года, рекомендуется установить следующие зоны ответственности:

Мотивационная система в компании должна отражать качество работы с документами с учетом перечисленных зон ответственности. Безусловно, на первом месте производство и продажи, но документы — это безопасность и минимизация рисков.