Скоро новый год, а значит, нужно позаботиться о составлении графика отпусков. Наш обзор напомнит о форме графика, сроках подготовки и других нюансах, которые предстоит учесть работодателям.

В какой срок успеть

В понедельник 17 декабря у вас уже должен быть готовый график отпусков. Трудовой кодекс РФ требует, чтобы этот документ был утвержден не позже чем за две недели до нового года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Если у вас есть первичная профсоюзная организация, в процесс подготовки графика отпусков нужно заложить дополнительное время на учет мнения ее выборного органа:

• пять рабочих дней на получение его мотивированного ответа (ч. 2 ст. 372 ТК РФ);
• три дня на дополнительные консультации (если они понадобятся) (ч. 3 ст. 372 ТК РФ).

Лучше уже в начале следующей недели направьте необходимые документы, чтобы соблюсти сроки.

Как составить график

Для начала узнайте пожелания работников. В этом помогут, например, опросные листы, заполненные сотрудниками каждого отдела.

Помните, что допустимо согласовать разделение отпуска на части. Хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Сам график можно составить либо по унифицированной форме № Т-7, либо по форме, разработанной работодателем.

О чем не забыть

Следует помнить о льготных категориях работников, чьи «отпускные» пожелания учитывать обязательно.

Недавно в число этих льготников добавили лиц, у которых трое и более детей младше 12 лет. Таким многодетным работодатель должен предоставлять отпуск в удобное для них время (ст. 262.2 ТК РФ).

Отметим, на практике неоднократно возникал вопрос о том, когда льготники могут реализовать свое право на «удобный» отпуск: только при составлении графика или даже после этого.

Согласно первому подходу можно не предоставлять отпуск льготнику, если он хочет уйти в него не по графику[1]. Свое право выбора он реализует при составлении этого документа. Вторая позиция гласит, что отказ льготнику со ссылкой на отсутствие отпуска в графике является необоснованным[2].

Из-за неоднозначности практики лучше учитывать пожелания льготников в течение года, даже если для этого придется корректировать график отпусков.

Как учесть «внеочередные» выходные

С 1 января у персонала появится возможность брать дни для диспансеризации (ст. 185.1 ТК РФ).

Хотя конкретные даты будут определяться по согласованию с работодателем, лучше заранее подготовиться к изменениям. Можно составить своего рода график диспансеризации и попросить работников, которые под нее попадают, выбрать примерное время или хотя бы месяц ее прохождения.

Эту информацию полезно будет знать, в частности, для планирования отпусков, чтобы избежать пересечений.

Кого включить в график диспансеризации

Пункт 4 Порядка проведения диспансеризации[3] определяет, что ее проходят лица от 18 лет и старше. Такие сотрудники смогут взять один оплачиваемый день раз в три года (ч. 1 ст. 185.1 ТК РФ). В 2019 году под диспансеризацию попадут, к примеру, работники 1989, 1986, 1983, 1980, 1977 годов рождения.

Кроме того, нужно предложить выбрать время диспансеризации пенсионерам и лицам, которым осталось пять или меньше лет до срока выхода на пенсию. Им будет полагаться два оплачиваемых дня ежегодно (ч. 2 ст. 185.1 ТК РФ).

Как указывают некоторые региональные отделения ПФР, например отделение по Амурской области (http://www.pfrf.ru/branches/amur/news/~2018/11/14/170433), работодатели могут заключить с ними специальные соглашения, на основе которых удастся в электронном виде получить информацию о своих предпенсионерах. Это поможет выяснить, кто находится в предпенсионном возрасте и с января получит новую гарантию.

Источник: КонсультантПлюс