На сайте Федерального архивного агентства опубликовано информационное письмо руководителям федеральных архивных учреждений и руководителям уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела от 11 сентября 2019 г. № 4/2309-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2020 г. и их отчетности за 2019 г.».

Руководителям федеральных архивных
учреждений и уполномоченных
органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации
в сфере архивного дела

11 сентября 2019 г. № 4/2309-А

О планировании работы архивных
учреждений Российской Федерации
на 2020 г. и их отчетности за 2019 г.

В 2020 г. главными приоритетами деятельности архивных учреждений всех уровней, помимо надлежащего обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, качественного оказания государственных услуг и организации широкой информационной поддержки мероприятий, связанных с празднованием 75-летия Великой Победы, должны стать внедрение в практику работы основополагающих нормативных правовых актов в сфере архивного дела – Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, принятие которых в установленном порядке планируется в текущем году.

В связи с этим основными задачами предстоящего года для архивной отрасли будут:
 

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

• принятие безотлагательных мер по устранению нарушений требований пожарной безопасности в архивах, обеспечению их антитеррористической защищенности;
• усиление контроля за соблюдением требований пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ, а также состоянием путей эвакуации и запасных выходов;
• повышение готовности архивов к работе в режиме чрезвычайной ситуации, в том числе актуализация при необходимости соответствующих приказов, инструкций и планов;
• обеспечение мер по усилению контроля в читальных залах за сохранностью архивных документов в связи с разрешением их самостоятельного копирования пользователями;
• незамедлительное информирование соответствующих уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела обо всех фактах необнаружения дел (документов) (предположительно по причине хищения);
• оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);
• продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;
• использование в практической работе положений проекта Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в части, не противоречащей действующим нормативным правовым актам;
• по итогам паспортизации по состоянию на 01.01.2019 сокращение объемов неописанных документов, поставленных на государственный учет;
• внедрение инструкций о пропускном и внутриобъектовом режимах (только федеральные архивные учреждения);
• проведение занятий, тренировок, учений, других форм повышения уровня знаний и совершенствования навыков в области пожарной безопасности, антитеррористической защищенности;
• ввод в эксплуатацию лабораторного корпуса федерального казенного учреждения «Российский государственный архив кинофотодокументов» (Московская область, г. Красногорск), начало строительно-монтажных работ на объекте «Архивный комплекс федерального казенного учреждения “Государственный архив Российской Федерации?» (Калужская область, г. Обнинск);
   

в сфере комплектования:

• организация внедрения в практику работы архивных учреждений и организаций – источников их комплектования:
  • Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (после утверждения в установленном порядке);
  • Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (после утверждения в установленном порядке);
  • Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденного Приказом Росархива от 25.02.2019 № 30 и зарегистрированного в Минюсте России 22.07.2019, регистрационный № 55333;
  • Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утвержденного Приказом Росархива от 25.02.2019 № 31 и зарегистрированного в Минюсте России 24.06.2019, регистрационный № 55005;
• проведение мероприятий по обеспечению сохранности и приему на хранение архивных документов ликвидируемых органов государственной власти, органов местного самоуправления, подведомственных им организаций;
   

в сфере использования архивных документов:

• участие в реализации «Плана основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 75-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 годов», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.12.2018 № 2660-р;
• участие в реализации мероприятий, посвященных Году памяти и славы в России, Году Антарктиды в России, 500-летию возведения Тульского Кремля, 400-летию со дня рождения протопопа Аввакума, 200-летию со дня рождения Ф.М. Достоевского, 200-летию со дня рождения Н.А. Некрасова, 150-летию со дня рождения И.А. Бунина;
• подготовка и проведение мероприятий патриотической направленности, в том числе участие в реализации проектов, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016–2020 годы» и соответствующий План Росархива;
• организация рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2016–2020 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;
• участие в подготовке Плана деятельности МВК на 2021–2025 годы (только федеральные архивы);
• пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов, Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу и внедрение ее в работу государственных и муниципальных архивов Российской Федерации; ведение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (только федеральные архивы);
• совершенствование работы по оказанию государственных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан, исполнение запросов государственных органов и органов местного самоуправления; участие совместно с ПФР в организации электронного взаимодействия территориальных органов ПФР и архивных учреждений Российской Федерации посредством информационной системы ПФР при исполнении социально-правовых запросов граждан;
• продолжение оцифровки и представления в свободном доступе в сети Интернет наиболее востребованных комплексов исторических источников для удовлетворения потребностей государства и общества в ретроспективной архивной информации, а также реализации прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации;
• подготовка сборников документов:
  • «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (1941-1945)» (серия «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900-1963». Т. 5, части 1-2) (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГА в г. Самаре);
  • «Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. – декабрь 1945 г.». Т. 2, части 2-3 (август 1944 – январь 1945 гг.) (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА),
  • «Восстание в Варшавском гетто» (ГАРФ),
  • «Восстановление промышленности Белоруссии. 1944–1950 гг.» (РГАЭ),
  • «Восстановление сельского хозяйства Белоруссии. 1946–1950 гг.» (РГАЭ),
  • «Голод в Казахстане и России в 1930-е гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАНИ),
  • «Казахстан в годы Великой Отечественной войны» (РГАСПИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАКФД),
  • «Монголия и СЭВ: на пути евразийской экономической интеграции» (РГАЭ, ГАРФ),
  • «Венгры – участники Коминтерна» (РГАСПИ),
  • «Политические отношения между СССР и МНР в 1952–1966 гг.» (РГАНИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАКФД),
  • «Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Венгрии в 1956–1980-х гг.» (РГАНИ),
  • «Письма и бумаги императора Петра Великого». Т. XIV (РГАДА),
  • «Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654–1764 гг.» (Вып. 2. Гетманство И.О. Выговского и Ю.Б. Хмельницкого) (РГАДА),
  • «Беларусь в документах РГАДА. Т. 2 1668–1721 гг.» (РГАДА),
  • «Шляхта и воинские подразделения Великого княжества Литовского на царской службе в 1654–1667 гг. Справочник по подразделениям» (РГАДА),
  • других документальных сборников по планам публикационной деятельности федеральных архивов;
• подготовка и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках, посвященных 75-летию Победы в Великой Отечественной войне, другим юбилейным датам;
• участие в подготовке и пополнении межархивных интернет-проектов «Победа. 1941–1945», «Архивы – школе», «Крым в истории России», «К 400-летию со дня рождения протопопа Аввакума» и других интернет-проектов по специальному плану Росархива;
• подготовка и размещение на портале «Архивы России» тематических подборок архивных документов, содержащих сведения о преступлениях против человечности в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 годов;
• участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством; мероприятий совместно с Российским историческим обществом, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Венгрии, Вьетнама, Казахстана, Китая и Монголии;
   

в сфере информационных ресурсов и технологий:

• продолжение автоматизации архивной деятельности, перевод оказываемых архивами государственных услуг в электронный вид;
• определение перечня мероприятий по информатизации и формирование в ГИИС «Электронный бюджет» и ФГИС «Координация информатизации» планов информатизации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.2010 № 365 и приказом Минкомсвязи России от 31.08.2016 № 420 (только федеральные архивы);
• завершение ввода в ПК «Архивный фонд» информации на уровне «Фонд»;
• участие в проекте создания информационной системы удаленного использования копий архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (только федеральные архивы);
• представление в Росархив электронных версий путеводителей по государственным архивам субъектов Российской Федерации;
• подготовка перевода в электронный вид архивных документов и средств их поиска (только федеральные архивы);

в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

• разработка и реализация планов мероприятий по празднованию 50-летия образования НМС архивных учреждений, предусмотрев в них подготовку обзоров о деятельности НМС, издание юбилейных буклетов, представление в Росархив до 1 января 2020 г. предложений о поощрении (до 5 человек) наиболее активных членов НМС (базовые органы НМС), участие в общеотраслевом конкурсе на лучший интернет-проект;
• участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Казань, первая декада сентября) и очередных заседаниях НМС архивных учреждений федеральных округов;
• участие в организации и проведении очередных заседаний Российско-Китайской подкомиссии по сотрудничеству в области архивов (г. Казань, первая декада сентября; РГАЛИ, РГИА ДВ, Комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области); Российско-Венгерской совместной комиссии по сотрудничеству в области архивов (Россия; РГАЭ, РГАСПИ), Российско-Казахстанской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Казахстан; ГАРФ, РГАЭ, Министерство культуры Омской области, Комитет по делам архивов Оренбургской области); совместнойРоссийско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Монголия; РГАЭ, ВНИИДАД, Министерство культуры Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области); встреч архивистов России и Белоруссии (г. Калуга; федеральные архивы, ВНИИДАД), российских и армянских архивистов (Россия; федеральные архивы, ВНИИДАД);
• участие в XXI Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (Китай; ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики);
• участие в XIX конгрессе Международного совета архивов (ОАЭ, г. Абу-Даби, ноябрь; федеральные архивы, ВНИИДАД, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела);
• участие в XXVII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, ноябрь).

В текстовой части годовых отчетов об основной деятельности архивных учреждений просим подробно отразить:

• работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;
• участие в реализации различных региональных программ развития;
• изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;
• работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановомпорядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченныеорганы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфереархивного дела);
• обобщенную информацию о выполнении Плана мероприятий Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2016-2020 годы (только федеральные архивы).

Напоминаем о своевременном представлении в Росархив информации о произошедших кадровых изменениях в руководстве архивных учреждений Российской Федерации, а также изменениях в контактной информации (адрес, телефон и электронная почта).

Просим учесть, что планово-отчетная документация представляется в сроки и формах согласно приложениям: № 1 – федеральные государственные архивы, № 2 – уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, № 3 – базовые органы НМС архивных учреждений федеральных округов. Обращаем внимание федеральных архивов, что заполнение статистической формы № 1 на сайте Росархива посредством электронного сервиса необходимо осуществить до 31 декабря 2019 г. для плановых показателей и до 15 февраля 2020 г. – для отчетных показателей.

Руководитель Федерального архивного агентства              А.Н. Артизов

Полная версия этого текста : http://archives.ru/documents/letter-11-09-19-planirovanie.shtml