Переход на электронные трудовые книжки: срок уведомления

Изначально был установлен срок уведомления работников о переходе на ЭТК – не позднее 30 июня 2020 г. Работодатели должны были известить каждого работника о том, что он может сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее (ч. 1 п. 4 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). То есть сведения о трудовой деятельности работника после отказа от бумажной трудовой книжки будут вестись только в электронном виде.

Но впоследствии из-за пандемии коронавируса этот срок продлили.

Уведомление о переходе на ЭТК: продление

Новый срок для уведомления работников о выборе способа ведения трудовой книжки – 31 октября 2020 г. (п. 2 Постановления Правительства от 19.06.2020 № 887).

Причем, учитывая, что в период карантина из-за коронавируса многих работников перевели на дистанционную (удаленную) работу, работодатели могут самостоятельно установить в своих локальных нормативных актах способ передачи такого уведомления. Например, уведомления можно рассылать по почте заказными письмами с уведомлением о вручении. Правда, при наличии в организации представительного органа, способ уведомления о переходе на ЭТК нужно согласовать с представительным органом (п. 2 Постановления Правительства от 19.06.2020 № 887).

Уведомлять ли о переходе на ЭТК вновь принятых работников

Если работник при устройстве на работу в 2020 г. предъявляет не бумажную трудовую книжку, а сведения о трудовой деятельности, очевидно, что он уже был уведомлен об изменениях в трудовом законодательстве предыдущим работодателем. Однако если работник пришел к новому работодателю с бумажной трудовой книжкой, последний не может быть уверен, что работника уже уведомляли о праве выбора способа ведения трудовой книжки. А, значит, безопаснее выдать работнику уведомление. Даже если это будет повторное уведомление работника, законодательство это не запрещает.

Уведомление о переходе на ЭТК: образец

Уведомление о переходе на ЭТК составляется в произвольной форме. Его может подписать руководитель организации или иной работник, уполномоченный на оформление кадровых документов доверенностью от имени юридического лица (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки.

Действия после уведомления работников о переходе на ЭТК

Работодатель должен вести учет выданных работникам уведомлений о праве выбора трудовой книжки. К примеру, можно оформить журнал учета выданных уведомлений в произвольном виде, в котором работники будут ставить свою подпись о получении уведомления и дату получения уведомления (если оно выдается работнику лично в руки). Там же можно делать записи об отправленных по почте уведомлениях. Такой журнал подтвердит факт уведомления работников об изменениях в порядке ведения трудовых книжек.

Сами уведомления можно как хранить в отдельной папке, так и подшивать в личные дела работников.

Далее каждый работник должен сделать свой выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки не позднее 31 декабря 2020 г. Если работник не подаст никакого заявления о выборе, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: glavkniga.ru