Правила составления графика отпусков в ТК РФ за год не изменились, однако работники и работодатели часто обращались в Роструд с вопросами о том, как их применять.

Возникали споры о включении в график неиспользованных отпусков за прошлые годы. Об основных нюансах подготовки этого документа читайте в обзоре. 

Когда утвердить график отпусков

График нужно утвердить до 17 декабря включительно, поскольку ТК РФ требует сделать это минимум за 2 недели до нового года. В 2022 году 17 декабря выпадает на выходной (субботу), поэтому лучше успеть до 16 декабря включительно.

Если в компании есть профсоюз, при подготовке графика следует заложить дополнительное время на учет его мнения.

Рекомендуем начать составлять график уже в ноябре.

Подробности:

• Как согласовать график отпусков с профсоюзом
• Какая ответственность грозит за нарушения при оформлении графика 

Как составить график отпусков

Нужно включить в график работников, которые на день его утверждения трудоустроены в компании. Онлайн-инспекция недавно указала: мобилизованных сотрудников не следует вносить в график, так как договоры с ними приостановили.

Напоминаем, что некоторые сотрудники имеют право на отпуск в удобное для них время. Их пожелания по датам отпусков учитывать обязательно.

Подробности:

• Кого нужно включать в график отпусков
• Кто имеет право на отпуск в удобное время

Роструд неоднократно отмечал, что в графике надо указывать конкретные даты начала и окончания отпуска, а не просто месяцы.

По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск длится 28 календарных дней. Онлайн-инспекция поясняла, что речь идет о любых днях. Нет соотношения, сколько из них должно выпасть на рабочие дни, а сколько на выходные.

По соглашению с сотрудниками отпуск можно делить на части. Одна из них должна быть не меньше 14 дней. Устанавливать дополнительные минимумы, по мнению Роструда, незаконно.

Подробности:

• Как согласовать с работниками даты их отпусков
• Как разделить ежегодный отпуск на части

Отпуск дают за рабочий год сотрудника. На практике возникает вопрос, отражать ли в графике неиспользованные отпуска прошлых лет. Роструд подчеркивал, что ТК РФ не запрещает включать либо не включать их в график. Вместе с тем при разборе одной из ситуаций ведомство ответило, что нужно запланировать в графике не только отпуск за рабочий год, но и неиспользованный отпуск за прошлый период.

Практика:

3-й КСОЮ рассматривал случай, когда работодатель без согласия сотрудника включил в график отпуска за прошлые периоды. Кассация поддержала вывод о том, что в действиях компании нет нарушения.

5-й КСОЮ, напротив, подтвердил, что без согласия работника не следовало включать такой отпуск в график. Суды признали законным предписание отменить приказ об отпуске, перенести отпуска за прошлые периоды на другой срок, изменить график.

С учетом неоднородной практики безопаснее включать в график неиспользованные отпуска прошлых лет только по согласованию с работником.

Подробности:

• Что такое рабочий год
• Как предоставить работнику неиспользованные отпуска за прошлые периоды работы

Как оформить график отпусков

Нет обязанности издавать приказ о подготовке графика отпусков, но с его помощью удастся, например, назначить ответственного за разработку документа.

Составить сам график можно по форме Т-7. При переходе по ссылке есть опции скачать бланк графика отпусков в MS-Word и MS-Excel.

Альтернатива — разработать свою форму графика и закрепить ее в локальном акте.

Утверждать график отдельным приказом необязательно, но на практике часто делают именно так.

Подробности:

• Образец приказа о составлении графика отпусков
• По какой форме составить график отпусков
• Нужно ли утверждать график отпусков приказом
• Как составить приказ об утверждении графика отпусков
• Форма приказа об утверждении графика отпусков

Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков

Закон не закрепляет способ ознакомления с графиком. Можно использовать лист ознакомления произвольной формы, в котором работники поставят свои подписи.

Роструд отмечает: если часть сотрудников перешли на электронный кадровый документооборот, ознакомить их с графиком можно в том числе с помощью простой электронной подписи. Это допустимо при условии, что такой способ указали в локальном акте.

Еще одно важное разъяснение ведомства: тех, кто на больничном, работодатель вправе ознакомить с графиком тогда, когда они вернутся к работе.

Срок хранения графика отпусков — 3 года. Листы ознакомления можно хранить столько же.

Подробности:

• Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков
• Образец листа ознакомления
• Что делать, если работник не согласен с графиком отпусков