Проект об электронных дубликатах: юрлицам и ИП будет проще хранить документы

    В Госдуму внесли проект, который позволит создавать электронные дубликаты бумажных документов и конвертировать электронные документы в новые форматы. Планируют установить правила хранения электронной документации.

    Электронные дубликаты

    Юрлица и ИП смогут создавать электронные дубликаты документов. Они будут равнозначными бумажным документам. Срок хранения бумажных документов при наличии электронных дубликатов можно будет сократить. Этот срок должен будет составлять не меньше года с даты создания дубликата, например скана бумажного документа.

    Дубликат должен содержать все реквизиты оригинала. Требования к созданию электронных дубликатов установит правительство. Оно же определит виды документов, которые продублировать будет нельзя.

    В проекте указаны документы, для которых можно создавать электронные дубликаты. Среди них:

    • письменное согласие на обработку персональных данных, его отзыв;

    • первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, бумажные аудиторские заключения о ней;

    • документы, предусмотренные ст. 7 Закона о противодействии легализации преступных доходов;

    • предварительное согласие абонента или адресата на получение рекламы[1];

    • договор об оказании услуг связи.

    Конвертация электронных документов

    Иногда электронный документ нужно преобразовать в другой формат. Это может понадобиться, если исходный формат устарел или у стороны, которой нужно передать документ, нет технической возможности его открыть. В таких случаях предлагают дать организациям конвертировать электронные документы.

    Конвертированный документ будет равнозначен преобразуемому.

    После конвертации срок хранения документов можно будет сократить. Он должен быть не меньше одного года с даты преобразования.

    Требования к порядку конвертации установит правительство.

    Хранение электронных документов

    Ответственный за хранение электронных документов в организации должен обеспечивать возможность использовать их на протяжении всего срока хранения. Это касается и возможности передавать документы третьим лицам.

    Если на хранение поступит электронный документ, который раньше не обрабатывался, в информационной системе нужно будет зафиксировать:

    • дату передачи на хранение;

    • отправителя;

    • формат и другие метаданные документа;

    • его опись.

    Третьим лицам электронный документ нужно будет выдавать вместе с описью. Ее нужно будет заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.

     

    Источник: КонсультантПлюс

     

    [1] Часть 1 ст. 18 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 30.10.2018; с изм. и доп., вступ. в силу 01.01.2019).

    06.03.2019, 10:23
    Подписаться на журнал

    Проект об электронных дубликатах: юрлицам и ИП будет проще хранить документы

    В Госдуму внесли проект, который позволит создавать электронные дубликаты бумажных документов и конвертировать электронные документы в новые форматы. Планируют установить правила хранения электронной документации.

    Электронные дубликаты

    Юрлица и ИП смогут создавать электронные дубликаты документов. Они будут равнозначными бумажным документам. Срок хранения бумажных документов при наличии электронных дубликатов можно будет сократить. Этот срок должен будет составлять не меньше года с даты создания дубликата, например скана бумажного документа.

    Дубликат должен содержать все реквизиты оригинала. Требования к созданию электронных дубликатов установит правительство. Оно же определит виды документов, которые продублировать будет нельзя.

    В проекте указаны документы, для которых можно создавать электронные дубликаты. Среди них:

    • письменное согласие на обработку персональных данных, его отзыв;

    • первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, бумажные аудиторские заключения о ней;

    • документы, предусмотренные ст. 7 Закона о противодействии легализации преступных доходов;

    • предварительное согласие абонента или адресата на получение рекламы[1];

    • договор об оказании услуг связи.

    Конвертация электронных документов

    Иногда электронный документ нужно преобразовать в другой формат. Это может понадобиться, если исходный формат устарел или у стороны, которой нужно передать документ, нет технической возможности его открыть. В таких случаях предлагают дать организациям конвертировать электронные документы.

    Конвертированный документ будет равнозначен преобразуемому.

    После конвертации срок хранения документов можно будет сократить. Он должен быть не меньше одного года с даты преобразования.

    Требования к порядку конвертации установит правительство.

    Хранение электронных документов

    Ответственный за хранение электронных документов в организации должен обеспечивать возможность использовать их на протяжении всего срока хранения. Это касается и возможности передавать документы третьим лицам.

    Если на хранение поступит электронный документ, который раньше не обрабатывался, в информационной системе нужно будет зафиксировать:

    • дату передачи на хранение;

    • отправителя;

    • формат и другие метаданные документа;

    • его опись.

    Третьим лицам электронный документ нужно будет выдавать вместе с описью. Ее нужно будет заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.

     

    Источник: КонсультантПлюс

     

    [1] Часть 1 ст. 18 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 30.10.2018; с изм. и доп., вступ. в силу 01.01.2019).

    06.03.2019, 10:23
    Подписаться на журнал
УВОЛИТЬ НЕЛЬЗЯ ОСТАВИТЬ Антикризисные меры в разъяснениях Минтруда, ПФР и авторов журнала «Кадровые решения»
Проверочные листы Роструда-2022
Электронный кадровый документооборот: советы и разъяснения специалистов
Персональные данные работников: изменения 2021 года
Книга «Кадровое делопроизводство с нуля»
Подписаться на новости
Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам