Электронная версия журнала

Роль кадровой службы в обеспечении защиты информации при подборе и оформлении сотрудников

«Кадровые решения» №6 2003 / Кадровое делопроизводство

По роду своей деятельности работники кадровых служб органов власти, предприятий, учреждений и организаций[1] имеют отношение к защите информации, составляющей различные виды тайны. В организациях, выполняющих работы, связанные с использованием сведений, составляющих государственную тайну, независимо от организационно-правовых форм, таким видом является государственная тайна; в организациях, осуществляющих коммерческую, предпринимательскую деятельность, независимо от организационно-правовых форм, — коммерческая тайна, в государственных и муниципальных организациях — служебная тайна; во всех организациях  — отдельные разновидности профессиональной тайны, среди которых непременной являются персональные данные (информация о гражданах).

 

Участие кадровой службы в обеспечении защиты информации носит двоякий характер: с одной стороны, работники службы совместно с руководителями соответствующих подразделений осуществляют подбор кадров на должности, связанные с использованием сведений, составляющих тот или иной вид тайны, и оформляют материалы на допуск их к соответствующему виду тайны; с другой стороны, работники кадровой службы должны обеспечивать защиту информации, используемой ими для выполнения своих функциональных обязанностей, в процессе работы с ней.
В данной статье рассматривается первая из названных составляющих, второй составляющей будет посвящено несколько статей, которые планируется опубликовать в ближайших номерах журнала.

 

Особенностью подбора кадров на должности, связанные с использованием информации, составляющей любой вид тайны, является то, что кандидаты помимо общих деловых и моральных качеств должны обладать качествами, необходимыми для работы с конфиденциальной информацией. К ним в первую очередь относятся внимательность, аккуратность, дисциплинированность, чувство ответственности за выполняемую работу. Отсутствие таких качеств нередко является причиной утраты носителей конфиденциальной информации. Конфиденциальная информация должна быть защищена не только от утраты, но и от утечки, т.е. попадания к лицам, не имеющим санкционированного доступа к ней. Утечка информации чаще всего происходит в результате ее разглашения различными способами. Причинами или предпосылками этого являются корыстолюбие, алчность, склонность к развлечениям, пьянству, наркотикам, зависть, тщеславие, хвастовство, болтливость, легкомыслие, стремление показать свою значимость, карьеризм. Поэтому в процессе подбора кандидатов на должности следует выявлять наличие у них вышеперечисленных качеств, что, безусловно, должно влиять на решение о принятии их на работу.
Кроме того, Законом РФ «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1 (далее — Закон) определены основания для отказа гражданину в допуске к государственной тайне, а следовательно, и для отказа в приеме на работу, связанную с использованием сведений, составляющих государственную тайну. Такими основаниями на стадии подбора кадров могут являться:
  • признание гражданина судом недееспособным, ограниченно дееспособным или рецидивистом, нахождение его под судом или следствием за государственные и иные тяжкие преступления, наличие у него неснятой судимости за эти преступления;
  • наличие у гражданина медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну, согласно перечню, утверждаемому Министерством здравоохранения Российской Федерации;
  • постоянное проживание гражданина и (или) его близких родственников за границей и (или) оформление указанными лицами документов для выезда на постоянное место жительства в другие государства.
Эти основания в той или иной мере следует учитывать и при подборе кадров на должности, связанные с использованием информации, составляющей другие виды тайны, однако нужно иметь в виду, что решение об отказе в приеме на работу по перечисленным основаниям гражданин имеет право обжаловать в вышестоящую организацию или в суд.
Кандидат на должность, связанную с использованием сведений, составляющих государственную тайну, в том числе и из числа работающих в данной организации в должностях, не связанных с использованием таких сведений, может быть принят (переведен) на работу только после оформления ему допуска к сведениям, составляющим государственную тайну. Подготовка материалов на граждан и должностных лиц на допуск к государственной тайне осуществляется кадровой службой. Согласно Закону допуск граждан и должностных лиц к государственной тайне осуществляется в добровольном порядке и предусматривает:
  • принятие на себя обязательств перед государством по нераспространению доверенных им сведений, составляющих государственную тайну;
  • согласие на частичные временные ограничения, включающие ограничение права выезда за границу на срок, оговоренный в трудовом договоре (контракте) при оформлении допуска к государственной тайне; ограничение права на распространение сведений, составляющих государственную тайну, и на использование открытий и изобретений, содержащих такие сведения; ограничение права на неприкосновенность частной жизни при проведении проверочных мероприятий в период оформления допуска к государственной тайне;
  • согласие на проведение в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий;
  • определение предусмотренных Законом видов, размеров и порядка предоставления льгот;
  • ознакомление с нормами законодательства Российской Федерации о государственной тайне, предусматривающими ответственность за его нарушение;
  • принятие решения руководителем организации о допуске оформляемого лица к сведениям, составляющим государственную тайну.
Оформление материалов на допуск осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне, утвержденной постановлением Правительства РФ от 28 октября 1995 г. № 1050 (далее — Инструкция), и Положением о порядке допуска лиц, имеющих двойное гражданство, лиц без гражданства, а также лиц из числа иностранных граждан, эмигрантов и реэмигрантов к государственной тайне, утвержденным постановлением Правительства РФ от 22 августа 1998 г. № 1003.
Лица, оформляемые на допуск, собственноручно заполняют анкету установленного образца (форма анкеты содержится в Инструкции) при методическом руководстве работника кадровой службы. При этом необходимо учитывать следующее:
  • в пп. 10, 11 анкеты даются полные названия организаций (места работы) на период работы в них;
  • в п. 10 анкеты при заполнении графы «Местонахождение предприятия, учреждения, организации» указываются полностью их адреса (республика, область, город, район, улица, номер дома) на тот период, когда оформляемое лицо там работало;
  • в п. 11 анкеты при заполнении графы «Фамилия, имя, отчество» если фамилия изменялась, указывается прежняя и настоящая. По родственникам, пропавшим без вести, погибшим при ведении боевых действий, умершим (взрослым), графа «Место работы» не заполняется, а указывается только адрес последнего места жительства. Если по отдельным родственникам неизвестны последние место работы, должность или место жительства (например, в случае расторжения брака и раздельного проживания), то указываются последние известные данные;
  • в п. 11 анкеты при заполнении графы «Год, место рождения» необходимо указывать также число и месяц рождения.
Работник кадровой службы в ходе беседы с оформляемым лицом должен проверить соответствие указанных в анкете данных его личным документам (паспорт, военный билет, трудовая книжка, диплом об образовании, свидетельство о рождении и др.), уточнить (при необходимости) ответы на отдельные вопросы анкеты, выявить представляющие интерес сведения, не предусмотренные вопросами анкеты, в том числе сведения о тех или других качествах оформляемого, выяснить, имел ли он за последний год отношение к секретным сведениям, давал ли обязательство по неразглашению сведений, составляющих государственную тайну, работал ли на режимных объектах.
Помимо ознакомления с анкетой и беседы с оформляемым лицом кадровая служба (при необходимости) может запросить с прежних мест его работы или от подразделений соответствующих органов власти отдельные документы или справочный материал, дополняющие анкетные данные оформляемого лица или относящиеся к его характеристике.
После выполнения перечисленных процедур работник кадровой службы должен ознакомить оформляемое лицо с содержанием типовой формы договора (контракта) об оформлении допуска к государственной тайне (без проставления в нем подписи оформляемого лица). Форма договора дана в приложении к Инструкции.
Если в анкетных данных (в процессе беседы или в полученных по запросам материалах) выявятся обстоятельства, влияющие на принятие решения о допуске оформляемого к государственной тайне, или будет установлено, что он ранее был допущен к особой важности или совершенно секретным сведениям, то об этом кадровая служба обязана сообщить в письменной или устной форме руководителю подразделения по защите государственной тайны данной организации.
Анкета оформляемого лица подписывается работником кадровой службы и заверяется печатью (гербовой или другой, имеющейся в кадровой службе).
Кроме того, кадровая служба составляет по каждому оформляемому лицу списки его близких родственников, если оформление допуска осуществляется через органы Федеральной службы безопасности (ФСБ), или общий (в алфавитном порядке) список лиц, подлежащих допуску к секретным сведениям, если допуск к ним (по третьей форме) осуществляется руководителем организации без проведения проверочных мероприятий органами ФСБ. Списки составляются по формам 4, 6, содержащимся в Инструкции, и представляются вместе с анкетами в подразделение по защите государственной тайны.
После проведения проверочных операций при согласии органа ФСБ на допуск оформляемого к государственной тайне он допускается к работе распоряжением руководителя организации. Лица, оформляемые на допуск к секретным сведениям без согласования с органом ФСБ, допускаются к работе после утверждения списка (форма 6) руководителем организации. И в первом, и во втором случае с каждым лицом, оформленным на допуск к государственной тайне, заключается договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне, который является приложением (дополнением) к трудовому договору. По усмотрению руководителя организации оформление контракта может быть возложено или на кадровую службу, или на подразделение по защите государственной тайны.
Следует иметь в виду, что в приложении к Инструкции дана форма типового контракта, поэтому ее, как правило, необходимо дорабатывать применительно к особенностям деятельности организации (по конкретным условиям ограничения права выезда за границу, порядку хранения заграничного паспорта и др.). После подписания контракт хранится в подразделении по защите государственной тайны.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации, который готовится кадровой службой на основании заключенного трудового договора и контракта об оформлении допуска к государственной тайне.
При оформлении на работу, связанную с использованием сведений, составляющих государственную тайну, гражданина, уволенного с военной службы в запас или в отставку, кадровая служба должна проверить наличие в военном билете специальной записи о допуске к государственной тайне в период прохождения им службы и при наличии такой записи направить запрос в военкомат по месту жительства этого гражданина для получения карточки на допуск к государственной тайне (форма 3 приложения к Инструкции).
При наступлении определенных обстоятельств, которые перечислены в Инструкции, производится переоформление допуска, в процессе которого кадровая служба представляет в подразделение по защите государственной тайны те же документы, что и при оформлении допуска.
Кадровые службы обязаны своевременно информировать подразделения по защите государственной тайны о всех  изменениях в анкетных данных граждан, допущенных к особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям, для решения вопроса о целесообразности переоформления им допуска.
В отличие от государственной тайны порядок оформления допуска к другим видам тайны законодательством или иными нормативными актами не регламентирован, за исключением имеющегося в ТК РФ положения о том, что в трудовом договоре могут предусматриваться условия о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной). Однако это не означает, что не должно быть никакой процедуры оформления лиц на допуск к таким видам тайны. Отсутствие данной процедуры в государственных нормативных документах обусловлено тем, что определение состава сведений, относимых к коммерческой и служебной тайне, организация их защиты возложены на руководителя организации. Следовательно, руководители организаций должны определять и процедуру оформления на допуск к соответствующему виду тайны. Такая процедура по каждому виду тайны может включать в себя:
  • разработку перечня сведений, составляющих данный вид тайны;
  • разработку номенклатуры должностей работников, подлежащих допуску к данному виду тайны;
  • включение в трудовой договор условий, относящихся к защите работником доверенных ему сведений, составляющих данный вид тайны;
  • ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих данный вид тайны, которые имеют отношение к исполнению работником своих должностных обязанностей, и с нормами законодательства, предусматривающими ответственность за разглашение сведений, содержащих данный вид тайны, и утрату носителей таких сведений.
ТК РФ не предусматривает заполнение работниками, принимаемыми на должности, связанные с использованием сведений, составляющих коммерческую, служебную и профессиональную тайну, анкеты или личного листка по учету кадров.
Перечни сведений по каждому виду тайны необходимы не только для того, чтобы установить состав информации, подлежащей защите, но и для вычленения из этого состава сведений, относящихся к определенным должностям работников, а также для предотвращения необоснованного отнесения сведений к разряду конфиденциальных. Порядок разработки перечней сведений, составляющих различные виды тайны, будет рассмотрен в одной из статей, опубликованных в ближайших номерах журнала.

 

Номенклатуры должностей работников, подлежащих допуску к каждому виду тайны, разрабатываются на основе перечней сведений, составляющих соответствующие виды тайны, и имеют своей целью определение по каждой должности состава сведений, необходимых для ее исполнения. Номенклатура может иметь следующие графы:

 

п/п
Наименование подразделения
Наименование должности
Состав сведений, необходимых для исполнения должности
Обоснование необходимости сведений
 
Номенклатура должностей разрабатывается подразделением по защите информации (службой безопасности) с участием руководителей соответствующих подразделений и кадровой службы и утверждается руководителем организации.
Подразделением по защите информации совместно с кадровой службой должны быть определены (сформулированы) и условия, относящиеся к защите информации, для включения их в трудовой договор. В эти условия необходимо включать обязательства работника о неразглашении в любой форме доверенных ему сведений, составляющих данный вид (данные виды) тайны, и его ответственность за разглашение конфиденциальной информации и утрату ее носителей.
Необходимость принятия обязательства о неразглашении конфиденциальной информации вытекает из ряда законов и других нормативных документов. Так, Законом РСФСР от 22 марта 1991 г. № 948-1 «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках» не допускается разглашение научно-технической, производственной или торговой информации, в том числе составляющей коммерческую тайну, без согласия ее владельца. Выше уже говорилось о соответствующем положении в ТК РФ. В федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20.02.1995 № 24-ФЗ), «Об основах государственной службы Российской Федерации» (от 31.07.1995 № 119-ФЗ), «О банках и банковской деятельности» (от 02.12.1990 № 395-1), «О бухгалтерском учете» (от 21.11.1996 № 129-ФЗ) и ряде других предусмотрена обязанность работников хранить доверенную им конфиденциальную информацию.
Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации в зависимости от категорий должностей работников может иметь общую формулировку или быть привязанным к конкретному составу информации. В него могут быть включены и условия, связанные с обеспечением сохранности носителей конфиденциальной информации.
Допустимо включать в обязательства срок их действия. Он может быть установлен не только на период работы, но и на определенное время после прекращения трудовых отношений, однако следует иметь в виду, что законодательством не предусмотрена ответственность за разглашение конфиденциальной информации после прекращения действия трудового договора (за исключением отдельных случаев).
Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации должны принимать все работники, имеющие доступ к такой информации, включая руководителя организации, в трудовом договоре с которым должны содержаться и его обязанности по организации и обеспечению защиты информации, что предусмотрено законодательными и иными нормативными актами по защите информации.
Законодательством установлена различная, в том числе уголовная, ответственность за разглашение конфиденциальной информации и утрату ее носителей. При заключении договора работник должен быть ознакомлен с соответствующими нормами трудового, гражданского и уголовного законодательства.
Условие об ответственности может быть сформулировано в договоре следующим образом: «Я предупрежден(а), что за разглашение сведений, составляющих ____________________________________________ тайну,
(указывается вид(ы) тайны) или за утрату носителей, содержащих такие сведения, а также иные нарушения режима конфиденциальности буду привлечен(а) к ответственности в соответствии с действующим законодательством, с которым я ознакомлен(а)».
Заключительным этапом оформления приема на работу является издание соответствующего приказа (распоряжения).
 

[1] В дальнейшем органы власти, предприятия, учреждения, организации именуются организациями, если не оговариваются особо.

А.И. Алексенцев, профессор Российского государственного гуманитарного университета

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 6, 2003.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.