ЭКДО: от старта к финишу. Алгоритм действий работодателя на примере конкретной ситуации

Основные моменты электронного документооборота

Трудовое законодательство активно развивается, становится доступным электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Электронные кадровые документы заменяют документы, оформленные на бумаге, что облегчает их хранение и передачу.

Электронный документооборот (ЭД) в кадровом делопроизводстве — это «…создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе…»[1].

Работодатели могут перейти на ЭД внутри организации и взаимодействовать с работниками, используя[2]:

• Единую цифровую платформу «Работа в России», доступ к которой можно получить после регистрации на Едином портале госуслуг;
• собственную информационную систему (ИС), посредством которой можно:

– подписывать электронные документы в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ;
– хранить электронные документы;
– фиксировать факт их получения сторонами трудовых отношений.

Закон не запрещает использовать обе системы одновременно.

Не все документы можно перевести в электронный формат. Строго на бумаге нужно вести:

• акты о несчастных случаях на производстве;
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда;
• трудовые книжки (если работник отказался от ведения в электронной форме).

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Создайте локальные нормативные акты (например, Положение о внедрении ЭКДО).

Опишите порядок работы с (ИС).

Нужно зафиксировать то, как будет происходить переход на ЭКДО, а также порядок его ведения.

Моменты, которые стоит предусмотреть:

• кто является ответственным лицом;
• какую ИС использовать для ЭКДО;
• дата начала работы в ИС;
• порядок доступа к ИС;
• использование электронной подписи (ЭП);
• категории работников, в отношении которых вводится ЭКДО;
• сроки и форма уведомления (пример 1) работников;

• порядок проведения инструктажа и его необходимость;
• сроки для ответа (пример 2) и ознакомления с документами;

• перечень документов, в отношении которых будет применяться ЭКДО;
• сроки хранения и передачи документов в архив.
• порядок взаимодействия с профсоюзом;